Материал помещен в архив

ВОПРОС

Как происходит подшивка (переплет) дел с электронными документами (документами в электронном виде)?

ОТВЕТ

Посредством формирования электронных дел в виде однонаправленного связного списка.

Электронные документы включаются в электронные дела программно-техническими средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) в соответствии с номенклатурой дел. Электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их РКК (п.69 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.69 и ниженазванным п.87 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117.

В случаях, предусмотренных локальным правовым актом организации, электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список) (п.86 Инструкции № 19).

Формирование электронных дел в качестве однонаправленного связного списка можно рассматривать как аналог прошивки дела с документами на бумажных носителях, при которой концы прошивочной нити на обратной стороне последнего листа дела заверяются печатью, но в качестве аналога печати в данном случае выступает ЭЦП.

Для электронных дел, сформированных в виде однонаправленного связного списка, подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов осуществляется путем проверки сертифицированным средством ЭЦП действительности (на момент проверки) ЭЦП на внутренней описи (часть вторая п.27 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.27 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации, работник структурного подразделения формирует средствами АС ДОУ внутреннюю опись электронного дела. Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись (п.87 Инструкции № 19). Целостность метаданных на уровне документа в электронном виде подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи (часть вторая п.18 Правил № 20).

Однако стоит обратить внимание на неоднозначность формулировок, применяемых в Инструкции № 19 и Правилах № 20 в части формирования электронных дел в виде однонаправленного связного списка.

Так, в случаях, предусмотренных локальным правовым актом организации, электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего ЭД и его метаданных (однонаправленный связный список) (п.86 Инструкции № 19).

Данная норма носит диспозитивный (рекомендательный) характер, и организация самостоятельно решает, применять ли данный порядок формирования электронных дел.

Вместе с тем электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список). Данный порядок закрепляется в локальном правовом акте организации (п.15 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.15 Правил № 20 исключен постановлением № 116.

Соответственно, указанная норма Правил № 20 является императивной, то есть обязательной для выполнения всеми организациями.

09.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела