Всё по одной теме.
Кадровое делопроизводство

Грамотное ведение кадрового учета, правильно составленные кадровые документы позволяют:

• чувствовать себя уверенно во время проверок госорганами;

• решать спорные ситуации между нанимателем и работником.

Представленная подборка содержит материалы по:

✓ формированию и ведению личных дел работников;

✓ оформлению и хранению документов по личному составу;

✓ передаче кадровых документов в случае смены работника;

✓ составлению ЛПА по трудовому распорядку, характеристики работника;

✓ запросу сведений из ЕГБДП;

✓ выдаче документов работнику;

✓ заполнению регистрационно-контрольных форм кадровых документов, составлению номенклатуры дел отдела кадров;

✓ передаче дел отдела кадров в архив;

✓ учету и ведению трудовых книжек работников.

 

1. Ответственные лица. Ответственность. Передача кадровых документов и дел

1.1. Кадровое делопроизводство. Ответственность

Кадровое делопроизводство - документирование и организация работы, связанная с кадровым персоналом организации.

Кадровое делопроизводство имеет два основных направления:

1) кадровый учет - процесс документирования всех этапов трудовых отношений с работником;

2) разработка ЛПА в сфере трудовых отношений.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Алгоритмы кадровых действий. • Алгоритм организации и ведения кадрового учета.

 

Государственные органы, иные организации и ИП обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (ч.2 ст.26 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами (ст.33 Закона № 323-З).

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях.

Распорядительным документом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении (п.8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

 

Дополнительно по теме • Может ли инструкция по кадровому делопроизводству составляться в организации как отдельный документ, либо вопросы ведения кадрового делопроизводства следует отразить в инструкции по делопроизводству организации?

 

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

 

Дополнительно по теме • Передача полномочий на подписание приказов по кадрам в учреждении образования.  • Всё по одной теме. Алгоритмы кадровых действий. • Перечень кадровых документов, необходимых в организации. • Ведение кадровой документации в филиале (представительстве). • Всё по одной теме. Образцы форм кадровых документов.

1.2. Ответственные лица. Передача дел в случае смены работника

Структура и штат кадровой службы утверждаются руководителем организации с учетом задач, стоящих перед ней, ее специфики и численности работников.

 

Справочно Рекомендации по межотраслевым нормативам численности работников, занятых кадровым обеспечением деятельности организаций, утверждены приказом Минтруда и соцзащиты от 20.04.2021 № 44.

 

Дополнительно по теме • Калькулятор нормативной численности работников, занятых кадровым обеспечением деятельности организаций. • Калькулятор «Комплексный анализ эффективности персонала организации». • Всё по одной теме. Нормативы численности работников.

 

Возглавляет кадровую службу руководитель (или уполномоченное на это лицо), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

 

Дополнительно по теме • Должностная инструкция заведующему (начальнику) отделом кадров.

 

Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник (руководитель, заведующий) в соответствии с должностными инструкциями работников и положением об отделе (если оно применяется в организации).

 

Справочно Профессиональный стандарт «Управление коммерческой организацией» утвержден постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159.

 

Дополнительно по теме • На кого возлагаются обязанности по проведению диспансеризации в организации (отдел кадров, идеология или охрана труда)?

 

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих применяются при определении трудовых функций руководителей, специалистов и других служащих (абз.2 ч.1 п.1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).

В должностной инструкции служащего определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность (ч.2 п.10 Общих положений ЕКСД).

 

Формы документов • Должностная инструкция начальнику отдела кадров. • Должностная инструкция начальнику отдела подготовки кадров. • Должностная инструкция специалисту по кадрам. • Должностная инструкция инспектору по кадрам.

 

На должности служащих в порядке исключения наниматель может назначить (принять на работу, перевести на другую должность служащего) лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности служащего, если иное не установлено актами законодательства. При этом то, что может учитываться, определено п.12 Общих положений ЕКСД.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции. • Можно ли специалисту по кадрам присвоить категорию, если он имеет высшее экономическое образование и стаж работы 20 лет?

 

По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей служащих, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего (ч.3 п.10 Общих положений ЕКСД).

В каждой организации также должны быть назначены:

✓ лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки и внесение записей в трудовые книжки, уполномоченное нанимателем (ч.2 п.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

 

 

✓ структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных (абз.2 п.3 ст.17 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»).

 

 

✓ ответственный за военно-учетную работу (п.76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662) и др.

 

Дополнительно по теме • В обществе с ограниченной ответственностью штатным расписанием не предусмотрена должность специалиста по кадрам. Вправе ли наниматель возложить ведение кадрового делопроизводства на одного из работников организации? • Можно ли возложить на специалиста по кадрам обязанности инженера по охране труда (на период трудового отпуска инженера по охране труда) с доплатой, если специалист по кадрам прошел проверку знаний по вопросам охраны труда в установленном законодательством порядке? • Достаточно ли в приказе прописывать должность (профессию) исполнителя во избежание необходимости систематического внесения изменений в приказ в случае постоянной смены кадров? • С физлицом заключен договор возмездного оказания услуг (составляет кадровую документацию, работает с программами по ведению кадрового учета). В штатном расписании есть должность «инспектор по кадрам». Будет ли здесь подмена трудовых отношений гражданско-правовыми? Какие действия предпринять нанимателю, чтобы избежать негативных последствий? • В организацию принят работник на должность юрисконсульта с дополнительными обязанностями по ведению кадрового делопроизводства. Наниматель не ознакомил его с должностной инструкцией, ПВТР, приказом о возложении на него обязанностей по ведению кадрового делопроизводства, не завел трудовую книжку. Имеется ли нарушение нанимателем законодательства о труде в данном случае? Кто должен сделать запись в трудовую книжку, издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ПВТР юрисконсульта?

 

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч.5 п.8 Инструкции № 4).

Нормативным правовым актом форма такого акта не установлена, соответственно, при его подготовке необходимо руководствоваться общими требованиями делопроизводства, а именно пп.100-105 Инструкции № 4. Также по аналогии можно воспользоваться формой акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) - приложение 5¹ к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, является аналогом собственноручной подписи (ч.5 ст.23 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

При увольнении работника целесообразно отозвать атрибутный сертификат, в котором содержится информация о полномочиях физического лица (ч.6 ст.27 Закона № 113-З).

 

Дополнительно по теме • Акты: состав реквизитов и порядок оформления.

 

Ситуация Работник кадровой службы приходит на новое место работы, предыдущий работник уволился и не передал дела. Документы по кадровому учету не систематизированы. Наниматель просит проверить состояние документов, разобрать архив, уничтожить ненужную документацию. Как действовать, см. здесь.

1.3. Передача кадровой документации на аутсортинг

При оптимизации вспомогательных бизнес-процессов они могут быть переданы сторонним организациям (на аутсорсинг), в том числе и передача полномочий по ведению кадрового делопроизводства.

По договору аутсорсинга происходит передача не работников, а функций, которые ранее осуществляли внутренние подразделения заказчика. Исполнители, как правило, узкоспециализированные обслуживающие организации.

При этом ответственность по управлению документами, образовавшимися в деятельности организации, сохраняется за организацией - автором (собственником) документов, поскольку государственные органы, иные организации и ИП обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые в том числе и к хранению документов (ч.2 ст.26 Закона № 323-З).

Алгоритм действий по передаче отдельных кадровых функций на аутсорсинг

 

Дополнительно по теме • Перечень кадровых документов, необходимых в организации. • Договор аутсорсинга: понятие, предмет, обязанности сторон. • Кадровый учет организации ведет другая организация (аутсорсинг). Необходимо ли в номенклатуру дел своей организации вносить кадровые документы?

 

Формы документов • Договор на оказание услуг по ведению кадрового делопроизводства и учета (пример). • Договор аутсорсинга (передача исполнителю полностью или частично отдельных бизнес-процессов, функций, видов деятельности).

2. Требования к оформлению документов по личному составу

Справочно Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз.15 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

 

Алгоритм работы с биометрическими документами см. здесь.

 

Дополнительно по теме • Директор, он же учредитель, сменил паспорт и получил два биометрических с идентификационной картой. Кого в связи с этим должна проинформировать организация? Информировать обо всех документах или только об ID-карте?

 

Требования к документированию и организации работы с документами по личному составу содержатся в:

• ТК;

• Инструкции № 4;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41.

 

Дополнительно по теме • Методические рекомендации по практическому применению СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2025 № 3. • Правомерно ли использовать формы документов, приведенные в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41?

 

Справочно Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (п.3.2.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

 

Особенности подготовки, обработки, обеспечения целостности, оперативного хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (ч.2 п.2 Инструкции № 4).

Наниматель может в электронном виде предупредить работника, получить его согласие, ознакомить его (том числе под подпись) с ЛПА, приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями и другими документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде. Также и работник может обратиться к нанимателю и выполнить другие действия, предусмотренные ТК, через электронные средства, если система нанимателя позволяет однозначно опознать работника и использовать цифровую электронную подпись. Исключение - заключение, продление и изменение трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности (ст.29¹ ТК).

Алгоритм взаимодействия с работником в электронном виде

 

Дополнительно по теме • Утверждение, согласование, подписание документов в электронном виде, электронных документов. • Электронный документооборот: перечень НПА, методических документов. • Кадровое взаимодействие с работником в электронном виде с 1 января 2024 года. Комментарий к ст.291 Трудового кодекса. • Взаимодействие с работником в электронном виде (ст.291 ТК): формы документов по трудовым отпускам. • Заявление об увольнении по электронной почте. • Как документально оформить (приказ, распоряжение) ознакомление работников с корреспонденцией, которые работают удаленно? • Может ли иногородний работник прислать нанимателю фото документа для совершения кадровых действий (например, фото военного билета для сверки, паспорта для уточнения данных)? • Что понимать под совершением действий в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника? Как можно однозначно идентифицировать работника?

2.1. Личное дело

Справочно Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

 

С 2 июня 2024 г. порядок работы с личными делами работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

 

Справочно Одновременно признана утратившей силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

 

Распространение действия постановления № 29 на отношения, возникшие до его вступления в силу, этим постановлением не предусмотрено.

Таким образом, личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.

 

Дополнительно по теме • Нормативное регулирование организации работы с личными делами работников. • Личные дела работников, сформированные до 2 июня 2024 года, переформированию не подлежат. • Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах. • Калькулятор формирования личного дела работника.

 

Справочно Формирование и ведение личных дел государственных гражданских служащих регулируется Инструкцией, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

 

Вопрос: Негосударственная организация продолжила в 2024 году вести личные дела. Может ли она в последующем отказаться от ведения личных дел?

Ответ: Может с учетом некоторых особенностей.

2.1.1. Формирование, ведение и хранение личных дел работников

Личные дела обязательно ведут на:

• руководителей государственных организаций;

• специалистов государственных организаций (п.3 Инструкции № 29).

 

Справочно К категории: • «Руководители» (код категории - 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности (ч.1 п.6 Общих положений ЕКСД); • «Специалисты» (код категории - 2) относятся служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности (ч.1 п.7 Общих положений ЕКСД); • «Другие служащие» (код категории - 3) относятся работники, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы), под контролем соответствующего служащего (п.8 Общих положений ЕКСД), например делопроизводитель, секретарь и др.

 

В иных организациях, а также на рабочих в государственных организациях личные дела ведут по решению руководителя организации.

Исходя из содержания норм Инструкции № 29, к «иным организациям» относятся негосударственные организации.

Таким образом, необходимость ведения личных дел работников негосударственной организации определяется решением руководителя этой негосударственной организации. При этом в случае принятия соответствующего решения руководитель негосударственной организации может самостоятельно определять круг работников, на которых должны вестись личные дела (на всех работников, на руководителей и специалистов, только на руководителей).

 

Дополнительно по теме • Нормативное регулирование организации работы с личными делами работников. • Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах. • Личное дело: каталог форм (с 2 июня 2024 года). • Калькулятор формирования личного дела работника.

 

Обратите внимание! Личные дела на обязанных лиц должны оформлять органы по труду, занятости и соцзащите.

 

Справочно На обязанных лиц, поставленных в органах по труду, занятости и социальной защите на учет для трудоустройства, оформляются личные дела (п.3 Положения о трудоустройстве родителей, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, утв. постановлением Совмина от 24.03.2025 № 168).

 

Инструкция № 29 не содержит норм, запрещающих ведение личных дел на обязанных лиц по решению руководителя организации.

При определении в государственной организации конкретного перечня лиц, на которых должны вестись личные дела, следует руководствоваться прежде всего их принадлежностью к категории руководителей и специалистов.

Руководитель негосударственной организации самостоятельно определяет круг работников, на которых могут вестись личные дела (в том числе и на обязанных лиц).

Соответствующее решение принимает руководитель организации исходя из практики работы конкретной организации.

 

Дополнительно по теме • Нужно ли вести личные дела на обязанных лиц и чем это регулируется, если Декрет № 18 утратил силу с 01.01.2025?

Алгоритм формирования и оформления личного дела работника

 

Состав документов личного дела определен пп.8-10 Инструкции № 29.

 

Обратите внимание! В личное дело работника не помещаются: ✓ копия паспорта работника; ✓ копия военного билета работника; ✓ договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); ✓ копия судебного решения о заключении трудового договора при необоснованном отказе в приеме на работу; ✓ индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР); ✓ копии пенсионного удостоверения; ✓ копии удостоверения инвалида и др. Хранение копии паспорта, копии военного билета и других документов в личном деле работника будет обработкой избыточных сведений о кандидатах на трудоустройство и о работниках в соответствии с Законом № 99-З.

 

Дополнительно по теме • Включение документов в личное дело: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Личное дело работника с 2 июня 2024 года: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Формирование и ведение личного дела работника: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Включаются ли в личное дело копии свидетельства о рождении ребенка, свидетельства о заключении брака, если они послужили основаниями для издания приказов по личному составу? • Допускается ли помещать в личное дело копию паспорта, копию военного билета работника, пенсионного удостоверения? • Прежними работниками организации, ответственными за кадровый учет, практически не велись личные дела сотрудников. В результате в организации отсутствуют личные дела на некоторых уже уволенных работников. Как поступить в такой ситуации? Можно ли регистрировать личные дела задним числом?

 

Формы документов • Приказ о включении документов в состав личных дел работников по решению руководителя организации (пример).

 

Допускается в личном деле временная группировка документов с временным (до 10 лет) сроком хранения, которые перед его передачей в архив организации должны быть изъяты (ч.2 п.154 Инструкции № 4).

Соответственно, такие документы не включаются во внутреннюю опись личного дела.

 

Дополнительно по теме • Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах. • Личное заявление, включаемое в состав личного дела при его формировании. • Оформление обложек личных дел при заведении дел и передаче в архив организации. • Заполнение личного листка по учету кадров. • Дела с декларациями о доходах и имуществе, прилагаемыми к ним документами и заключениями о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе. • Сопроводительные письма (запросы), направленные в госорганы (организации) в отношении кандидата на должность служащего: оформление и хранение. • Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников. • Нужно ли с нового года заново нумеровать личные дела и трудовые договоры в журналах регистрации, или можно продолжить нумерацию прошлого года? • В личном листке по учету кадров закончились строчки в разделе «Сведения о повышении квалификации, аттестации». Что делать: заводить новые «Общие сведения о работнике» и новые сведения о повышении квалификации записывать туда, а по остальным разделам продолжать заполнять старый листок по учету кадров или уже все записи делать в новых «Общих сведениях о работнике»? • В Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29, анкета указана в скобках. Анкета может быть вместо личного листка? Когда нужно личный листок оформлять, а когда - анкету? • В заполнении внутренней описи документов личного дела работника в колонках «Дата документа» и «Номер документа» необходимо ставить исходящие дату и номер от организации, отправившей этот документ, или входящие дату и номер, под которыми этот документ зарегистрирован?

 

Формы документов • Личное дело: каталог форм (с 2 июня 2024 года). • Обложка дела в кадрах: каталог форм.

 

Калькулятор формирования личного дела работника см. здесь.

 

При изменении (смене) фамилии работника(цы) необходимо эти изменения также отразить и в личном деле работника(цы).

 

Дополнительно по теме • Как правильно изменить фамилию в личном деле работника (ранее было взять в скобки прежнюю и написать новую)?

 

Личные дела хранятся отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п.12 Инструкции № 29).

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (ч.2 п.195 Инструкции № 4).

Сроки хранения личных дел по Перечню № 140

Номер пункта	Виды и названия документов	Срок хранения документов			Пояснение
		в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов	в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов	в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, у ИП
673	Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе:
673.1	руководителей организаций	Постоянно	55 лет	55 лет	После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения
673.2	работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания	Постоянно	55 лет	55 лет	После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения
673.3	работников организаций	55 лет ЭПК	55 лет	55 лет	После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения

 

При увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел, личные дела передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел (п.15 Инструкции № 29).

Форма такого акта НПА не установлена.

 

Формы документов • Акт приема-передачи личных дел (пример).

2.1.1.1. Ведение прежних личных дел (заведенных до 02.06.2024)

Распространение действия постановления № 29 на отношения, возникшие до его вступления в силу, этим постановлением не предусмотрено.

Это обусловлено нормами ст.66 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», согласно которым нормативный правовой акт не имеет обратной силы, то есть не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан и юридических лиц.

Таким образом, личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.

Общие сведения о работнике

Данный документ подлежит включению в ранее сформированное личное дело в случае его создания.

В Инструкции № 29 не указано лицо, которое должно оформлять документ «Общие сведения о работнике», не определены конкретные случаи и обстоятельства, при наступлении которых он должен быть оформлен в отношении работников, состоящих в трудовых отношениях с нанимателем.

В связи с этим данные вопросы самостоятельно решает руководитель организации (наниматель) с учетом:

• необходимости создания такого документа;

• состава информации, отраженной во включенном ранее в личное дело дополнении к личному листку по учету кадров, если она не в полной мере соответствует составу информации, которая подлежит отражению в «Общих сведениях о работнике».

В случае создания такого документа возможны варианты его отражения во внутренней описи документов личного дела.

Вариант 1. «Общие сведения о работнике» могут быть расположены в ранее сформированном личном деле в последовательности, установленной в п.8 Инструкции № 29 (вслед за внутренней описью документов личного дела).

Вариант 2. Данные сведения могут быть включены в личное дело в хронологическом порядке и отражены в соответствующей строке внутренней описи под очередным порядковым номером.

Вариант 3. Внутренняя опись может быть пересоставлена по решению руководителя организации (кадровой службы организации). В этом случае старую внутреннюю опись из личного дела не изымают, ее оформление и учет осуществляют в соответствии с требованиями НПА в сфере архивного дела и делопроизводства.

 

Подробно все 3 варианта см. здесь.

Личный листок по учету кадров

Включение в ранее сформированное личное дело нового Личного листка по учету кадров нецелесообразно, так как состав сведений, отражаемых в нем, и состав сведений, отраженных во включенном ранее в личное дело личном листке по учету кадров, принципиальных различий не имеют. Кроме того, заполнение новой формы личного листка по учету кадров с последующим включением в личное дело потребует существенных затрат трудовых, временных и материальных ресурсов.

 

Дополнительно по теме • Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах. • Нужно ли продолжать вести дополнение к личному листку по учету кадров. • Внесли данные по проведенной аттестации в «Общие сведения о работнике», однако в деле находится дополнение к личному листку по учету кадров. Нужно ли вносить сведения о проведенной аттестации работника в дополнение к личному листку по учету кадров?

2.1.1.2. Заверение копий документов, включаемых в состав личного дела

При формировании личного дела в него в том числе включаются копии документов, установленные п.8 Инструкции № 29.

В процессе ведения личного дела в него в том числе включаются копии документов, перечисленные в п.10 Инструкции № 29.

Общие требования к заверению копий документов (выписок из них) установлены в п.59 Инструкции № 4.

Возможность не оформлять отметку о заверении копии документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии (так называемых ксерокопий), содержащих факсимильное воспроизведение подписи и предназначенных для рассылки или внутреннего пользования, если иное не установлено актами законодательства, установлена ч.6 п.59 Инструкции № 4.

Поскольку личное дело формируется и ведется в организации для внутреннего пользования, то при включении в него ксерокопий распорядительных документов их дополнительное удостоверение не требуется.

Исключение составляют копии документов, изготовленных на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, тиражированные средствами оперативной полиграфии государственного органа, иной государственной организации. В этом случае каждая изготовленная таким способом копия должна заверяться печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).

 

Дополнительно по теме • Заверение копий документов, включаемых в состав личных дел работников.

2.1.1.3. Продолжение ведения ранее заведенного личного дела

По решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке. В ином случае заводится новое личное дело (п.19 Инструкции № 29).

Личные дела, завершенные делопроизводством, подлежат передаче в архив организации и включаются в описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (гл.16 Инструкции № 4).

Личное дело работника считается завершенным после включения в него копии (выписки из) распорядительного документа организации (учредителя, должностного лица) об увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего).

 

Дополнительно по теме • Продолжение ведения ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию. • На предприятии ведутся личные дела специалистов и руководителей. Специалист отдела в 2024 году был переведен в рабочие, после года работы по профессии рабочего он снова переведен специалистом. Как правильно оформить личное дело работника в таком случае? Необходимо ли было его заполнять в период работы по рабочей профессии?

2.1.1.4. Изъятие документов из состава личного дела

Решение об изъятии документов, включенных ранее по решению кадровой службы (специалиста по кадрам), из состава личных дел работников должно быть зафиксировано:

• в ЛПА организации, например, распорядительном документе руководителя организации или

• решении Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии) (ЭК) организации.

Изменение состава документов дела, в том числе изъятие, выемка, включение документов, замена их копиями, отражаются во внутренней описи документов дела в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая внутренняя опись документов дела и (или) итоговая запись к внутренней описи документов дела. Предыдущие внутренние описи документов дела и итоговые записи к ним зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле (ч.6 п.166 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Изъятие документов из состава личного дела: документальное оформление. • При оформлении личных дел обнаружено, что во внутреннюю опись дела внесены обходные листы, инструктаж, копии паспортов (документы, которые не хранятся в личном деле). Кроме того, в «Итого» внутренней описи вместо количества документов указано количество листов. Как убрать лишние документы из дела - в примечании написать «изъято»? Как внести исправления во внутреннюю опись или в этом случае ее следует пересоставить?

2.1.1.5. Личные дела после реорганизации организации

Вопросы оформления трудовых отношений работников и нанимателя в случае реорганизации регулирует ст.36 ТК.

Так, при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п.5 ч.2 ст.35 ТК.

 

Дополнительно по теме • Алгоритм переименования или реорганизации структурных подразделений организации.

 

Наряду с внесением записей в трудовые книжки работников об изменении наименования нанимателя и заключением дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками, выразившими согласие на продолжение трудовых отношений, появляется необходимость передачи и учета документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Такие документы хранятся в личном деле работника.

 

Дополнительно по теме • Личные дела после реорганизации организации: порядок работы.

 

Формы документов • Обложка личного дела после реорганизации организации (пример).

2.1.2. Журнал (книга) учета личных дел работников

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29 на бумажном или электронном носителе.

Личное дело регистрируется в журнале (книге) учета личных дел работников в день завершения его формирования в соответствии с п.8 Инструкции № 29 (пп.13, 14 Инструкции № 29).

Ежегодно следует продолжать нумерацию личных дел, что позволит обеспечить их строгий учет. Каждое личное дело будет иметь уникальный номер. Это даст возможность хранить личные дела по порядку номеров, что предусмотрено п.12 Инструкции № 29.

 

Дополнительно по теме • Нужно ли с нового года заново нумеровать личные дела и трудовые договоры в журналах регистрации, или можно продолжить нумерацию прошлого года?

 

Справочно Ранее был журнал (книга) учета личных дел - приложение 5 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

 

Можно продолжить вести по форме, установленной ранее Инструкцией № 2, до полного заполнения, так как количество и содержание граф журналов (книг) нового и старого образца не имеют принципиальных различий.

В случае принятия иного решения - в новом журнале, форма которого установлена в приложении 4 к Инструкции № 29, целесообразно вести учет вновь заводимых в организации личных дел без переноса в него учетных сведений о личных делах как уволенных, так и действующих работников, учтенных в журнале старого образца.

 

Обратите внимание! Учет личных карточек не допускается в журнале (книге) учета личных дел работников, который ведется по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29, на бумажном или электронном носителе.

 

После передачи личного дела в архив организации в журнале (книге) учета личных дел работников делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи (ч.2 п.18 Инструкции № 29).

Срок хранения журнала (книги) учета личных дел - 55 лет (п.675 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Алгоритм формирования и оформления личного дела работника с 2 июня 2024 года. • Личные дела работников, сформированные до 2 июня 2024 года, переформированию не подлежат. • Локальным правовым актом организации определено вести на работников рабочих профессий личные карточки ф.Т-2. Нужно ли вести учет личных карточек в отдельном журнале, или можно в журнале учета личных дел? • Бывшими работниками организации, ответственными за кадровый учет, практически не велись личные дела сотрудников. В результате в организации отсутствуют личные дела на некоторых уже уволенных работников. Как поступить в такой ситуации? Можно ли регистрировать личные дела задним числом?

2.1.3. Выдача личного дела

Работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, указанного в п.15 Инструкции № 29. Иным лицам личные дела выдаются в соответствии с законодательством (п.16 Инструкции № 29).

Инструкция № 29 регламентирует вопросы выдачи личных дел, находящихся на оперативном хранении.

Порядок выдачи дел из архива организации регламентируется Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Архив выдает в том числе копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан (абз.8 п.6 Правил № 143).

 

Обратите внимание! Порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством (ч.1 п.41 Правил № 143).

 

Вопросы выдачи копий документов регламентируются иными актами законодательства, например постановлением Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц».

Выдача копии документа осуществляется обратившемуся лицу (его представителю) при его личном присутствии (п.2 постановления № 1256).

 

Дополнительно по теме • Отдел идеологии райисполкома требует копию личного дела (включая личные персональные данные) замдиректора по УВР (она ведет также идеологию) без каких-либо запросов. На просьбу направить официальный запрос о предоставлении копии дела (ссылаясь на Закон № 99-З) получен отказ. Сегодня у них проверка, и они сказали, что напишут докладную записку о непредоставлении сведений (копии личного дела). Как поступить?  • В организацию обратилось физлицо с заявлением о предоставлении информации и копии документов из личного дела бывшего сотрудника. Обратившийся - представитель сына бывшего работника. Может ли организация предоставить запрашиваемую информацию? Нужно ли личное присутствие представителя (сына), или достаточно направленного заявления? Каким НПА регулируется порядок подачи заявления? • Можно ли на основании письма-запроса выдать личное дело работника во временное пользование сторонней организации, которая рассматривает этого работника как кандидата на занятие вакантной должности? • Возможна ли передача личного дела работника его родственнику по заявлению? Гражданин аргументирует просьбу истекшими сроками хранения личных дел (1946 год). На предприятии уничтожение личных дел пока не планируется, но возможность не исключается. Можно ли личное дело отдать, а в описи сделать отметку «передано внуку»?

2.1.4. Проверка состояния и наличия личных дел

В Инструкции № 29 отсутствуют требования о проведении не реже одного раза в 5 лет проверки наличия и состояния личных дел.

Также в общих сведениях о работнике не предусмотрено проставление соответствующей отметки.

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях (ч.1 п.8 Инструкции № 4).

В необходимых случаях (например, при увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел) данная проверка может быть проведена комиссией (специально уполномоченными лицами) по решению руководителя организации.

Порядок ее проведения (например, создание комиссии по проверке наличия и состояния личных дел, назначение должностного лица, ответственного за проведение проверки), а также фиксацию ее результатов следует определить в ЛПА организации.

 

Обратите внимание! Проверке подвергаются личные дела, находящиеся на оперативном хранении, не переданные в архив организации.

 

Дополнительно по теме • Проверка наличия и состояния личных дел по решению руководителя организации: формы документов. • Нужно ли проводить проверку наличия и состояния личных дел один раз в 5 лет, если в постановлении Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» отсутствует такая норма?

 

Формы документов • Приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел (по решению руководителя организации) (пример). • Акт проверки наличия и состояния личных дел (по решению руководителя организации) (пример).

2.1.5. Ведение личной карточки работника

Справочно Ранее порядок ведения личной карточки формы Т-2 регулировался постановлением Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций». Постановлением Минстата от 26.10.2007 № 359 постановление № 241 утратило силу. Необходимость ведения личной карточки на всех работников организации определялась п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утв. постановлением Минтруда от 09.03.1998 № 30: наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под подпись в личной карточке формы Т-2. Данная норма упразднена.

 

В настоящее время законодательство не содержит нормы о необходимости ведения личной карточки на всех работников организации. Форма личной карточки НПА не установлена, правила ее применения и заполнения отсутствуют.

При этом организации вправе самостоятельно определять целесообразность ведения личной карточки, а также форму личной карточки и порядок ее заполнения.

 

Обратите внимание! Личные карточки необходимо формировать в отдельное дело от личного дела. При увольнении работника личные карточки также не подлежат подшивке в личное дело работника. Смысл такого разделения в том, что в случае утери личного дела сведения о работнике будут сохранены в личной карточке.

 

Срок хранения личных карточек работников организаций - 55 лет после увольнения (п.674 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Личная карточка формы Т-2. • Локальным правовым актом организации определено вести на работников рабочих профессий личные карточки ф.Т-2. Нужно ли вести учет личных карточек в отдельном журнале, или можно в журнале учета личных дел?

 

Формы документов • Личная карточка (примерная форма). • Журнал (книга) учета личных карточек. • Обложка дела, подготовленного к передаче в архив организации (личные карточки) (пример).

2.1.6. Подготовка личных дел к передаче в архив организации

После увольнения работника его личное дело передается в архив организации в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (ч.1 п.18 Инструкции № 29).

После увольнения работника (включения в личное дело документов об увольнении работника (заявления, копии распорядительного документа и др.)) его личное дело подлежит оформлению и передаче в архив организации согласно п.184 Инструкции № 4.

Полное оформление личного дела производится согласно п.164 Инструкции № 4.

 

Справочно Форма внутренней описи документов дела - приложение 6 к Инструкции № 4.

 

В конце внутренней описи документов личного дела делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела (чч.4, 5 п.166 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • В новой внутренней описи документов личного дела: «Наименование должности служащего лица, составившего внутреннюю опись документов дела», «Дата» - пишется наименование должности того, кто заводил и заполнял данную внутреннею опись, или это имеется в виду перед сдачей в архив? • В заполнении внутренней описи документов личного дела работника в колонках «Дата документа» и «Номер документа» необходимо ставить исходящие дату и номер от организации, отправившей этот документ, или входящие дату и номер, под которыми этот документ зарегистрирован? • При формировании внутренней описи личного дела внизу указывается «Наименование должности служащего лица, составившего внутреннюю опись документов дела» и «Дата». Нужно каждый раз подписывать внутреннюю опись при включении новых документов или это заполняется при сдаче в архив?

 

Формы документов • Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством (пример).

 

Лист-заверитель дела помещается в конце личного дела (приложение 7 к Инструкции № 4).

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений). Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления (п.167 Инструкции № 4).

Личные дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку (например, обложка картонная «Дело» формата А4) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке личных дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч.1 п.170 Инструкции № 4).

Как правило, личные дела хранят в картонных обложках (папках-обложках) «Дело №» со скоросшивателями, при их подготовке к передаче в архив организации скоросшиватели изымаются, а документы личных дел прошиваются в четыре прокола. С учетом срока хранения личных дел предпочтительнее использовать обложки (папки-обложки) «Дело №» из более плотного картона.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п.184 Инструкции № 4).

Таким образом, личное дело работника, уволенного в 2024 году, должно быть передано в архив до конца 2026 года.

 

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

 

Дополнительно по теме • Личные дела уволенных работников: оформление, составление описи, хранение. • Прекращение ведения личных дел работников в негосударственной организации и подготовка их к передаче в архив организации: формы документов. • Приказ об увольнении работника был издан 28.12.2010, а работник на основании этого приказа был уволен 20.01.2011. Личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2011 год? Как включать в сводную опись по личному составу личные дела уволенных работников?  • Можно ли составлять отдельные описи на личные дела уволенных работников? • Личное дело работника прежним сотрудником отдела кадров неверно пронумеровано, не все листы пронумерованы, не все внесено во внутреннюю опись. Как продолжать оформлять такое личное дело, если оно изначально оформлено неверно? Нужно ли переделывать? • Кадровик сшивает личные дела уволенных работников, оставшиеся от предыдущего кадровика. Обнаружил, что в одном деле не хватает личного листка по учету кадров и автобиографии. Как быть в данной ситуации? Отразить во внутренней описи, а в листе-заверителе сделать отметку, что документ отсутствует? Или делать опись как есть?

 

Формы документов • Опись личных дел постоянного хранения структурного подразделения негосударственной организации (отдела кадров) (пример). • Опись личных дел уволенных работников за 2023 год (пример). • Опись личных дел работников структурного подразделения негосударственной организации (отдела кадров) (пример).

2.2. Приказы (распоряжения) по личному составу

Распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений (ч.2 п.10 Инструкции № 4).

 

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (абз.22 ч.1 п.3 Инструкции № 4). Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов деятельности организации (абз.25 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

 

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных ЛПА организации (п.15 Инструкции № 4).

Положения Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов - на всю управленческую документацию независимо от вида носителя (ч.1 п.2 Инструкции № 4).

 

Справочно Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (абз.18 ч.1 п.3 Инструкции № 4). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

 

Дополнительно по теме • Перечень кадровых документов, необходимых в организации. • Всё по одной теме. Образцы форм кадровых документов. • Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

 

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение (ч.1 п.16 Инструкции № 4).

Алгоритм создания (подготовки) приказов по личному составу

 

Схема расположения реквизитов - приложение А к СТБ 6.38-2016.

Каждый лист документа должен иметь поля:

✓ левое - 30 мм;

✓ правое - не менее 8 мм;

✓ верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель (п.18 Инструкции № 4).

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей (п.84 Инструкции № 4).

 

Подробнее о бланках документа, оформлении приказа, распоряжения см. здесь.

 

Требования к тексту, а также оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств, установлены гл.6, 7 Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • Применение прописных букв фамилий работников в организационно-распорядительных документах. • В организации несколько филиалов по городам, в каждом филиале есть специалист по кадрам, который составляет приказы по личному составу и ведет журналы их регистрации. Все приказы филиалов передаются на подпись генеральному директору в головную организацию, затем приказы возвращаются в филиалы. Какой город указывать на приказах: город головной организации или город филиала?  • Правомерно ли использовать формы документов, приведенные в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41? • Допускается ли аналог собственноручной подписи на приказах, в том числе по личному составу? • Какие приказы относятся к сложным по структуре? Необходимо ли использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ» в приказе, который состоит из пунктов, начинающихся словами «Принять», «Уволить», «Перевести»? • В ходе проверки специалистом по кадрам (учредителя) было указано на неправильное оформление приказов по личному составу в части того, что нужно жирным шрифтом печатать слова «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ» и пр. Правильно ли использовать жирный шрифт или нет и чем руководствоваться? • Оформляется ли реквизит «Отметка об исполнителе» на приказах по личному составу? • Обязательно ли в приказах по личному составу (увольнение и др.) слова «пункт, часть, статьи» писать полностью? • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они изданы на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск проставляется отметка)? Как быть с приказом?

 

Обратите внимание! Внесение исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается (ч.2 п.16 Инструкции № 4).

2.3. Иные документы в кадровом делопроизводстве (докладные и объяснительные записки, представления, уведомления, акты и др.)

В процессе работы могут составляться, регистрироваться иные кадровые документы (докладные и объяснительные записки, представления, уведомления, акты и др.).

Указанные документы входят в систему организационно-распорядительных документов, а это значит, что при их оформлении следует руководствоваться:

• СТБ 6.38-2016;

• Инструкцией № 4;

• УСОРД;

• Инструкцией № 19.

 

Как оформлять такие документы, см. в разделе 6.2 подборки «Оформление документов в организации».

 

Дополнительно по теме • Перечень кадровых документов, необходимых в организации. • Методические рекомендации по практическому применению СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 20.01.2025 № 3. • Применение прописных букв фамилий работников в организационно-распорядительных документах. • Всё по одной теме. Образцы форм кадровых документов.

2.4. Характеристика работника

Справочно Характеристика - официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Совмином (подстрочное примечание «*» к ч.2 п.9 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

 

Наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

При приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, наниматели обязаны, если иное не установлено законодательными актами, запрашивать:

• характеристику с предыдущего места его работы;

• характеристику из государственной организации, являвшейся местом его работы в течение предшествующих 5 лет. В случае, если таким местом работы являлось несколько государственных организаций, характеристика запрашивается по последнему из них (п.11 Декрета № 5).

Форма характеристики установлена постановлением Совмина от 14.10.2021 № 585.

 

Дополнительно по теме • Заполнение характеристики на бывшего работника по постановлению Совмина от 14.10.2021 № 585.

 

Формы документов • Характеристика на бывшего работника по форме, утвержденной постановлением Совмина от 14.10.2021 № 585 (пример).

 

Выдача характеристик, содержащих заведомо недостоверную информацию, а также нарушение сроков их выдачи признается грубым нарушением трудовых обязанностей (п.12 Декрета № 5).

 

Дополнительно по теме • Что грозит должностному лицу нанимателя за отражение недостоверной информации в характеристике работника (например, сокрытие фактов о привлечении работника к дисциплинарной ответственности)?

 

В характеристике нужно заполнить каждую строку, нельзя оставлять пустые строки. Если в характеристике отражена неполная информация (заполнены не все пункты) - это нарушение (по мнению автора, единственным исключением может быть п.10 характеристики, так как он является факультативным (дополнительным, необязательным), правда, за исключением характеристики лица, уволенного по дискредитирующим обстоятельствам, претендующего на занятие руководящей должности).

Сведения в характеристике должны быть достоверными, так как работник вправе обратиться в суд с учетом норм ст.153 ГК.

 

Дополнительно по теме • Сопроводительные письма (запросы), направленные в госорганы (организации) в отношении кандидата на должность служащего: оформление и хранение. • Предприятие дало запрос на характеристику бывшего работника. Характеристику предоставила организация с печатью кадровой службы. Какая печать должна стоять на характеристике?  • Когда организация может запрашивать характеристику на кандидата? Имеет ли она право делать это сразу после собеседования? • Обязан ли наниматель предоставить характеристику работника, если запрос на нее пришел по электронной почте? • Что делать с запросом характеристики, если бывший работник трудоустраивается на работу опять в организацию и после увольнения нигде не работал? • Что делать кадровику, если руководитель организации против выдачи копии характеристики физическому лицу на руки? • Какой срок хранения запроса из РУВД для назначения на руководящие должности и срок хранения характеристик, так как они не включаются в личные дела специалистов? • Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе? • Обязан ли наниматель выдавать работнику копию характеристики, направленной организации, которая ее запросила?

2.5. Сведения из ЕГБДП

Сведения из ЕГБДП должны запрашиваться при приеме на работу на руководящие должности.

Сведения из ЕГБДП представляются с соблюдением требований, установленных:

• Законом от 09.01.2006 № 94-З «О единой государственной системе регистрации и учета правонарушений»;

• Положением о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утв. постановлением Совмина от 20.07.2006 № 909.

Предоставление сведений о правонарушениях в отношении физического лица осуществляется на основании письменного запроса либо запроса в виде электронного документа госоргана, иной организации с приложением согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, о котором запрашиваются сведения, на предоставление этих сведений либо электронного документа, подтверждающего наличие такого согласия, кроме случаев, предусмотренных Законом № 94-З и иными законодательными актами, когда представление сведений о правонарушениях осуществляется без их согласия. Согласие физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, на предоставление сведений о правонарушениях может быть получено в письменной форме, в виде электронного документа или в иной электронной форме с учетом требований законодательства о персональных данных (ч.5 ст.12 Закона № 94-З).

Требования к оформлению письменного запроса, запроса в виде электронного документа госоргана, иной организации, согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, и юридического лица на предоставление сведений из ЕГБДП установлены Положением № 909.

Формы запроса о наличии (отсутствии) сведений о правонарушениях, хранящихся в ЕГБДП, в отношении проверяемого физического лица и согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, на предоставление сведений о правонарушениях, хранящихся в ЕГБДП, установлены в приложениях 18 и 20 к Положению № 909.

 

Дополнительно по теме • Сопроводительные письма (запросы), направленные в госорганы (организации) в отношении кандидата на должность служащего: оформление и хранение.

2.6. Справка-объективка

Для организации проверки сведений о кандидате на высшую государственную должность, должность, включенную в кадровый реестр Главы государства, орган, формирующий сведения, представляет в Государственный секретариат Совета Безопасности в отношении кандидата на должность, в том числе справку-объективку по форме, установленной Совмином (абз.2 п.9 Положения о порядке формирования и проверки сведений о кандидатах на должности, включенные в кадровые реестры, и на государственные гражданские должности, утв. Указом от 23.02.2022 № 66).

Форма справки-объективки (и порядок ее заполнения) приведена в приложении 2 к постановлению Совмина от 25.03.2022 № 170.

При оформлении справки-объективки следует учитывать подстрочные примечания к тексту.

Справки-объективки включают в состав личного дела:

• госслужащего (абз.7 п.5 Инструкции № 121);

• работника (при наличии) (абз.7 п.8 Инструкции № 29).

С учетом подшивки (переплета) левое поле справки-объективки должно быть не менее 30 мм.

 

Обратите внимание! Если организация использует печать, то ее необходимо проставить на справке-объективке.

 

Если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации (в вышестоящий орган), в личное дело работника подшивают ее копию.

 

Дополнительно по теме • Справка: порядок оформления. • Нужно ли ставить печать на справке-объективке?

 

Формы документов • Справка-объективка при согласовании назначения на должность заместителя директора по идеологической работе (пример) (с комментариями). • Справка-объективка при согласовании назначения на должность генерального директора ОАО «Рассвет».

3. Выдача документов работнику

Наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст.51 ТК).

К документам, регулирующим трудовые и социальные отношения, которые выдают организации по месту работы, службы, относятся (гл.2 Перечня № 200):

1) выписка или копия трудовой книжки (п.2.1);

2) справка о месте работы, службы и занимаемой должности (п.2.2);

3) справка о периоде работы, службы (п.2.3);

4) справка о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) (п.2.4);

5) справка о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия (п.2.19);

6) справка об удержании алиментов и их размере (п.2.20);

7) справка о необеспеченности ребенка в текущем году путевкой за счет средств государственного социального страхования в лагерь с круглосуточным пребыванием (п.2.24);

8) справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (п.2.25);

9) справка о периоде, за который выплачено пособие по беременности и родам (п.2.29);

10) справка о невыделении путевки на детей на санаторно-курортное лечение и оздоровление в текущем году (п.2.44).

 

Справочно Постановлением Минтруда и соцзащиты от 05.10.2010 № 140 утверждены типовые формы справок для выдачи работникам при их обращениях.

 

Также ТК предусмотрена обязанность нанимателя при выплате заработной платы ежемесячно выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (ч.1 ст.80).

К другим документам, предусмотренным законодательством и которые наниматель обязан выдать работнику в период работы и после увольнения, относятся:

✓ один экземпляр трудового договора (контракта), дополнительного соглашения - непосредственного после его подписания (ч.1 ст.18 ТК);

✓ трудовая книжка (вкладыш к трудовой книжке, дубликат трудовой книжки) в случаях и в порядке, предусмотренных Инструкцией № 40;

✓ один экземпляр договора о полной материальной ответственности (по аналогии с трудовыми договорами, контрактами);

✓ сведения, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет, для занесения в индивидуальный лицевой счет работника (абз.2 ч.1 ст.9 Закона от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»);

✓ копия приказа об увольнении при обжаловании его правомерности в суде (ч.1 ст.242 ТК);

✓ документ, подтверждающий работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству) (п.14 Инструкции № 40).

Таким образом, если выдача документа напрямую не предусмотрена законодательством, то наниматель не обязан его выдавать работнику. Но в то же время нет и запрета на его выдачу.

 

Дополнительно по теме • Порядок выдачи работнику документов о труде: право или обязанность нанимателя? • Выдача документов работнику: обязанности нанимателя. • Работник просит оформить два экземпляра приказа о приеме его на работу и выдать ему один экземпляр с оригинальной подписью руководителя и визами. Обязан ли наниматель делать это?

4. ЛПА по трудовому распорядку (ст.194 ТК)

Трудовой распорядок для работников определяется:

1) правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и другими ЛПА;

2) штатным расписанием;

3) должностными (рабочими) инструкциями работников;

4) графиками работ (сменности);

5) графиками отпусков (ст.194 ТК).

Локальные правовые акты, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (чч.1, 2 ст.194 ТК).

Так, ПВТР и иные ЛПА находятся в сфере ответственности кадровой службы. Как правило, должностные (рабочие) инструкции разрабатывают непосредственные руководители работников при участии работника отдела кадров.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Алгоритмы кадровых действий. • Локальные правовые акты нанимателя. • Коллективный договор: от принятия до регистрации. • Какой период времени допустимо хранить ЛПА со списками ознакомления работников, которые уже не действуют или заменены новой редакцией? • Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле?

 

Формы документов • Положение о порядке разработки, принятия и утверждения ЛПА организации (пример).

 

Наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под подпись, создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п.10 ч.1 ст.55 ТК).

 

Дополнительно по теме • Можно ли в организации вести журнал ознакомления с локальными правовыми актами?

 

Формы документов • Примерная форма журнала учета ознакомления работников с локальными правовыми актами. • Примерная форма листа ознакомления с локальным правовым актом.

4.1. ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством или уполномоченным им органом (ст.195 ТК).

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46.

Правила относятся к организационно-распорядительной документации и оформляются по нормам Инструкции № 4.

Форма Правил внутреннего трудового распорядка установлена УСОРД.

Каждый лист документа должен иметь поля:

• левое - 30 мм;

• правое - не менее 8 мм;

• верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель (п.18 Инструкции № 4).

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с размерами, установленными ч.1 п.18 Инструкции № 4 (п.84 Инструкции № 4).

 

Справочно Срок хранения ПВТР - 1 год после замены новыми (п.491 Перечня № 140).

 

При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.

В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт (п.73 Инструкции № 4).

Документ может утверждаться двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или

2) издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола). Оба способа являются равнозначными (п.48 Инструкции № 4).

Форма участия профсоюза в ПВТР на практике сводится к процедуре согласования, о чем делается соответствующая отметка на документе.

 

Справочно Реквизит «Гриф согласования» оформляется при внешнем согласовании проекта документа со сторонними организациями и должностными лицами. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности служащего лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Дата согласования оформляется цифровым способом (чч.1, 2 п.55 Инструкции № 4).

 

Таким образом, проставление слова «СОГЛАСОВАНО» вверху ПВТР неправомерно.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Отдел кадров: аудит, ошибки, судебная практика. • Нужно ли присваивать номер правилам внутреннего трудового распорядка (например, ПВТР от 03.01.2025 № 1, далее от 01.04.2025 № 2), или только указывается дата? Есть ли нормативный документ?

 

Формы документов • Правила внутреннего трудового распорядка с 1 января 2024 года (пример).

Алгоритм внесения изменений в ПВТР

 

Формы документов • Приказ об утверждении новых Правил внутреннего трудового распорядка с 01.01.2024 (пример).

 

На основании правил по охране труда и иных документов, перечисленных в п.5 Инструкции о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов, содержащих требования по охране труда, в виде инструкций по охране труда для профессий рабочих и (или) отдельных видов работ (услуг), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 176, работодатели разрабатывают, учитывая местные условия и специфику деятельности своей организации, инструкции по охране труда.

Требования по охране труда содержатся в типовых инструкциях по охране труда, на основании которых работодатели разрабатывают с учетом специфики деятельности организации, конкретных условий производства работ, оказания услуг примерные инструкции по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг).

 

Инструкции по охране труда см. здесь.

4.2. Штатное расписание

Трудовая функция работника, которая обязательно указывается в трудовом договоре (контракте), - работа по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной (рабочей) инструкцией, технологическими картами и другими документами (абз.16 ч.1 ст.1, п.3 ч.2 ст.19 ТК).

Наличие штатного расписания обязательно для всех нанимателей независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Штатное расписание - документ, в котором видна организационная структура юридического лица и количество штатных единиц и указаны:

• должности (профессии);

• размеры тарифных ставок (тарифных окладов);

• другие сведения о составе оплаты труда по должностям служащих (профессиям рабочих), указываемые по решению нанимателя (повышение тарифных ставок (тарифных окладов), стимулирующие выплаты и др.);

• наименования структурных подразделений.

 

Как разработать штатное расписание, см. здесь.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Отдел кадров: аудит, ошибки, судебная практика. • Алгоритм переименования должности служащего (профессии рабочего) в штатном расписании. • Как внести изменения в штатное расписание. • Внесение изменений в штатное расписание: формы документов. • Как правильно хранить и сдавать в архив штатное расписание предыдущих периодов? Необходимо ли передавать его в городской архив?

 

Формы документов • Штатное расписание коммерческой организации на основе тарифной сетки (пример). • Штатное расписание учреждения культуры (пример). • Приказ о внесении изменений в штатное расписание (введение новой штатной единицы) (пример). • Обложка дела со штатным расписанием предприятия при его передаче в архив (пример).

4.3. Должностные (рабочие) инструкции

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать сведения о трудовой функции работника. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам, утверждаемым Правительством или уполномоченным им органом, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п.3 ч.2 ст.19 ТК).

Следовательно, должностная (рабочая) инструкция является неотъемлемой частью трудового договора и разрабатывается в организациях всех форм собственности.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции. • Всё по одной теме. Отдел кадров: аудит, ошибки, судебная практика.

4.4. График работ (сменности)

Продолжительность ежедневной работы (смены) определяется ПВТР или графиком работ (сменности) с соблюдением нормы продолжительности рабочей недели, установленной нанимателем в соответствии со ст.112-114 ТК.

Формы графика работ (сменности) законодательством не установлены, поэтому организации следует его разработать самостоятельно.

Обязательные сведения такого графика:

• время начала и окончания рабочего дня (смены);

• время обеденного и других перерывов;

• последовательность чередования работников по сменам;

• рабочие и выходные дни (ч.2 ст.123 ТК).

 

Формы документов • График сменности. • График сменности работников магазина (пример).

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Рабочее время. • Всё по одной теме. Отдел кадров: аудит, ошибки, судебная практика.

4.5. График отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч.1 ст.168 ТК).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Форма графика трудовых отпусков унифицирована на общегосударственном уровне и включена в УСОРД.

При составлении и оформлении графика трудовых отпусков в практической деятельности организаций содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости. Например, форма графика трудовых отпусков может быть дополнена графами «Дата окончания трудового отпуска», «Ознакомление работника с графиком» и др.

 

Дополнительно по теме • Оформление графика трудовых отпусков. • Составляем график отпусков на 2025 год: практические рекомендации. • Всё по одной теме. Отдел кадров: аудит, ошибки, судебная практика.

 

Формы документов • График трудовых отпусков на 2025 год (пример).

5. Регистрационно-контрольные формы кадровых документов

Кадровая служба организации помимо иной документации ведет различные журналы (книги). Их можно разделать на журналы (книги), обязательные и рекомендуемые для ведения.

 

Дополнительно по теме • Журналы и книги регистрации документов в кадровой службе, обязательные для ведения. • Журналы и книги регистрации документов в кадровой службе, рекомендуемые для ведения.

 

Нормы Инструкции № 4 в части документирования, а также регистрации и контроля исполнения документов полностью распространяются на организационно-распорядительной документацию.

 

Что относится к организационно-распорядительной документации, см. в разделе 2.2 данной подборки.

 

Однако данная норма не исключает того, что документы иных (кроме организационно-распорядительной) систем управленческой документации (планово-отчетная документация, отчетно-статистическая документация, договорная документация и др.) могут быть зарегистрированы в организации в целях обеспечения их учета и исполнения с учетом положений Инструкции № 4.

В таком случае порядок их регистрации (в том числе порядок формирования регистрационных индексов) следует определить в ЛПА организации. Например, в инструкции по делопроизводству, инструкции по кадровому делопроизводству.

Перечнем № 140 установлены сроки хранения целого ряда журналов регистрации документов, не относящихся к организационно-распорядительной документации. Например, для журналов регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности - 3 года (п.72 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Нюансы регистрации документов, не относящихся к организационно-распорядительной документации. • Нужно ли с нового года заново нумеровать личные дела и трудовые договоры в журналах регистрации, или можно продолжить нумерацию прошлого года?

 

Внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах (до 600 документов в год) регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.125.1 п.125 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в ЛПА (подп.122.9 п.122 Инструкции № 4). Например, инструкции по делопроизводству, инструкция по кадровому делопроизводству.

 

Может быть:

• централизованная регистрация документов в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) или

• децентрализованная регистрация документов, которая допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации (например, в отделе кадров) согласно разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) (подп.122.3, 122.4 п.122 Инструкции № 4).

 

Формы документов • Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии (пример).

 

Правила заполнения РКК установлены подп.122.6 п.122 Инструкции № 4.

Необходимые графы для регистрации документов в журналах определены подп.122.8 п.122 Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • Регистрируем внутренние документы организации правильно. • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

5.1. Порядок ведения регистрационно-контрольных форм

Распорядительные документы:

• по личному составу, которым актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно;

• определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, командировании, предоставлении отпусков и иных разновидностей) при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно (подп.125.3 п.125 Инструкции № 4).

Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. Чтобы определиться с формой регистрации, необходимо учитывать ее преимущества и недостатки.

Возможность ведения и хранения журналов регистрации (учета) кадровой документации в электронном виде зависит от срока их хранения, поскольку для документов в электронном виде (ДЭВ) временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (п.225 Инструкции № 4). 

 

Дополнительно по теме • Журналы регистрации (учета) кадровой документации: ведение и хранение в электронном виде.  • Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения. • Можно ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, по предоставлению отпусков в обычной тетради в 12 листов? • Необходимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, контрактов, трудовых договоров, журналы регистрации заявлений о приеме, увольнении или можно вести электронную регистрацию на компьютере?

 

Регистрация иных внутренних документов (заявлений работников, докладных и объяснительных записок, уведомлений, актов, справок и т. д.) также может осуществляться в отдельных журналах (при их значительном количестве), либо в журналах (до 600 документов в год) регистрации внутренних документов, либо в РКК (подп.125.1 п.125 Инструкции № 4).

Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел организации (подп.125.5 п.125 Инструкции № 4).

 

Дополнительно по теме • Регистрируем внутренние документы организации правильно. • Регистрация заявлений работников на отпуск, увольнение, перевод. • В 2023 году организация завела журнал регистрации договоров на бумажном носителе. Журнал на сегодняшний день не заполнен даже наполовину, но он в ужасном состоянии. По Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, этот журнал можно вести в электронном виде. Можно ли журнал на бумажном носителе сдать в архив, несмотря на то что он до конца не заполнен, а с 2025 года начать его вести в электронном виде? • Нужно ли вести журнал регистрации командировочных удостоверений, если в учреждении используется журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки, в котором также указывается номер удостоверения? Можно ли вести один журнал?

 

Формы документов • Журнал регистрации заявлений работников (пример). • Журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий работающим (пример). • Журнал учета уведомлений (пример). • Журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций. • Журнал регистрации заявлений работников к нанимателю.

5.2. Необходимость прошнуровывания, нумерации и скрепления подписью журналов

В законодательстве отсутствует единый НПА, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью все журналы регистрации (учета).

Указание на необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью должно содержаться в самом НПА.

 

Пример 1 Служебное удостоверение выдается под подпись в журнале учета выдачи служебных удостоверений, который ведется по форме согласно приложению 8 к Положению № 159, с разъяснением правил пользования этим удостоверением (п.9 Положения о порядке выдачи и использования служебных удостоверений в государственных органах (организациях), утв. Указом от 18.03.2008 № 159). Указанный журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью руководителя (заместителя руководителя) государственного органа (организации) либо подчиненной ему организации или территориального органа и гербовой печатью (ч.2 п.16 Положения № 159).

 

Пример 2 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.6 п.79 Инструкции № 40).

 

Не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов) законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Аналогично отсутствует норма в отношении журнала (книги) учета личных дел работников в Инструкции № 29.

Таким образом, организация может самостоятельно принять решение о необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью конкретного журнала (книги) посредством ЛПА при отсутствии такой нормы в законодательстве.

 

Дополнительно по теме • Требования к удостоверению и сохранности некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм: журналов, книг.

6. Хранение кадровых документов

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.195 Инструкции № 4).

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел организации. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел организации (ч.1 п.196 Инструкции № 4).

6.1. Сроки хранения кадровых документов. Номенклатура дел отдела кадров

Сроки хранения документов установлены Перечнем № 140, иными НПА.

 

Пример Акты проверок (служебные записки), объяснительные по факту нарушения, влекущего увольнение по дискредитирующему обстоятельству, подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п.7 Декрета № 5).

 

Справочник сроков хранения документов см. здесь.

 

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с госархивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций (подп.149.4 п.149 Инструкции № 4).

 

Подробнее о сроках хранения документов см. здесь.

 

Дополнительно по теме • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме. • Хранение медицинских справок о состоянии здоровья по результатам обязательных и внеочередных медосмотров работников. • Кадровый учет организации ведет другая организация (аутсорсинг). Необходимо ли в номенклатуру дел своей организации вносить кадровые документы? • Можно при оформлении приказов по личному составу (литера К) в архив оставить в деле вместе с приказами заявления на социальный отпуск, учитывая их немногочисленность (5-6 заявлений за производственный год)? • Будет ли правильно издать приказ о нумерации приказов таким образом: (дата) (месяц) (год) К, например, приказ будет от 24.01.2025 № 24/01/25К? • Необходимо составить внутреннюю опись документов для передачи в архив документов по личному составу 2022 года, у которых срок хранения 55 лет. Однако номенклатура дел на 2022 год не составлялась. Какой ставить номер дела на внутренней описи?

 

Номенклатура дел структурного подразделения устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и служит основой для составления номенклатуры дел организации (ч.5 п.132 Инструкции № 4).

Руководители организаций и структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов соответственно в организациях и структурных подразделениях (ч.1 п.8 Инструкции № 4).

Таким образом, в структурном подразделении (например, отделе кадров) его руководителем должно быть назначено лицо, ответственное за составление номенклатуры дел структурного подразделения.

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. • Номенклатура дел - 2025: составляем правильно.

 

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации (п.141 Инструкции № 4).

 

Формы документов • Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации (отдел кадров) (пример). • Фрагмент номенклатуры дел (обеспечение защиты персональных данных) (пример).

6.2. Хранение документов по личному составу в случае отказа от ведения личных дел

В случае отказа от ведения личных дел работников либо отдельных категорий работников в негосударственной организации, личных дел работников, выполняющих исполнительские функции (категория «Другие служащие»), в государственной организации документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника и нанимателя, необходимо включать в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

 

Вопрос: Негосударственная организация продолжила в 2024 году вести личные дела.

Может ли она в последующем отказаться от ведения личных дел?

Ответ: Может с учетом некоторых особенностей.

 

Дополнительно по теме • Хранение документов по личному составу в случае отказа от ведения личных дел работников либо отдельных категорий работников. • Хранение договоров о материальной ответственности, ранее включаемых в состав личных дел. • Сроки хранения документов по личному составу (иных документов) в случае отказа от ведения личных дел работников либо отдельных категорий работников. • Хранение трудовых договоров (контрактов), ранее включенных в состав личных дел работников. • Личные дела работников с 2 июня 2024 года: разбираемся в нюансах. • Какой заголовок дела использовать для хранения копий документов об образовании при приеме работников на работу в случае неведения личных дел в негосударственной организации?  • В организацию по распределению пришел молодой рабочий, но вскоре был уволен в связи с призывом на военную службу. Личное дело на него не заводится. Можно ли включить свидетельство о направлении на работу в опись личных карточек, или его нужно хранить где-то отдельно? Какой срок хранения этого свидетельства? • Какой срок хранения запроса из РУВД для назначения на руководящие должности и срок хранения характеристик, так как они не включаются в личные дела специалистов?

6.3. Подготовка и передача кадровых документов в архив

В архив организации необходимо передавать дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции № 4).

Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

 

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 4).

 

О подготовке личных дел к передаче в архив организации см. в разделе 2.1.6 данной подборки.

 

Документы формируются в дела работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или лицами, ответственными за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Обеспечение правильного формирования дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ (лицо, ответственное за архив) и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в госархив, если организация является источником комплектования госархива (п.152 Инструкции № 4).

 

 

Дополнительно по теме • Передача невостребованных трудовых книжек в архив организации.  • Должностные инструкции находятся в деле, начатом в 2018 году и оконченном в 2024 году (отменены в 2024 году). Как их правильно передать в архив? Надо ли расформировывать данное дело по годам за 2018-2024 гг., 2019-2024 гг. и так далее, или можно сдать одним делом? • Можно ли в личное дело включать должностные инструкции, или где они должны храниться? Можно ли сделать, чтобы у прежних работников они были в личных делах, а у новых - отдельно хранились? • Необходимо составить внутреннюю опись документов для передачи в архив документов по личному составу 2022 года, у которых срок хранения 55 лет. Однако номенклатура дел на 2022 год не составлялась. Какой ставить номер дела на внутренней описи? • Если нужно «пересоставить» внутреннюю опись личного дела, как это делается? Верно ли, что предыдущая внутренняя опись зачеркивается наклонной чертой? Есть еще какие-то варианты? • Можно ли подшивать в одно дело приказы по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и документы к ним (докладные, задания на служебные командировки), так как у них одинаковый срок хранения по Перечню № 140?

 

Формы документов • Опись дел по личному составу структурного подразделения организации (отдел кадров) (пример).

7. Ведение, учет, хранение трудовых книжек работников

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно (ч.1 ст.50 ТК).

Образец трудовой книжки и порядок ведения трудовых книжек установлен Инструкцией № 40.

Хранение трудовых книжек осуществляет наниматель, поскольку наниматель осуществляет ведение трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и хранение.

Трудовые книжки передаются на хранение нанимателю работниками при поступлении на работу и хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п.1, ч.1 п.79 и ч.1 п.80 Инструкции № 40).

Срок хранения трудовых книжек - до востребования / невостребованные - не менее 50 лет (п.681 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Если у нанимателя отсутствует возможность хранения трудовых книжек, можно ли передать их на хранение в другую организацию на основании заключенного договора?

 

Обратите внимание! Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек относится к иным нарушениям законодательства о труде, причинившим вред работнику, за что должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 2 до 20 БВ (ч.6 ст.10.12 КоАП).

7.1. Заполнение трудовой книжки, внесение записей

Трудовая книжка ведется, если:

1) наниматель не является физлицом (ИП);

2) с работником заключен контракт (трудовой договор) по основному месту работы;

3) работник работает свыше 5 дней (например, если трудовой договор с работником заключен на 5 дней, то ему можно не заполнять трудовую книжку, если трудовой договор заключен на срок более 5 дней - трудовая книжка заполняется).

 

Обратите внимание! Если работа осуществляется по гражданско-правовому договору, то трудовая книжка не предъявляется и не ведется.

 

Трудовая книжка может быть заполнена о работе по совместительству (не заведена совместителю, а заполнена сведениями о работе по совместительству): по желанию работника-совместителя сведения о работе по совместительству вносятся нанимателем по основному месту работы (абз.3 п.9 Инструкции № 40).

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя (ч.5 ст.50 ТК).

Лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу заполняет трудовую книжку (п.8 Инструкции № 40).

Срок хранения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.684 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Прием на работу. • Приобретение бланков трудовых книжек. • В течение какого срока наниматель обязан завести трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу? Надо ли заполнять ее в присутствии работника? • Может ли ИП заполнять и вести трудовые книжки своих работников? • Нужно ли ИП приобретать бланк трудовой книжки, если он оформляет трудовые отношения с работником, который впервые устраивается на работу? • Можно ли хранить заявление на трудовую книжку при трудоустройстве (на удержание) в личном деле, или лучше передавать в бухгалтерию? • Дата приема на работу - 10.06.2024. В исполкоме получили трудовую книжку на работника 13.06.2024. Дата заполнения будет 13.06.2024?

 

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч.5 п.79 Инструкции № 40).

 

Дополнительно по теме • Уполномоченным лицом по ведению кадровой работы и хранению трудовых книжек назначен главный бухгалтер. Расписку в получении трудовой книжки главного бухгалтера оформляет главный бухгалтер (то есть он сам себе выдает расписку)? Если нет, то кто должен выдавать расписку? • При приеме на работу работнику выдается расписка в получении трудовой книжки произвольной формы с реквизитами организации. При увольнении расписку работник возвращает и получает трудовую книжку. Каков срок хранения у нанимателя расписок, когда они подлежат уничтожению?

 

Формы документов • Расписка в получении от работника трудовой книжки. • Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек работников.

 

Записи, которые не вносятся в трудовую книжку, перечислены в п.11 Инструкции № 40.

 

Дополнительно по теме • Нужно ли нанимателю вносить в трудовую книжку работника сведения о его работе у предыдущего нанимателя-ИП?

 

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в том числе шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год - четырехзначными цифрами.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя (п.12 Инструкции № 40).

 

Дополнительно по теме • Как сделать записи в трудовой книжке о повышении квалификации. • Практические рекомендации по оформлению награждения (поощрения) работников. • При приеме на работу работник представил трудовую книжку, в которой полностью заполнен раздел «Сведения о работе», а три записи со сведениями о работе внесены в раздел «Сведения о награждениях, присвоении почетных званий и поощрениях». В связи с этим наниматель завел вкладыш к трудовой книжке. Под каким номером внести запись о приеме на работу во вкладыш: под следующим номером после номера последней записи в разделе «Сведения о награждениях, присвоении почетных званий и поощрениях» или под номером 1?  • Нужно ли заполнять трудовую книжку при оформлении работника на 0,5 ставки? • Вносятся ли в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях? • Можно ли указать в трудовой книжке должность «управляющий»?

 

В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также их исправление с указанием: «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (пп.52, 53 Инструкции № 40).

 

Дополнительно по теме • Трудовые книжки работников: примеры исправления ошибочных записей. • Трудовые книжки: 6 вопросов по исправлению ошибок. • При оформлении нового работника в организации выяснилось, что предыдущий наниматель неверно указал в трудовой книжке дату его увольнения. Кто должен внести исправление: организация или предыдущий наниматель? Как это сделать?

7.2. Выдача дубликата трудовой книжки

Если у лица, поступающего на работу, нет трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, то по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат. При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, которая представляется нанимателю по форме, установленной республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (ч.3 ст.50 ТК).

Если трудовая книжка или вкладыш к ней повреждены, наниматель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша) не позднее 20 календарных дней со дня поступления такого заявления (ч.2 п.64 и п.65 Инструкции № 40).

При этом на первой странице поврежденной трудовой книжки делается отметка «Взамен выдан дубликат», а сама трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки (п.65 Инструкции № 40).

 

Дополнительно по теме • Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки с 1 января 2024 года. • В какой срок наниматель по заявлению работника обязан выдать дубликат трудовой книжки? • Обязан ли наниматель выдать работнику на основании его письменного заявления дубликат трудовой книжки, если она повреждена? Если да, то в какой срок он должен это сделать?

 

Формы документов • Заявление работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки (пример).

7.3. Выдача трудовой книжки, невостребованные трудовые книжки

7.3.1. …по заявлению работника

Работник в период трудовой деятельности вправе получить от нанимателя сроком не более чем на 5 календарных дней оригинал (подлинник) трудовой книжки, которая хранится у нанимателя с момента трудоустройства. Работник не обязан обосновывать причины, по которым ему понадобилась трудовая книжка, но просьбу о выдаче трудовой книжки он должен выразить письменно. Наниматель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 дней с момента получения заявления работника (ч.1 п.76 Инструкции № 40).

Факт получения от нанимателя трудовой книжки подтверждается распиской, составленной работником собственноручно.

Наличие расписки у нанимателя является подтверждением того, что работник не вернул трудовую книжку. Если работник, которому временно была выдана трудовая книжка, утратил ее, наниматель выдает ему дубликат трудовой книжки. Стоимость дубликата трудовой книжки в этом случае взимается с работника (ч.1 п.77 Инструкции № 40).

Срок хранения заявления о выдаче во временное пользование трудовых книжек - 1 год (п.686 Перечня № 140).

 

Дополнительно по теме • Где хранятся заявления работников о выдаче трудовой книжки на срок не более 5 календарных дней?

 

Формы документов • Заявление работника о выдаче ему трудовой книжки на время (пример). • Расписка о получении работником трудовой книжки от нанимателя на время (пример). • Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек (пример).

 

Срок хранения книги регистрации расписок в получении трудовых книжек - 5 лет (п.682 Перечня № 140).

7.3.2. …при увольнении

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения (в последний день работы).

За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в соответствии со ст.79 ТК (чч.6, 7 ст.50 ТК).

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, наниматель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу (п.74 Инструкции № 40).

 

Дополнительно по теме • Две проблемные ситуации с выдачей трудовых книжек при увольнении в случае отсутствия работника либо отказа в ее получении. • Если работник в день увольнения отсутствует на работе, можно ли в день увольнения выслать ему трудовую книжку по почте? • Работник в день увольнения не явился на работу. По телефону сказал, что заболел, и потребовал направить ему на почтовый адрес трудовую книжку. Как поступить нанимателю? • Предусмотрена ли ответственность нанимателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении работника? • Как учитывать дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел организации по окончании делопроизводственного года?

 

Формы документов • Заявление работника о направлении трудовой книжки по почте (пример). • Письмо о необходимости получения трудовой книжки или даче письменного согласия о высылке трудовой книжки по почте (пример). • Акт об отказе работника от получения трудовой книжки в связи с увольнением за прогул (пример).

7.3.3. невостребованные трудовые книжки 

В силу различных причин (например, смерть работника и др.) в организациях остаются невостребованные трудовые книжки работников.

Для невостребованных трудовых книжек установлен длительный срок хранения - не менее 50 лет (п.681 Перечня № 140).

Невостребованные трудовые книжки (как документы со сроком хранения свыше 10 лет) подлежат передаче в архив организации и включаются в опись дел по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (п.184 Инструкции № 4).

 

Обратите внимание! Работник либо его родственники могут забрать трудовую книжку в любой момент.

 

Дополнительно по теме • Передача невостребованных трудовых книжек в архив организации.

7.4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40 (ч.2 п.79 Инструкции № 40).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.6 п.79 Инструкции № 40).

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п.683 Перечня № 140).

 

Формы документов • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (пример).

8. Ведение воинского учета

Нередко на работников кадровой службы возлагаются обязанности по ведению воинского учета. Воинский учет ведется во всех организациях независимо от форм собственности и численности работников. Это предусмотрено:

1) абз.2 ч.1 ст.9 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»;

2) п.1 Положения № 1662.

 

Обратите внимание! Нарушение гражданами обязанностей по воинскому учету влечет штраф до 25 БВ. Нарушение должностным лицом обязанностей по воинскому учету или воспрепятствование выполнению гражданами обязанностей по воинскому учету влекут штраф до 30 БВ (ст.26.3 КоАП).

 

Дополнительно по теме • Ответственность за уклонение от призыва и неисполнение обязанностей по воинскому учету. • Какие последствия неведения воинского учета в организации? • На частном предприятии не велся воинский учет. Как начать его с нуля? Какие действия в первую очередь предпринять?

8.1. Алгоритм ведения воинского учета в коммерческой организации

 

Для организации военно-учетной работы руководитель организации, ведущей воинский учет, издает соответствующий приказ (пп.61, 73 Положения № 1662).

Должностные обязанности лица, ответственного в организации за воинский учет, могут быть отражены как в должностной инструкции, так и в отдельно утвержденных функциональных обязанностях.

 

Формы документов • Приказ о назначении ответственного за воинский учет (пример).

 

Копия приказа о назначении ответственных за ведение воинского учета в организации направляется в адрес военкомата по месту нахождения организации.

Ответственный за ведение воинского учета работник изучает нормативно-правовую базу по ведению воинского учета, формирует всю необходимую для работы документацию и в дальнейшем действует по составленной для него инструкции.

 

Дополнительно по теме • Организация воинского учета: как вести, какие документы оформить. • Штат предприятия небольшой - до 15 человек. Какие отчеты и в какие сроки нужно представлять в военкомат? Нужно ли при этом регистрировать предприятие в военкомате? • Ставится ли на гриф «УТВЕРЖДАЮ» печать (утвержденный документ называется «Функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учета»)? • В организации в 2024 году сменился ответственный за ведение воинского учета. При передаче документов воинского учета выяснилось, что предыдущий ответственный вел личные карточки по старой форме, как до изменений в январе 2020 г., так и после изменений, до момента передачи воинского учета, то есть до 2024 года. Нужно ли новому ответственному переоформлять личные карточки старой формы на актуальную форму? Либо можно оставить личные карточки по старой форме, а принятых вновь сотрудников ставить на воинский учет по карточке актуальной формы?

 

На период временного отсутствия работника по воинскому учету (отпуск, командирование, заболевание и другие причины) документы, необходимые для ведения воинского учета, проверяет комиссия местного органа власти, ведущего воинский учет, и по акту передают должностному лицу, замещающему этого работника (п.73 Положения № 1662). При этом наличие бланков строгой отчетности по воинскому учету, числящихся за местным органом власти, ведущим воинский учет, сверяют с учетными данными соответствующего военного комиссариата района (города) (п.63 Положения № 1662).

В этом случае вновь назначенному лицу передают по акту все документы, необходимые для ведения воинского учета и бронирования военнообязанных, в том числе бланки специального учета, личные карточки. Перед подписанием акта наличие бланков специального учета, числящихся за организацией, сверяют с данными военного комиссариата.

Для этих целей:

• издается приказ по основной деятельности о передаче документов воинского учета и бронирования военнообязанных;

• оформляется акт приема-передачи документов воинского учета и бронирования военнообязанных.

 

Формы документов • Приказ о передаче документов воинского учета и бронирования военнообязанных (пример).

8.2. Документы по ведению воинского учета, которые должны быть в организации

Вопрос: Соответствует ли законодательству о персональных данных требование нанимателя предоставить персональные данные супруги или родителей (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения и номер мобильного телефона) для ведения воинского учета в организации?

Ответ: Зависит от семейного положения работника в части обработки Ф.И.О. и даты рождения. Истребование номеров мобильных телефонов указанных лиц неправомерно.

 

Дополнительно по теме • Работник взамен военного билета при трудоустройстве представил временное удостоверение до получения военного билета. Может ли наниматель принять данного работника на основании вышеназванного документа?  • Может ли отдел кадров предоставить персональные данные (номера телефонов, дату рождения, адрес проживания) сотрудников организации в военкомат не по письменному, а по телефонному запросу? • Может ли иногородний работник прислать нанимателю фото документа для совершения кадровых действий (например, фото военного билета для сверки, паспорта для уточнения данных)?

 

В каждой организации (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатываются (ведутся) следующие документы:

1) план работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных (по решению нанимателя);

2) картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации и т. д.

 

Подробнее см. Воинский учет в коммерческой организации: формы документов.

 

Дополнительно по теме • Ведение воинского учета: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • Личная карточка воинского учета: оформляем правильно. • В какой срок нужно уведомлять военкомат о приеме на работу лица, состоящего на воинском учете? • Как подать сведения по воинскому учету и в какие сроки? Что в них входит? • При ведении воинского учета в организации достаточно копии военного билета или нужно хранить его оригинал? • Карточки по военнообязанным ведутся в электронном виде или можно вести от руки? • У организации личные карточки воинского учета ведутся не на бумаге, а на картоне, формат А4. Карточки заполняют сами работники при приеме на работу, во многих из них имеются исправления корректором, поверх пишется необходимая информация. Проверяющие попросили переписать все личные карточки, указали на замечания при их заполнении. Правомерно ли это?

8.3. Отражение документов по воинскому учету в номенклатуре дел организации. Хранение документов воинского учета.

Копия военного билета также не включается в личное дело работника.

Хранение копии военного билета в личном деле работника будет обработкой избыточных сведений о кандидатах на трудоустройство и о работниках в соответствии с Законом № 99-З.

 

Дополнительно по теме • Допускается ли помещать в личное дело копию паспорта, копию военного билета работника, пенсионного удостоверения? • Можно ли хранить в личном деле работника копии диплома, военного билета, свидетельства о смене фамилии, о браке, если отличаются фамилии в документах об обучении?

 

Документы по воинскому учету (отчеты, списки, справки и др.) в номенклатуре дел организации следует отразить в том отделе, в котором работает ответственный работник за ведение документации по воинскому учету. Если это специалист по кадрам, значит, в разделе номенклатуры дел отдела кадров.

Заголовки заводимых дел документов по воинскому учету должны соответствовать нормам подп.149.2 п.149 Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • Что должно храниться в папке дела «Справочная информация, документы по воинскому учету и бронированию военнообязанных»?

 

Формы документов • Выписка из номенклатуры дел государственного учреждения здравоохранения, не являющегося источником комплектования госархива (отдел кадров) (пример). • Номенклатура дел учреждения образования (колледж), являющегося источником комплектования госархива (пример). • Фрагмент номенклатуры дел учреждения культуры, не являющегося источником комплектования госархива (отдел кадров) (пример).

 

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов воинского учета, к которым имеют доступ только он и работники по воинскому учету (ч.2 п.74 Положения № 1662).

Для обеспечения военно-учетной работы выделяются специально оборудованные помещения для работников по воинскому учету, опечатываемые хранилища (железные шкафы) для хранения документов воинского учета, а также выделяются другие необходимые материальные средства. К данным помещениям, хранилищам имеют доступ только руководитель и работники по воинскому учету (п.70 Положения № 1662).

Сроки хранения документов по воинскому учету установлены пп.691-696 Перечня № 140.

 

Сроки хранения документации по воинскому учету см. здесь.

 

Обратите внимание! Личные карточки граждан, снятых (исключенных) с воинского учета, подлежат изъятию из картотеки и хранятся отдельно до очередной сверки с учетными данными военного комиссариата района (города) (обособленного подразделения), управления КГБ по области, местного органа власти, ведущего воинский учет, затем уничтожаются в установленном порядке (п.77 Положения № 1662).

 

Документы по воинскому учету, подлежащие передаче в архив структурного подразделения организации, оформляются и передаются в архив в соответствии с гл.16 Инструкции № 4.

 

Дополнительно по теме • На какой документ ссылаться при уничтожении личных карточек воинского учета уволенных и снятых с воинского учета?  • Где хранятся корешки расписки в приеме от гражданина личного документа воинского учета? • Какой срок хранения личных карточек по воинскому учету? • Военнообязанный работник сменил фамилию. Согласно методическим рекомендациям военного комиссариата на работника была оформлена новая личная карточка. Что делать с первой личной карточкой? Необходимо ли ее хранить, либо можно уничтожить? • Где хранить личные карточки воинского учета и копии военных билетов на действующих сотрудников-военнообязанных и на уволенных?

 

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»