Материал помещен в архив

ИЗМЕНЕНИЯ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ.
Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39

С 22 марта 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), внесенные комментируемым постановлением № 39.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Изменения внесены с целью приведения Инструкции по делопроизводству в соответствие с законами Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее - Закон об НПА).

Уточнена сфера распространения Инструкции по делопроизводству

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий (часть первая п.3 Инструкции по делопроизводству).

Конкретизировано, что особенности подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов определяются Законом об НПА.

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления, без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (часть четвертая п.3 Инструкции по делопроизводству).

В связи с этим из Инструкции по делопроизводству исключены нормы, устанавливающие требования к электронным документам. Инструкция по делопроизводству регулирует только работу с документами в электронном виде, при этом отдельные требования к электронным документам и документам в электронном виде могут совпадать.

Виды распорядительных документов

В связи с разграничением сферы применения Инструкции по делопроизводству и Закона об НПА изменен п.11 Инструкции по делопроизводству. Из него исключены нормы, касающиеся принятия совместных актов государственных органов. Данный вопрос урегулирован ст.22 Закона об НПА.

Исключены также пп.96 и 97 Инструкции по делопроизводству, содержащие определения видов документов «Постановление» и «Решение». Однако постановление и решение могут быть как нормативными правовыми актами, так и распорядительными документами. В первом случае они оформляются в соответствии с Требованиями нормотворческой техники (приложение к Закону об НПА; далее - Требования нормотворческой техники), а во втором - Инструкцией по делопроизводству.

Требования к оформлению табеля унифицированных форм документов организации

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

Пункт 17 Инструкции по делопроизводству дополнен требованием к его оформлению: реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с требованиями пп.35, 41, 45-47, 49 и 54 Инструкции по делопроизводству (часть пятая). То есть заголовочная часть табеля унифицированных форм документов организации должна иметь следующий вид:

Уточнен состав и правила заполнения обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Из регистрационно-контрольной карточки исключен реквизит «Дело №» в связи с тем, что данные о деле, в которое помещается документ, указываются в реквизите «Отметка об исполнении документа». Он содержит индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ после исполнения, краткую запись решения вопроса по существу, дату и индекс документа-ответа.

Формуляр и реквизиты документа

В связи с принятием отдельной инструкции по работе с электронными документами из пп.46, 47, 48, 52, 55, 57 и других Инструкции по делопроизводству, содержащих требования к оформлению реквизитов документа, исключены требования к размещению части реквизитов электронного документа в его особенной части.

Оформление реквизита «Гриф согласования»

Изменены примеры оформления реквизита «Гриф согласования», если документ имеет два или три таких грифа. Это связано с тем, что приводимые ранее в Инструкции по делопроизводству примеры подпадают под действие ст.46 Закона об НПА и п.5 Требований нормотворческой техники. Так, на окончательно согласованном нормативном правовом акте оформляется отметка о согласовании, в которой указываются:

• слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами);

• наименования государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект акта.

Пример СОГЛАСОВАНО Министерство юстиции Республики Беларусь

В отличие от указанного порядка внешнее согласование на организационно-распорядительных документах оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Директор учреждения

«Государственный архив

Брестской области»

22.01.2019

Исключено также приложение 4 к Инструкции по делопроизводству, содержащее образец оформления листа согласования. Однако, как и ранее, он может оформляться в таком же виде.

Пример ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ _________________________________________________________________ (название, дата, индекс документа)   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата       СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата   СОГЛАСОВАНО Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

Исключен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

Из Инструкции по делопроизводству исключено приложение 5 - примерный перечень документов, не подлежащих регистрации. Это связано с тем, что Инструкция по делопроизводству содержит обязательные, а не примерные формы документов.

Однако организация вправе утверждать самостоятельно перечень документов, не подлежащих регистрации (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Порядок заверения копий документов

Конкретизирована и изложена в следующей редакции часть двенадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству - организация может заверять копии документов:

• созданных в самой организации;

• полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);

• включаемых в состав личных дел;

• предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.

Составление описей

Несмотря на принцип централизации учета документов в архиве организации, разработчики нормативных правовых актов используют подход, согласно которому составляются отдельные описи дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронных дел. Соответственно п.191 Инструкции по делопроизводству дополнен частью второй следующего содержания: на электронные дела составляются отдельные описи в порядке, установленном Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

Справочно О других изменениях в работе с документами в электронном виде, формировании гибридных дел см. здесь.

08.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела