Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как быть, если в организацию поступают первичные учетные документы с факсимильной подписью? Какими нормативными актами руководствоваться при неподписании таких документов и как правильно оповестить организации, отправляющие на подпись первичные документы с факсимильной подписью, о замене всех таких документов на документы с оригинальной подписью?

ОТВЕТ: В первичные учетные документы необходимо внести исправления либо вернуть их для выписки новых и аннулирования оформленных с нарушением.

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать в том числе должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п.2 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон о бухучете).

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь). Действующее законодательство не оговаривает случаи и порядок применения факсимильной подписи при удостоверении документов, поэтому единственной возможностью ее использования является соглашение сторон о признании такой подписи в качестве удостоверяющего реквизита документа. Следовательно, факсимиле может использоваться при удостоверении договорной документации, отражающей факт совершения сделки.

Таким образом, в данном случае допущены ошибки по правомочности использования факсимиле в отношении первичных учетных документов.

Если в представленных для обработки первичных учетных документах выявлены ошибки (в том числе в связи с использованием факсимиле), то в них необходимо внести исправления либо вернуть их для выписки новых и аннулирования оформленных с нарушением. В первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п.8 ст.10 Закона о бухучете).

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением первичных учетных документов, формы которых утверждаются Национальным банком Республики Беларусь) определяется Министерством финансов Республики Беларусь.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, формы которых утверждаются Национальным банком Республики Беларусь, определяется Национальным банком Республики Беларусь.

Исправление ошибочных записей во всех экземплярах накладных форм ТТН-1 и ТН-2 производится организацией, непосредственно допустившей ошибку, в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (п.10 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192).

В случае несоответствия приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей предъявляемым к их заполнению требованиям кассир возвращает документы бухгалтеру, индивидуальному предпринимателю для надлежащего оформления (часть вторая п.48 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107, часть вторая п.44 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

Таким образом, при обнаружении ошибки в первичных учетных документах:

• которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, - исправления не допускаются;

• составленных в форме электронного документа, - исправления не допускаются;

• таких как накладные ТТН-1 и ТН-2, - исправления допускаются. Исправление вносится той организацией, которая ее допустила. Количество исправлений не ограничено, то есть может быть больше одного.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 установлены новые формы товарно-транспортной накладной ТТН-1 и товарной накладной ТН-2, а также утверждена Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной.

23.07.2015

Владимир Самосейко, юрист