Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как поступить с книгой замечаний и предложений в случае ликвидации организации?

ОТВЕТ: Передать в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации.

В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у индивидуального предпринимателя (п.16 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285).

Срок хранения книги замечаний и предложений - 5 лет (п.80 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.89 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, книга замечаний и предложений относится к документам, имеющим временный (до 10 лет) срок хранения.

Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием и хранение документов Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций (часть седьмая ст.13 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.4 Закона в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (части третья, четвертая ст.19 Закона).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.19 Закона в ред. Закона № 163-З. Комментарии см. здесь.

Таким образом, независимо от того, является ли организация источником комплектования государственного архива, книга замечаний и предложений с остальными документами со сроком хранения до 10 лет включительно передается в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации. Если организация не имеет вышестоящей организации, то принять документы может только территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа.

Однако в связи с высокой загруженностью архивохранилищ указанных архивов известны случаи отказа в приеме документов временного (до 10 лет) хранения от ликвидированных организаций. В таком случае необходимо обращаться в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства или местный исполнительный и распорядительный орган, которые в соответствии со ст.6 Закона регулируют комплектование государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов. Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции Республики Беларусь.

25.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела