Материал помещен в архив

КАДРОВАЯ СЛУЖБА В ОРГАНИЗАЦИИ

В каждой организации независимо от ее организационно-правовой формы осуществляется работа по комплектованию и подбору кадров необходимых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, а также выполняются функции, связанные с трудовыми отношениями работников коммерческих организаций (прием, перевод, увольнение и др.).

С этой целью в организационной структуре в штатном расписании организации наниматель предусматривает соответствующие подразделения либо отдельные должности работников, а в случае если численность работников небольшая, - поручает работнику указанные функции наряду с его основной деятельностью по другому направлению.

Рассмотрим основные правила создания кадровой службы и ее функционирования.

Создание кадровой службы

Обеспечение деятельности организации по решению кадровых вопросов может осуществляться как структурным подразделением (структурными подразделениями), так и отдельным работником.

Кадровая служба организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста.

При расчете численности работников кадровой службы рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187.

При необходимости создания в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы).

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого являются организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач.

Так, в зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводится структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя, например: начальник управления кадровой политики; начальник отдела кадров; начальник отдела подготовки кадров; начальник бюро пропусков; начальник табельного бюро; начальник кадровой группы (бюро, сектора) и др.

Кроме того, в штатное расписание организации наниматель может ввести должность менеджера по персоналу, специалиста по кадрам либо инспектора по кадрам (без создания структурного подразделения). В этом случае работник подчиняется непосредственно руководителю организации либо его заместителю, курирующему вопросы работы с кадрами. Кроме того, обязанности по ведению кадровой работы также могут быть возложены на работника, функции которого относятся к другому направлению деятельности (например, юрисконсульта, бухгалтера, экономиста и др.).

Функции кадровой службы

При организации кадровой службы, как правило, разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные функции.

Приведем примерное положение о кадровой службе.

ПОЛОЖЕНИЕ
о кадровой службе организации

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Кадровая служба является структурным подразделением организации.

1.2. Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, уставом организации, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.3. Кадровая служба подчиняется руководителю организации (его заместителю).

1.4. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем организации с учетом задач, стоящих перед организацией, ее специфики и численности работников.

1.5. Возглавляет кадровую службу начальник, который назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации.

1.6. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник в соответствии с должностными инструкциями и настоящим положением.

1.7. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Основными задачами кадровой службы являются:

2.1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2.2. Обеспечение организации необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

2.4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

2.5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

III. ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции:

3.1. Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.

3.2. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3.3. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

3.4. Анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников.

3.5. Организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

3.6. Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения.

3.7. Осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.

3.8. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

3.9. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.

3.10. Содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

3.11. Разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретением бланков трудовых книжек и т.д.

3.12. Организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

3.13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала.

3.14. Организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в т.ч. с использованием персональных компьютеров.

3.15. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

3.16. Готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

3.17. Представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты.

3.18. Представляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников организации.

3.19. Организует работу по табельному учету использования рабочего времени.

IV. ПРАВА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Кадровая служба имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

4.2. Контролировать использование труда работников в соответствии с их профессией, специальностью, квалификацией.

4.3. Требовать исполнения подразделениями организации указаний службы в пределах функций, предусмотренных настоящим положением.

4.4. Указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений руководителей подразделений организации, противоречащих трудовому законодательству, а также документам, входящим в компетенцию кадровой службы.

4.5. Участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры организации.

4.6. Представлять руководителю организации предложения о назначении на вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении взысканий на работников.

4.7. Участвовать в работе высшего коллегиального органа организации.

4.8. Требовать от подразделений организации материалы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию кадровой службы.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на кадровую службу задач и функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на это лицо).

5.2. Степень ответственности других работников кадровой службы устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Наименования должностей работников кадровой службы

В соответствии c Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее - Общие положения; ЕКСД), во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД) (например, бухгалтер, специалист и т.д.), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование.

С учетом этого наименования должностей работников кадровой службы устанавливаются применительно к соответствующим квалификационным характеристикам должностей служащих, содержащихся в ЕКСД. В качестве базовых используются следующие наименования должностей:

- начальник отдела кадров;

- начальник отдела подготовки кадров;

- начальник отдела социального развития;

- начальник лаборатории (бюро) социологии и психофизиологии труда;

- заведующий бюро пропусков;

- менеджер по персоналу;

- специалист по кадрам;

- инспектор по кадрам;

- инженер по подготовке кадров;

- психолог;

- социолог;

- табельщик;

- дежурный бюро пропусков и др.

В случае если наименование должности необходимо установить с учетом организационной структуры, особенностей трудовой функции работника и других факторов, то возможно устанавливать полное наименование должности, которое может, к примеру, конкретизировать круг его обязанностей (специалист по кадрам и социальной работе, специалист по обучению персонала, специалист по профессиональному обучению рабочих и т.п.), а в случае наличия в составе кадровой службы нескольких структурных подразделений - принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (специалист отдела подготовки кадров и т.п.).

Исключительные случаи установления двойного наименования должности

В исключительных случаях могут устанавливаться двойные наименования должностей. Условием установления двойных наименований является наличие составляющих этих наименований в ОКПД и наличие квалификационных характеристик в ЕКСД, а также выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности в рамках одной специальности и квалификации (например, заместитель начальника отдела кадров - начальник сектора социальной работы). Такие должности имеют код должности по ОКПД (код категории) по первому их наименованию.

Кроме того, в соответствии с Общими положениями при наименовании должностей работников кадровой службы могут применяться следующие производные наименования должностей.

Ведущий. Наименование производной должности «ведущий» может применяться для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование, при условии выполнения работником функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству исполнителями с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях (например, ведущий специалист по кадрам, ведущий инженер по подготовке кадров).

Заместитель руководителя. На заместителя руководителя организации (структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также исполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения).

Например, при необходимости в организации может быть введена должность заместителя руководителя организации по кадрам (по кадровым вопросам), а также должность заместителя начальника управления (отдела) кадров.

Должность заместителя руководителя структурного подразделения рекомендуется вводить в состав этого подразделения при условии подчинения ему не менее 5 работников.

Отдельно следует отметить, что должность менеджера по персоналу относится к категории руководителей, но не предусматривает обязательного наличия подчиненных ему работников.

Квалификационные требования к работникам кадровой службы

Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке (ст.61 Трудового кодекса РБ).

Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников кадровой службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить путем установления его должностных обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками по соответствующим должностям.

Квалификационные характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159 (с изменениями и дополнениями), выпуске 2 ЕКСД «Должности служащих для всех отраслей промышленности», утвержденном постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2005 № 75.

В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для исполнения возложенных на него должностных обязанностей.

В соответствии с Общими положениями в ЕКСД не включены квалификационные характеристики производных должностей служащих (ведущих специалистов, заместителей начальников структурных подразделений), поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей либо должностей соответствующих руководителей.

В связи с этим ЕКСД не содержат квалификационной характеристики должности заместителей начальников отделов, ведущего специалиста по кадрам и т.п.

Должностные обязанности работников кадровой службы

Должностные обязанности служащих, в т.ч. работников кадровой службы, определяются их должностными инструкциями, для разработки которых применяются соответствующие квалификационные характеристики должностей, содержащиеся в выпусках ЕКСД.

В соответствии с Общими положениями в квалификационной характеристике каждой должности служащего представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ исходя из установленных в отраслях экономики разделения и кооперации труда.

Конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность определяются в должностных инструкциях, которые разрабатываются и утверждаются нанимателем в установленном порядке. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Его права, обязанности, полномочия и ответственность указываются в положении о структурном подразделении.

При разработке должностных инструкций следует иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено исполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.

Например, юрисконсульту наряду с обязанностями, предусмотренными квалификационной характеристикой этой должности, наниматель может поручить исполнение обязанностей инспектора по кадрам (специалиста по кадрам), поскольку их функции близки по содержанию работ, равны по сложности и не требуют изменения наименования должности (юрисконсульт).

15.11.2010 г.

Светлана Василевич, экономист