Материал помещен в архив

КАК ИЗБЕЖАТЬ ОШИБОК ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ И СДАЧЕ ФОРМЫ ПУ-3

Плательщики страховых взносов обязаны представлять сведения, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, в т.ч. индивидуальные сведения по форме ПУ-3 (далее - форма ПУ-3). Эту форму следует сдать не позднее 1 апреля 2013 г.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. следует применять форму ПУ-3 в редакции постановления Совета Министров РБ от 02.08.2012 № 728.

Как избежать ошибок при ее заполнении разъясняет автор в данной статье.

Форму ПУ-3 следует сдать до 1 апреля 2013 года

В обязанности плательщиков страховых взносов входит представление в органы, осуществляющие персонифицированный учет, сведений, необходимых для ведения данного учета (ст.10 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования», п.26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40).

Напомним, что плательщиками обязательных страховых взносов (далее - плательщики) являются:

• работодатель (в отношении обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование);

• Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (в отношении обязательных страховых взносов) (далее - Белгосстрах);

• физическое лицо, самостоятельно уплачивающее обязательные страховые взносы (ст.1 названного Закона).

Персонифицированный учет застрахованных лиц в системе государственного социального страхования был введен на территории Республики Беларусь с 1 января 2003 г. Среди основных целей персонифицированного учета - в т.ч. создание информационной базы для назначения пенсий и пособий, а также упрощение порядка и ускорения процедуры назначений пенсий и пособий застрахованным лицам.

Периоды деятельности, засчитываемые в стаж работы, определяет ст.51 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении». В ней, в частности, говорится, что в стаж работы засчитывают периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании. Данные периоды, протекавшие после 1 января 2003 г., подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Законодательство к документам персонифицированного учета (далее - ДПУ) относит в т.ч.:

• анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (далее - форма ПУ-1) (приложение 1 к Правилам индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила № 837));

• сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (далее - форма ПУ-2) (приложение 2 к Правилам № 837);

• форму ПУ-3 (приложение 3 к Правилам № 837);

• другие документы (ДПУ-4, ДПУ-5, ДПУ-6).

Указанные выше ДПУ плательщикам страховых взносов необходимо представлять в органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - Фонд) с использованием электронных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Форму ПУ-3 (тип формы - исходная), содержащую сведения, относящиеся к отчетному периоду, плательщики обязаны представлять в районные органы Фонда по месту регистрации 1 раз в год в течение квартала, следующего за отчетным годом.

Обратите внимание! Форму ПУ-3 за 2012 г. необходимо сдать до 1 апреля 2013 г. При этом сдача данной формы уже 1 апреля 2013 г. будет считаться нарушением (не представлена в срок), что повлечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (ст.23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 августа 2013 г. административная ответственность предусматривает предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (абзац 2 ст.23.16 КоАП, в редакции Закона РБ от 12.07.2013 № 64-З).

Отметим, что непредставление документов с юридической точки зрения может выражаться как в прямом отказе виновного (в данном случае - плательщика) представить документы, так и в ином уклонении, т.е. когда прямо не заявляется об отказе, но и не предпринимается никаких мер, чтобы исполнить требование законодательства. Следует иметь в виду, что действия плательщика в виде направления письменного уведомления (ответа) о том, что документы будут представлены не в срок, а позднее, устного сообщения или представления части необходимых документов также подпадают под действие ст.23.16 КоАП.

В соответствии с законодательством форма ПУ-3 заполняется и представляется плательщиком на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, периоде (периодах) занятости работников на работах, подлежащих включению в специальный стаж.

Форма ПУ-3 заполняется и представляется представительствами (филиалами) Белгосстраха:

• на неработающих инвалидов, получающих ежемесячную страховую выплату;

• на лиц, которым производится доплата до среднемесячного заработка при временном (до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты) переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу в связи с повреждением здоровья в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания;

• на лиц, которым в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (п.10 Правил № 837).

Типичные ошибки при заполнении формы ПУ-3

Рассмотрим наиболее частые ошибки при заполнении формы ПУ-3 (тип формы - исходная).

1. Несоответствие периода, указанного в форме ПУ-3, периоду в форме ПУ-2

В данном случае речь идет о том, что период работы застрахованного лица за отчетный период, указываемый работодателем в форме ПУ-3, должен полностью (до месяца) совпадать с периодом, ранее указанным в форме ПУ-2.

Если работодатель заметил ошибку в ранее представленных сведениях, то подается форма ПУ-2 (тип формы - корректирующая).

Пример 1 Организация подает на свою работницу форму ПУ-3 (тип формы - исходная) за 2012 г. В соответствии со сведениями, поданными работодателем в форме ПУ-2, она работала в этой организации с января 2008 г. по октябрь 2012 г. Следовательно, в разделе 1 «Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносов» формы ПУ-3 заполняются месяцы с января по октябрь 2012 г. В остальных месяцах (ноябрь и декабрь 2012 г.) данные не заполняют, в т.ч. и нули.

Нули проставляют только в том случае и в тех месяцах, в которых у застрахованного лица, работающего у работодателя по трудовому договору, в т.ч. государственного служащего, отсутствуют начисления (п.17 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 (далее - Инструкция № 159)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июня 2014 г. постановление № 159 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 15.05.2014 № 26 утратило силу. Следует руководствоваться Инструкцией о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ от 19.06.2014 № 7.

Пример 2 Работник был принят на предприятие 28 февраля и уволен 11 ноября 2012 г. С 1 по 29 июля 2012 г. он находился в отпуске за свой счет и поэтому не имел начислений за этот месяц. В разделе 1 «Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносов» формы ПУ-3 работодатель заполняет месяцы с февраля по июнь включительно и с августа по ноябрь 2012 г. включительно. В январе и декабре ничего не указывают, а в июле проставляют нуль.

Если же у работника согласно лицевому счету были выплаты после увольнения (например, премия), то такие выплаты указывают в отдельной форме по коду категории застрахованного лица 06.

2. Отсутствие данных о приеме на работу

Данная ошибка будет иметь место, если организация не подала вовремя сведения о приеме на работу застрахованного лица (форма ПУ-2 (тип формы - исходная)).

Напомним, что форма ПУ-2 (тип формы - исходная) представляется работодателем 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. Данная форма заполняется на основании приказов (распоряжений) о приеме (увольнении) на работу (п.10 Инструкции № 159).

Следует также отметить, что если в одном квартале имели место и прием и увольнение одного и того же застрахованного лица, то подается одна форма ПУ-2 с соответствующими отметками.

В случае, когда работодатель подал ранее форму ПУ-2 с отметкой о приеме, ДПУ с отметкой об увольнении представляют по форме ПУ-2 (тип формы - корректирующая), так как за один отчетный период не могут быть поданы 2 исходные формы ПУ-2. В этом документе указывают и дату приема, и дату увольнения.

В данном случае вышеуказанная форма должна быть представлена в районные органы Фонда незамедлительно.

3. Появление ошибки «ДПУ (не регистрация) на незарегистрированное лицо»

При подаче ДПУ в электронном виде может быть выдана ошибка «ДПУ (не регистрация) на незарегистрированное лицо».

Такая ошибка может иметь место в 2 ситуациях:

1) работодатель по невнимательности или иным причинам внес не соответствующие действительности сведения о застрахованном лице, т.е. неправильно заполнил его фамилию, имя, отчество или страховой номер;

2) работодатель не представил вовремя не только сведения о приеме на работу данного лица, но и анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 (тип формы - регистрация или изменение анкетных данных).

Основными документами, на которые следует опираться при заполнении данной формы, являются паспорт гражданина Республики Беларусь, вид на жительство в Республике Беларусь или удостоверение беженца.

Справочно Форму ПУ-1 (тип формы - регистрация) представляют в орган Фонда в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования.

Форма ПУ-1 (тип формы - регистрация) заполняется при принятии на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования (далее - свидетельство социального страхования).

Форма ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) заполняется в случае изменения анкетных данных: фамилии, имени, отчества; даты рождения; места рождения; пола застрахованного лица или других сведений (пп.5, 6 Инструкции № 159).

Пример 3 29 августа 2011 г. в организацию была принята работница, которая в июне 2012 г. закончила вуз и нигде до этого не работала. Она вышла замуж и поменяла фамилию. Работником кадровой службы данной организации не была своевременно представлена форма ПУ-2 (тип формы - исходная) о приеме новой работницы на работу. Вследствие этого при подаче в феврале 2012 г. формы ПУ-3 за 2011 г. на вышеуказанную работницу была выдана ошибка «ДПУ (не регистрация) на незарегистрированное лицо». В такой ситуации работодателю необходимо вначале подать на работницу форму ПУ-1 (тип формы - регистрация или изменение анкетных данных соответственно). Через сутки (примерно столько времени необходимо для обработки поданной информации) предоставить форму ПУ-2 со сведениями о приеме на работу и спустя сутки - форму ПУ-3 за отчетный период.

4. Превышение 4-кратного размера средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, при отражении в форме ПУ-3 сумм, на которые начисляют обязательные страховые взносы

Для работодателей и работающих граждан объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования (далее - выплаты), включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем видов выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в Фонд, утверждаемым Советом Министров РБ, но не выше 4-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы (далее - 4-кратная величина) (ст.2 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (в редакции от 06.01.2009)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 января 2017 г. для работодателей и работающих граждан объектом для начисления взносов в Фонд являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных перечнем выплат, на которые не начисляются обязательные страховые взносы в Фонд, утверждаемым Советом Министров РБ, но не выше 5-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом РБ (абзац 2 ст.2 Закона № 138-XIII, в редакции Закона РБ от 09.01.2017 № 14-З).

Практически все виды выплат указывают в форме ПУ-3 в месяце, в котором эти выплаты отражены в лицевом счете. Доплаты по заработной плате указывают в месяцах, в которых они должны быть начислены. Суммы премий, индексации заработной платы, иные виды выплат включают в заработок за тот месяц, в котором они получены (согласно лицевому счету). Суммы переходящих отпускных, пособий по временной нетрудоспособности должны разбиваться по месяцам.

При этом следует учитывать, что если застрахованное лицо работает в организации не только по трудовому договору, но и по гражданско-правовому (например, договор подряда), то размеры ежемесячных выплат по данному лицу не должны превышать 4-кратной величины в сумме по обоим договорам.

Пример 4 Сотрудник (застрахованное лицо) работает в организации по трудовому договору с января 2010 г. В марте 2012 г. он заключил с нанимателем гражданско-правовой договор (договор подряда). За март 2012 г. сотруднику было начислено 12 5000 00 руб., в т.ч. 4 000 000 руб. по трудовому договору (заработная плата и премия) и 8 500 000 руб. по гражданско-правовому договору. Средняя заработная плата работников в республике за февраль 2012 г. составляла 2 964 249 руб., а ее 4-кратный размер - 11 856 996 руб. Таким образом, объект для начисления обязательных страховых взносов в Фонд за март 2012 г. по данному работнику - сумма в размере 11 856 996 руб.

5. Появление ошибки «Не единственный исходный документ в ИЛС (индивидуальный лицевой счет) за отчетный период»

Данная ошибка будет иметь место, если за отчетный период плательщиком страховых взносов уже была подана форма ПУ-3 (тип формы - исходная).

Такая ситуация может случиться, например, если работник в отчетный период достиг пенсионного возраста и на него плательщиком страховых взносов подавалась форма ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии).

Справочно Форма ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) предназначена для оперативного ввода сведений о застрахованном лице в индивидуальный лицевой счет в период оформления документов для назначения пенсии (п.24 Инструкции № 159). Она представляется в течение 5 дней со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой) работодателю, в представительство (филиал) Белгосстраха, в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда (п.16 Правил № 837).

Если организация в течение года представляла на работника форму ПУ-3 (тип формы - назначение пенсии) и данный работник продолжал работать в этой организации, то по окончании календарного года в течение I квартала по работнику заполняется и подается форма ПУ-3 (тип формы - корректирующая), которая полностью заменяет данные о начислениях по нему за отчетный период.

Пример 5 13 ноября 2012 г. работник подал заявление о назначении трудовой пенсии по возрасту. Он проработал в организации до февраля 2013 г. В этом случае по данному работнику до 31 марта 2013 г. включительно необходимо представить форму ПУ-3 (тип формы - корректирующая). Заполнению подлежат все месяцы, в которых были начисления, а где их не было - проставляют нули.

Таким образом, форму ПУ-3 заполняют по всем работникам. Сумма итоговых значений начислений по всем работникам должна совпадать со сведениями отчета о средствах Фонда (отчет 4-Фонд) вплоть до рубля.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 апреля 2016 г. следует руководствоваться формой отчета 4-фонд, утвержденной приказом Минтруда и соцзащиты РБ от 30.11.2015 № 120.

В случае расхождений необходимо представить пояснительную записку либо форму ПУ-3 (тип формы - корректирующая), если были обнаружены ошибки в форме ПУ-3 (тип формы - исходная).

Следует помнить, что в форму ПУ-3 включают суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, сумму оплаты одного свободного от работы дня матери (отцу, опекуну, попечителю), воспитывающей (воспитывающему) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

В этой форме не отражают суммы пособий по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет; единовременных пособий в связи с рождением ребенка; пособий женщинам, ставшим на учет в государственной организации здравоохранения до 12-недельного срока беременности; на погребение.

25.03.2013

Евгения Вышникова, юрист