Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Как учитывать дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года:

• как одно дело, при этом учитываются трудовые книжки работников, принятых на работу в соответствующем году, либо все трудовые книжки, хранящиеся в организации;

• только невостребованные трудовые книжки?

ОТВЕТ

Нормативными правовыми актами не установлен порядок отражения трудовых книжек в итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Данный порядок необходимо установить в локальном правовом акте организации.

Такой порядок может быть следующим.

Итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел, в первую очередь, необходима для архива организации, который на основе представленных сведений планирует свое комплектование. В связи с этим количество трудовых книжек не является для него информативным, так как они не передаются в архив.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 9 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Вариант 1. Дело «Трудовые книжки работников» можно не учитывать, в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел поставить «-».

Вариант 2. Дело «Трудовые книжки работников» при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года может учитываться как одно дело, в которое включены документы - трудовые книжки, независимо от их количества. Тогда в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры указывается количество дел «1», где «1» будет показывать, что данное дело заведено, а конкретное их количество учтено по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Вариант 3. Указать в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел организации только количество невостребованных трудовых книжек уволенных работников в текущем году.

Данные сведения отразят количество невостребованных трудовых книжек, которые поступят в архив.

Вариант 4. Указать в графе 3 «Кол-во томов (частей) дела» номенклатуры дел общее количество трудовых книжек, находящихся на оперативном хранении в кадровой службе.

Данные сведения отразят конкретное количество дел, находящихся в делопроизводстве кадровой службы.

Несмотря на хранение трудовых книжек в организации на протяжении всего периода работы, они с учетом их специфики не относятся к категории переходящих дел.

Справочно К переходящим относятся следующие категории дел: • дела, которые ведутся на протяжении 2 или более лет до окончательного разрешения вопроса (например, документы о реконструкции или строительстве объекта недвижимости (планы, отчеты, акты, докладные записки и др.)); • дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы (например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок, книга замечаний и предложений и др.); • дела с распорядительными, инструктивными, методическими документами, поступающими в организацию и формируемыми в отдельное дело на протяжении 2 или более лет с учетом их объема. Например, в организацию в течение делопроизводственного (календарного) года может поступить несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности (подп.2.8.6 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Невостребованные трудовые книжки включаются в опись дел кадровой службы по году увольнения работника, где одна трудовая книжка составляет одно дело.

С учетом изложенного целесообразно применять вариант 1 учета количества томов (частей) дела с трудовыми книжками.

03.04.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела