Материал помещен в архив

Как организовать работу с документами при удаленной работе

Какие требования к документам в электронном виде нужно соблюсти?

1. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Исключение составляют:

- изображение Государственного герба Республики Беларусь;

- оттиски печатей и штампов.

Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (п.220 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

2. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется электронная цифровая подпись (ЭЦП) (часть первая п.221 Инструкции № 4).

При создании, регистрации и обеспечении удаленного доступа к документам пользуйтесь бесплатными облачными сервисами

Для подготовки проектов документов можно воспользоваться бесплатными облачными сервисами по созданию документов. Для работы с ними не нужно устанавливать специальное программное обеспечение - документы можно создавать и редактировать в браузере.

Такие сервисы позволяют:

• организовать совместную работу нескольких человек над проектом документа;

• оставлять комментарии в проекте документа и вносить изменения в режиме реального времени;

• сохранять проекты документов на компьютер в различных форматах (DOCX, PDF, ODT, RTF и др.);

• отслеживать историю внесения изменений в документы (при необходимости можно загружать предыдущие версии документа);

• работать с документами с любых устройств (компьютер, смартфон, планшет и др.);

• настраивать доступ к документам определенному кругу работников (предоставлять возможность редактировать, комментировать или просматривать документы).

Регистрацию документов также можно организовать с использованием облачных сервисов по созданию документов. В указанных сервисах можно создать электронный журнал регистрации входящих, исходящих и внутренних документов для внесения в них учетных данных о документе, присвоенном регистрационном индексе, фиксирующем факт его создания или получения.

Для журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов можно установить разграничение доступа (в соответствии с принятой в организации политикой доступа к документам) и предоставить возможность его редактировать, комментировать и просматривать определенным работникам.

В дальнейшем указанный электронный журнал можно будет сохранить на компьютере и распечатать.

Для обеспечения доступа работников к документам можно воспользоваться облачными сервисами для хранения документов. Указанные сервисы позволяют:

• работать с документами в различных форматах;

• обеспечить разграничение доступа к документам (в соответствии с принятой в организации политикой доступа к документам);

• работать с документами с любых устройств (компьютер, смартфон, планшет и др.);

• отслеживать историю работы с документами (дату и время загрузки, кем загружен и др.).

Подписание и отправка документов: нужна ли ЭЦП?

Локальными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (часть первая п.222 Инструкции № 4).

Справочно Внутренний документ - это документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (подп.3.2.27 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Таким образом, к внутренним документам относятся приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки, заявления и др.

Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа, если законодательством не установлено иное (часть вторая п.222 Инструкции № 4).

Отсутствие ЭЦП допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для электронных отображений (сканов) документов на бумажном носителе (часть четвертая п.222 Инструкции № 4).

Справочно К документам информационно-справочного характера относят акты, докладные записки, справки, письма, уведомления и др. (пп.111, 118, 124, 134 Инструкции № 4).

Для придания документам юридической силы (например, договорам, актам выполненных работ и др.) можно воспользоваться сервисами обмена электронными документами.

Такие сервисы позволяют обмениваться электронными документами между контрагентами без необходимости распечатывать, подписывать, проставлять печати и пересылать по почте документы на бумажных носителях.

Для того чтобы отправить документ контрагенту, необходимо:

• загрузить документ в сервис;

• подписать его ЭЦП;

• отправить подписанный документ на электронную почту контрагента.

При получении у контрагента есть возможность проверить действительность на момент подписания ЭЦП.

Полученный таким образом документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу согласно части первой ст.22 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Справочно Гражданский кодекс Республики Беларусь не запрещает заключать договоры в виде электронных документов (п.1 ст.161, п.2 ст.404). Первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.7 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться п.6 ст.10 Закона № 57-З  в ред. Закона от 11.10.2022 № 210-З. Комментарии см. здесь.

05.05.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела