Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как происходит удостоверение формы внешнего представления электронного документа организацией, создавшей такой электронный документ?

ОТВЕТ: Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (часть третья ст.18 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Обратите внимание! В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 в ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству слова «При невозможности получения» замены словами «При отсутствии». Комментарий см. здесь.

Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архива организации.

Пример В организации есть система электронного документооборота, в которой создаются и подписываются электронной цифровой подписью электронные документы. При этом в организации отсутствуют условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности. Это значит, что организации необходимо создавать, заверять и хранить копии формы внешнего представления электронных документов на бумажном носителе всех созданных электронных документов.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если СЭД, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Организация также вправе разработать свой перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»).

При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности (часть четвертая п.236 Инструкции по делопроизводству).

Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:

1. Электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием открытого ключа проверки ЭЦП лица, подписавшего соответствующий электронный документ.

Справочно Сертифицированные средства ЭЦП имеют сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия, или экспертное заключение, выданное Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь.

2. Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступной и понятной для восприятия человеком форме и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления ЭД (п.4 Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086, далее - Положение).

Для удостоверения формы внешнего представления электронного документа, который создан организацией, уполномоченному лицу организации необходимо:

• отобразить общую часть электронного документа на мониторе компьютера;

• проверить целостность электронного документа;

• в случае, если документ отвечает требованиям, установленным законодательством, распечатать форму внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;

• провести сверку формы внешнего представления электронного документа с формой внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, установить их идентичность и совершить удостоверительную надпись (п.7 Положения).

Удостоверительная надпись на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе придает ей юридическую силу (п.8 Положения).

Форма удостоверительной надписи приведена в приложении к Положению.

Удостоверительная надпись может совершаться:

• вручную;

• путем проставления штампа;

• средствами системы электронного документооборота;

• иным способом.

Справочно Удостоверительная надпись размещается ниже реквизита «Подпись». При отсутствии свободного места удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Если форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформлена более чем на одном листе, то все листы должны быть прошиты либо каждый лист должен быть заверен путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение, если иное не установлено законодательством (части вторая - третья п.9 Положения).

24.06.2019

Дмитрий Варнашов, документовед