Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как определить сроки хранения документов, которые не вошли в Перечень-2006 (примечание 1): таких как алфавитная книга, журнал учебных занятий, списки поступающих (для учреждений, дающих профессионально-техническое образование), паспорта оборудования, книги прописки, штатное расписание, журнал регистрации деклараций? К какой статье хранения можно отнести различные графики производственных процессов, недельные, месячные планы работы, планы работы отдельных сотрудников?

ОТВЕТ: При ответе на поставленные вопросы следует исходить из того, что сроки хранения документов, образующихся в деятельности конкретной организации, определяются экспертной комиссией этой организации. При проведении экспертизы ценности данная комиссия руководствуется нормативными правовыми актами Республики Беларусь, в т.ч. перечнями типовых документов с указанием сроков хранения 2001 г. и 2006 г. и отраслевыми перечнями документов с указанием сроков хранения. При этом необходимо учитывать ряд требований.

Во-первых, при проведении экспертизы следует иметь в виду, что сроки хранения документов в настоящее время установлены в двух типовых перечнях: Перечне-2006 и Перечне-2001 (примечание 2). В Перечне-2001, в частности, установлены сроки хранения таких видов документов, как «паспорт оборудования», срок хранения - 3 года после ликвидации основных средств и проведения налоговой проверки (ст.477); «штатное расписание», срок хранения - постоянно или 10 лет (ст.126).

Во-вторых, при пользовании перечнями необходимо учитывать, что в них включены, как правило, типовые документы, т.е. документы, фиксирующие выполнение типовых управленческих функций, характерных для всех или большинства организаций. В связи с этим некоторые виды таких типовых документов в перечнях указаны в главах, которые содержат не сугубо отраслевые документы, а отражают функции управления, общие для всех отраслей (например, в главе 4 «Организация труда, коллективные трудовые отношения» Перечня-2006 имеется п.68 «Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и др.)», срок хранения - 3 года после замены новыми).

Установлены в Перечне-2006 и сроки хранения индивидуальных планов и отчетов о работе преподавателей учреждений образования (п.453) и составляют 5 лет.

Срок хранения алфавитной книги согласно п.398 Перечня-2006 («Алфавитные книги записи учащихся общеобразовательных учреждений» в главе 15 «Общее среднее образование») - 50 лет. Аналогичный срок может быть установлен и для хранения алфавитных книг учащихся учреждений профессионально-технического образования.

Срок хранения журналов учебных занятий - 3 года - установлен в п.266 «Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации и курсов профессионального обучения» главы 9 «Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников» Перечня-2006. Для хранения журналов учебных занятий в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, может вводиться такой же срок.

Сроки хранения недельных и месячных планов работы перечнями типовых документов не определены. В пп.449-452 Перечня-2006 установлены сроки хранения годовых и семестровых планов работы факультетов, кафедр, отделений учреждений образования, учебной части, предметных, методических комиссий и др.; в ст.21 и 22 Перечня-2001 - сроки хранения полугодовых и квартальных планов и отчетов организаций и их структурных подразделений - 3 года. Очевидно, что срок хранения недельных и месячных планов работы не должен превышать срок, установленный для квартальных и полугодовых (семестровых) планов; оптимальным представляется 1 год.

Сложнее решается вопрос определения сроков хранения журналов регистрации деклараций. В действующих перечнях типовых документов имеется ряд статей, устанавливающих сроки хранения журналов регистрации (учета) деклараций. Например, в Перечне-2001 глава 9 «Налогообложение» содержит ст.577 «Книги учета деклараций об источниках денежных средств» (срок хранения 10 лет), ст.578 «Журнал учета деклараций о доходах и имуществе» (срок хранения 5 лет), ст.579 «Журнал учета деклараций о доходах и совокупном годовом доходе» (срок хранения 5 лет), ст.580 «Журнал учета деклараций налогоплательщиков» (срок хранения 3 года после предоставления новых деклараций). На первый взгляд, из указанных в ст.577-580 регистрационных форм наиболее оптимальными представляются нормы ст.578. Для самих деклараций о доходах и имуществе ст.589 Перечня-2001 установлен аналогичный срок хранения - 5 лет по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговой проверки.

Однако в вопросе речь идет, скорее всего, не о декларациях, связанных с налогообложением, и журналах их регистрации, которые ведутся в налоговых органах, а о декларациях, представляемых по месту работы в соответствии с требованиями Законов РБ от 14.06.2003 «О государственной службе в Республике Беларусь» и от 20.07.2006 № 165-З «О борьбе с коррупцией». В этом контексте предусмотренного Перечнем-2001 5-летнего срока хранения деклараций и журналов их регистрации будет явно недостаточно.

В то же время согласно п.7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, декларация о доходах подлежит включению в состав личного дела, а для личных дел п.216 Перечня-2006 установлен срок хранения 75 лет. Исходя из общих правил делопроизводства, сроки хранения регистрационных форм устанавливаются аналогично срокам хранения регистрируемых в них документов, поэтому и для журналов регистрации деклараций логично установить срок хранения 75 лет.

В-третьих, в случае, если в нормативных правовых актах Республики Беларусь сроки хранения определенных видов документов не установлены, соответствующее решение принимается экспертной комиссией организации самостоятельно на основе оценки научно-исторической, социальной и практической значимости документов. Для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, сроки хранения устанавливаются по согласованию с соответствующими архивами. При этом может быть использован и Перечень-1988 (примечание 3), но не как имеющий обязательную силу нормативный правовой акт, а в качестве методического документа, положения которого носят рекомендательный характер.

Например, срок хранения списков поступающих в учреждения образования действующими перечнями типовых документов не определен. В то же время в Перечне-1988 имеется ст.514ж «Списки поступающих в учебные заведения», срок хранения - 1 год. Увеличивать данный минимальный срок хранения соответствующих документов нецелесообразно.

Аналогичный принцип можно использовать и при определении срока хранения книги прописки. В Перечне-1988 в подразделе 7.3 «Жилищно-бытовые вопросы и организация общественного питания» раздела 7 «Социально-культурное развитие трудовых коллективов» имеется ст.744 «Книги прописки жильцов (домовые книги)», срок хранения - 75 лет. Такой же срок хранения возможно установить для соответствующих документов и в учреждениях образования. При этом следует помнить, что согласно Указу Президента РБ от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания» вместо института прописки с января 2008 г. введена система регистрации граждан по месту жительства и (или) месту пребывания.

В-четвертых, как было отмечено, в перечнях типовых документов не может быть отражено все видовое разнообразие документов, образующихся в деятельности организаций различных отраслевых систем, поэтому наряду с перечнями типовых документов органами государственного управления, организациями, подчиненными Правительству РБ, разрабатываются ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. В ведомственных перечнях должны найти отражение все документы, образующиеся в деятельности организаций соответствующей отраслевой системы. Обратим внимание, что в настоящее время завершается разработка ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения для организаций системы Министерства образования РБ.

Примечание 1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006).

Примечание 2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001).

Примечание 3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 (далее - Перечень-1988).

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В Закон РБ от 14.06.2003 № 204-3 «О государственной службе в Республике Беларусь» на основании законов РБ от 15.07.2008 № 409-З, от 02.06.2009 № 20-З и от 30.12.2011 № 333-З (с 11 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

В Закон РБ от 20.07.2006 № 165-З «О борьбе с коррупцией» на основании законов РБ от 21.07.2008 № 417-З, от 28.12.2009 № 78-З (с 8 января 2010 г.), от 03.12.2009 № 64-З (с 18 марта 2010 г.), от 14.06.2010 № 132-З (с 23 сентября 2010 г.) и от 22.12.2011 № 332-З (с 12 апреля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

В Указ Президента РБ от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания» на основании указов Президента РБ от 26.08.2008 № 446 (с 3 сентября 2008 г.), от 26.08.2008 № 445, от 09.03.2009 № 125 (с 19 марта 2009 г.), от 11.06.2009 № 305 (с 18 июня 2009 г.), от 08.06.2010 № 296 (с 17 сентября 2010 г.), от 27.06.2011 № 276 (с 5 июля 2011 г.) и от 30.09.2011 № 439 (с 12 октября 2011 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.