Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как исправить ситуацию, если в течение предыдущего года в учреждении образования приказам о предоставлении социальных отпусков ошибочно присваивали литеру «л»?

ОТВЕТ: Индексы приказов исправлять не следует, необходимо начать правильное присвоение регистрационных индексов с момента обнаружения ошибки.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству слова «созданные и переданные посредством АС ДОУ» заменены словами «документы в электронном виде» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Если в организации приказам, в том числе о предоставлении социальных отпусков, регистрационные индексы ранее были присвоены с нарушением указанной выше нормы, то исправлять сами индексы приказов не следует. Под соответствующими индексами приказы были учтены (зарегистрированы) в журнале регистрации приказов, иной регистрационно-учетной форме (регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе). Сведения о приказах с данными регистрационными индексами могут содержаться в личных карточках работников, в которых фиксируются сведения о предоставлении отпусков, бухгалтерских и иных документах.

В этой ситуации целесообразно начать правильное присвоение регистрационных индексов приказам о предоставлении социальных отпусков с момента обнаружения ошибки. Кроме того, важно правильно установить срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков и обеспечить их сохранность в течение этого срока.

Справочно Для приказов о предоставлении социальных отпусков установлен срок хранения 75 лет (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее - Перечень).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 п.21 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Срок хранения - 55 лет. Комментарий см. здесь.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков хранения - отдельное дело для приказов 75-летнего срока хранения и отдельное дело для приказов трехлетнего срока хранения. Дело с приказами 75-летнего срока хранения должно быть в установленном порядке передано в архив организации (часть четвертая п.172 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 октября 2019 г. часть четвертая п.172 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 193. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В случае если приказы о предоставлении социальных отпусков, зарегистрированные с добавлением литеры «л», были подшиты в дело с приказами трехлетнего срока хранения, а не 75-летнего, то решение вопроса передачи дел с приказами о предоставлении социальных отпусков на хранение в архив возможно двумя путями:

1) выявленные нарушения установленных правил формирования дел должны быть устранены, при необходимости дела расшиты и переформированы (пп.89 и 112 Правил работы государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил № 143 исключена, в п.112 Правил № 143 внесены изменения постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Следовательно, при проведении экспертизы ценности дела с приказами трехлетнего срока хранения приказы о предоставлении социальных отпусков должны быть выделены в отдельное дело 75-летнего срока хранения, которое должно быть надлежащим образом оформлено, передано на хранение в архив организации и включено в опись дел по личному составу.

В листе-заверителе этого дела должно быть указано, что оно сформировано из приказов, ошибочно включенных ранее в дело с приказами трехлетнего срока хранения. Аналогичным образом данная информация может быть отражена в историко-архивной справке или предисловии к описи, составляемым в соответствии с требованиями пп.123, 145 и 175 указанных выше Правил.

Оставшиеся в первоначально сформированном деле приказы трехлетнего срока хранения передаче в архив не подлежат и по истечении 3 лет после проведения налоговой проверки могут быть уничтожены в установленном порядке;

2) по решению экспертной комиссии организации допускается увеличение сроков хранения документов, установленных Перечнем (п.9 примечаний к Перечню).

Экспертная комиссия может принять решение об установлении для дела с приказами трехлетнего срока хранения, в который были подшиты приказы о предоставлении социальных отпусков, 75-летнего срока хранения. В этом случае приказы о предоставлении социальных отпусков из дела не изымаются, а все дело целиком оформляется в соответствии с установленными правилами, передается на хранение в архив организации и включается в опись дел по личному составу.

22.05.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела