Материал помещен в архив

ВОПРОС: К какой категории дел - временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения - относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До ликвидации организации», «До замены новыми»?

ОТВЕТ: Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения, независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.

Дела, срок хранения которых определяется как «До ликвидации организации» включены в Перечень-2001 (примечание). Таких дел всего пять, они перечислены в ст.766, 837, 870, 877, 981 Перечня-2001.

Данные дела следует относить к категории дел временного (свыше 10 лет) хранения. Обоснованность отнесения этих дел к данной категории рассмотрим на следующем примере.

Согласно ст.837 Перечня-2001 до ликвидации организации хранятся документы о приватизации жилья в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Так как в таких организациях дела постоянного хранения не образуются, а практическая ценность указанных документов велика, они будут храниться длительный период, в т.ч. и после ликвидации организации (см. графу «Примечание» к ст.837). В связи с этим указанные дела необходимо передавать в архив и учитывать по описи дел временного (свыше 10 лет) хранения. Соответствующим образом эти дела должны быть учтены и в итоговой записи к номенклатуре дел.

Что касается документов, указанных в ст.981 Перечня-2001, то для них должен быть установлен постоянный срок хранения. Это обусловлено тем, что предприятия с иностранными инвестициями являются негосударственными организациями и согласно Положению о порядке применения Перечня-2001 должны определять срок хранения своих документов по графе 3 Перечня. Соответственно в графе 4 указанной статьи проставляется прочерк. При доработке Перечня-2001 соответствующее изменение следует предусмотреть.

Примечание. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001).

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.