Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «Ш»): Как повлияло изменение срока хранения приказов о предоставлении социальных отпусков на порядок формирования дел с приказами по личному составу в текущем делопроизводстве?

ОТВЕТ: Приказы о предоставлении социальных отпусков подлежат хранению в течение 75 лет (п.21.3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).

До вступления Перечня в силу такие приказы можно было хранить меньше - 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства).

В связи с вступлением в силу Перечня в текущем делопроизводстве такие приказы следует переместить в дело с приказами о приеме, переводе, увольнении и иными приказами, срок хранения которых согласно п.21.3 Перечня составляет 75 лет.

Порядок перемещения документов из одного дела в другое, в т.ч. правила документирования такого действия законодательно не закреплены. Вместе с тем исходя из общих правил формирования дел, регламентированных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, можно определить следующий оптимальный алгоритм действий, который мы разберем на следующем примере.

Пример В отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Экзампл» (далее - ООО «Экзампл») в начале 2012 г. заведены 2 дела:   Индекс дела по номенклатуре дел Заголовок дела Срок хранения дела (закрепленный в номенклатуре дел на 2012 г.) 5-10 Приказы директора общества о приеме, переводе, перемещении, увольнении, продлении трудовых договоров, заключении новых трудовых договоров, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов 75 лет 5-11 Приказы директора общества о предоставлении трудовых отпусков, социальных отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства)   В связи с вступлением в силу Перечня приказы о социальных отпусках, включенные с начала 2012-го делопроизводственного года работниками отдела кадров ООО «Экзампл» в дело № 5-11, следует переместить в дело № 5-10. При этом в деле № 5-10 такие приказы независимо от их регистрационных индексов следует расположить в хронологической последовательности (т.е. в соответствии с датами приказов). В целях документирования факта перемещения приказов в оба дела целесообразно включить листы-заверители дела, в которых отразить факт перемещения документов из одного дела в другое. Например, в листе-заверителе дела № 5-11 ООО «Экзампл» может быть сделана следующая запись: «Приказы № 5-л, 20-л, 22-л, 29-л, 39-л, 45-л, 55-л перемещены в дело № 5-10 в связи с изменением срока их хранения согласно п.21.3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)». Аналогичную запись также целесообразно сделать в листе-заверителе дела № 5-10. Помимо этого заголовки обоих дел на их обложках должны быть уточнены: слова «социальных отпусков» в заголовке дела № 5-11 следует исключить и добавить их в заголовок дела № 5-10.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»