Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как будет проводиться научно-техническая обработка электронных документов и дел, если организация решит заключить договор на оказание соответствующих услуг со сторонней организацией?

ОТВЕТ: В отношении электронных документов процедура подготовки и передачи в архив имеет ряд специфических особенностей, не характерных для документов на бумажных носителях.

Техническая составляющая научно-технической обработки документов заключается в оформлении дел (подшивка (переплет), нумерация листов, оформление обложки и др.) (пп.184, 185, 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.184 и 188 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

В отношении электронных документов термин «научно-техническая обработка» приобретает несколько иной смысл.

Электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных дел и их регистрационно-контрольных карточек (РКК) (п.69 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Подготовка электронных документов к передаче на хранение в архив организации включает:

1) экспертизу ценности электронных документов;

2) подготовку электронных дел к передаче в архив организации;

3) составление описей электронных дел структурных подразделений (п.78 Инструкции № 19).

Экспертиза ценности электронных документов на этапе подготовки к передаче на хранение в архив организации проводится ЭК (ЦЭК) организации. Опись электронных дел структурного подразделения организации формируется средствами АС ДОУ в виде электронного документа и утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации (пп.79-81 Инструкции № 19).

Подготовка электронных дел к передаче в архив организации обеспечивает их включение в информационный пакет, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации. Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела. Отбор электронных дел к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей электронных дел и дел на бумажных носителях постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пп.84, 87, 89 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.69, 79-81, 84, 87 и 89 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Таким образом, основные процедуры подготовки электронных документов и дел для передачи в архив организации (государственный архив) должны производиться работниками организации с использованием СЭД (а не вручную, как это происходит с документами на бумажных носителях). Например, описи электронных дел структурных подразделений, сами электронные дела и их внутренние описи формируются средствами СЭД.

В отношении электронных дел не проводится ряд работ, которые обязательны в рамках научно-технической обработки документов на бумажных носителях при полном оформлении дел (оформление обложек, нумерация листов, оформление листа-заверителя, подшивка или переплет дел и др.). В связи с этим более корректно в качестве эквивалентного понятию «научно-техническая обработка» для электронных документов использовать понятие «подготовка электронных документов к передаче на хранение в архив организации», которое применяется в п.78 Инструкции № 19.

Делегирование сторонним организациям подготовки к передаче электронных документов и дел в архив организации (государственный архив) представляется затруднительным ввиду наличия ряда организационных трудностей. Например, если организация привлекает стороннюю организацию для выполнения указанных работ, работника данной организации необходимо будет обучить работать в СЭД (если данный работник ранее не работал с этой системой). Кроме того, работнику необходимо будет обеспечить возможность работы в СЭД организации (с настройкой обширных прав доступа), а также выделить отдельное рабочее место, что, в свою очередь, приведет к возникновению потенциальных рисков, связанных с информационной безопасностью организации.

11.12.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела