Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как оформить личное дело работника, если он принят на работу контролером-кассиром (личное дело не заводится), спустя 2 года назначен на должность заведующего фотолабораторией (личное дело заводится), через 2 месяца по его просьбе снова переведен контролером-кассиром (личное дело не заводится)?

С какой даты следует заводить личное дело? Когда личное дело следует снять с учета?

ОТВЕТ: Личное дело заводится на работника после перевода на должность заведующего фотолабораторией и может быть продолжено (на усмотрение руководства организации).

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (часть вторая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Таким образом, основанием для заведения личного дела является назначение работника на должность, соответствующую положениям части первой п.2 Инструкции. Следовательно, личное дело необходимо завести на работника после его назначения (приема, перевода) на должность. В частности, если работник был принят на работу контролером-кассиром, а затем переведен на должность заведующего фотолабораторией, то личное дело заводится на него после перевода на эту должность.

Личное дело необходимо формировать после издания приказа или иного распорядительного документа о переводе. Все остальные документы личного дела (личный листок, автобиография, документы об образовании и др.) должны отражать сведения о работнике по состоянию на момент оформления личного дела.

После перевода работника на работу, по которой ведение личного дела не является обязательным, ведение дела может быть прекращено, однако оно остается на учете в кадровой службе организации. Это определяется тем, что только после увольнения работников личные дела передаются в архив, включаются в опись дел по личному составу по году увольнения и затем снимаются с учета в кадровой службе.

При этом Инструкция не запрещает ведение личных дел на работников, не указанных в части первой п.2 Инструкции. В связи с этим по решению руководства организации или ее кадровой службы ведение личного дела работника, переведенного на работу контролером-кассиром, может быть продолжено.

05.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела