Материал помещен в архив

ВОПРОС

Как должна вестись номенклатура дел организации, где внедрена система электронного документооборота: в самой системе или на бумажном носителе? Каким образом это должно быть реализовано?

ОТВЕТ

В АС ДОУ (СЭД) номенклатура дел должна быть реализована в виде соответствующего справочника.

Порядок составления номенклатуры дел не устанавливает Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19). В ней лишь урегулирован порядок включения дел с электронными документами в номенклатуру дел.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены п.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией по работе с электронными документами (часть пятая п.3 Инструкции № 4).

Таким образом, Инструкция № 4 и Инструкция № 19 являются взаимодополняемыми документами. Инструкция № 4 является базовым документов, а Инструкция № 19 регулирует только особенности работы с электронными документами. При этом в части требований, не установленных Инструкцией № 19, применяется Инструкция № 4 (п.3 Инструкции № 19).

Номенклатура дел оформляется по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 19 и включает все электронные дела, в том числе:

• документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования;

• государственную статистическую отчетность, представляемую в территориальные органы государственной статистики;

• документы, представляемые в территориальные органы государственного казначейства;

• документы, представляемые в налоговые органы;

• документы по процедурам государственных закупок товаров (работ, услуг);

• документы, созданные в автоматизированной системе межбанковских расчетов Национального банка;

• иные управленческие документы.

Электронные дела, заводимые в организации, включаются в номенклатуру дел в порядке, установленном для дел с документами на бумажном носителе. В графе 5 приложения 1 для электронных дел проставляется отметка «ЭД» (части первая, вторая п.10 Инструкции № 19).

В случае удаления из интегрированного с АС ДОУ хранилища сертифицированных средств, относящихся к проверке ЭЦП, действие которых прекращено, в раздел номенклатуры дел, содержащих дела с электронными документами, дополнительно включается дело с заголовком «Документы, относящиеся к проверке ЭЦП» (сертификаты открытых ключей, атрибутные сертификаты, списки отозванных сертификатов открытых ключей и другие ЭД) (п.12 Инструкции № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 1 к Инструкции № 19 и гл.2 (пп.10-12) Инструкции № 19 исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Таким образом, нормы, описывающие порядок создания номенклатуры дел в АС ДОУ (СЭД), в Инструкции № 19 отсутствуют.

При этом Инструкция № 19 определила ряд ситуаций, когда при работе с документами в АС ДОУ (СЭД) необходима номенклатура дела.

Например, электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами АС ДОУ в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных ЭД и их РКК (п.69 Инструкции № 19).

Соответственно, номенклатура дел должна быть интегрирована в АС ДОУ (СЭД).

В приложении 2 к Инструкции № 19 определены состав, правила заполнения обязательных реквизитов РКК для входящих и исходящих электронных документов. Так, для реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» указано следующее пояснение: «Указывается индекс электронного дела из номенклатуры дел, интегрированной в справочник АС ДОУ, в которое помещен документ после исполнения». Таким образом, номенклатура дел в АС ДОУ (СЭД) должна быть реализована в виде соответствующего справочника. При этом требований к подобному справочнику Инструкция № 19 не устанавливает.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.69 Инструкции № 19 и приложение 2 к данной Инструкции изложены в новой редакции постановлением № 117.

Указанный справочник должен содержать графы номенклатуры дел согласно приложению 1 к Инструкции № 19, а именно:

1) индекс дела;

2) название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

3) срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

4) примечание.

Номенклатура дел (как документ) согласовывается, подписывается и утверждается соответствующими должностными лицами в АС ДОУ (СЭД), после чего совокупность метаданных из номенклатуры дел (документа) должна быть загружена в справочник «Номенклатура дел» в АС ДОУ (СЭД).

Справочно Вопросы работы с номенклатурой дел в АС ДОУ (СЭД) нормативно на сегодняшний день не урегулированы. Требования к ведению номенклатуры дел (в виде справочника с фиксацией всех необходимых реквизитов) в АС ДОУ (СЭД): 1) позволять санкционированное внесение изменений в номенклатуру дел текущего делопроизводственного года; 2) предоставлять возможность при работе с номенклатурой дел использования нескольких перечней документов с указанием сроков хранения, осуществлять их оперативную актуализацию в соответствии с изменениями в законодательстве; 3) предусматривать возможность автоматизированного создания номенклатуры дел на следующий делопроизводственный год на основе номенклатуры дел текущего года с возможностью ее дальнейшей актуализации (п.59 Методических рекомендаций по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ведомственных систем электронного документооборота) в государственных органах, иных организациях, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 40).

29.03.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 по февраль 2021 года