Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как правильно исчислять срок хранения документов (дел)? С какого момента вести отсчет срока их хранения?

ОТВЕТ: Зависит от вида документа (дела).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее - Перечень).

Так, если дело закончено делопроизводством в сентябре 2013 г., то срок его хранения следует отсчитывать с 1 января 2014 г. Например, если в организации в 2013 году было заведено и закончено делопроизводством дело «Переписка о разъяснении порядка применения актов законодательства», срок хранения которого согласно п.62 Перечня составляет 3 года, то такое дело должно храниться в организации в течение 2014-2016 годов и выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2017 г.

При определении временных рамок хранения дела необходимо учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения, отраженные в графе 5 «Пояснение» Перечня.

Пояснение «После замены новыми» означает, что срок хранения соответствующих документов будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом отмены документов и их замены (утверждения, подписания) новыми.

Пример График личного приема граждан руководством организации должен храниться 1 год после замены новым (п.83 Перечня). Это означает, что такой график, замененный в 2015 году на новый, может быть уничтожен только после 1 января 2017 г.

Пояснение «При условии замены новыми» означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения, подписания) новых (принятых взамен) документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.

Например, устав государственной организации, не являющейся источником комплектования государственных архивов и, соответственно, определяющей сроки хранения своих документов на основании графы 4 Перечня, в соответствии с подп.24.1 п.24 Перечня должен храниться не менее 10 лет и может быть уничтожен лишь при условии замены его новым уставом (после 1 января года, следующего за тем, в котором будет утвержден новый устав). При этом следует учитывать, что указанные в некоторых пунктах Перечня пояснения «При условии замены новыми» имеют смысл лишь в отношении временных сроков хранения. Например, такое пояснение к подп.24.1 п.24 Перечня относится только к графе 4 Перечня, где для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, указан временный срок хранения документов («10 лет»).

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что исчислять срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) следует с 1 января года, следующего за годом, в котором проводилась налоговая проверка.

Пример Приказы по административно-хозяйственным вопросам в соответствии с подп.21.2 п.21 Перечня должны храниться в течение 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Дело с такими приказами завершено делопроизводством в 2012 году, и если соответствующая налоговая проверка будет проведена в 2014 году, то это дело можно будет выделить к уничтожению только после 1 января 2020 г.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. срок хранения документов по административно-хозяйственным вопросам в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей составляет 3 года (подп.21.2 п.21 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56).

Пояснение «После ликвидации организации» означает, что установленный Перечнем срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации. При этом в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» и Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» документы ликвидированной организации, сроки хранения которых еще не истекли, подлежат передаче на хранение в государственный архив, территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или же архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Пояснение «После окончания ведения» означает, что соответствующие документы могут быть уничтожены не ранее 1 января года, следующего за годом окончания ведения таких документов. Подобное пояснение применяется, как правило, лишь в отношении различных регистрационных форм (журналов, картотек и т. п.), которые ведутся в течение ряда лет до полного заполнения.

Пример Книги учета уничтоженных банкнот в банковских учреждениях согласно п.333 Перечня должны храниться на протяжении 5 лет после окончания ведения. Это означает, что если такая книга велась, например, в течение 2012-2013 годов, то срок ее хранения исчисляется с 1 января 2014 г. и она может быть уничтожена не ранее 1 января 2019 г.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения регламентирован главой 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и главой 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Справочно Для более детального изучения см. раздел подборки «Хранение документов в организации».

16.06.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года