Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы необходимо хранить на работников, на которых не ведутся личные дела? Каковы правила и сроки хранения для данных документов?

ОТВЕТ: Необходимость ведения первичных учетных документов о труде зафиксирована в ст.52 Трудового кодекса РБ.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы работнику и др. Состав документов о труде определяется как Трудовым кодексом РБ, так и иными актами законодательства о труде и ведении делопроизводства. В частности, наниматель обязан в установленном порядке оформлять и хранить в течение установленных сроков трудовые договоры (контракты), заключаемые с работниками, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, личные учетные карточки работников и др. Соответствующие документы должны оформляться на каждого работника независимо от того, ведется на него личное дело или нет.

Указанные документы следует оформлять и формировать в дела в соответствии с требованиями государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

Все создаваемые в организации документы должны храниться в течение установленных сроков. Сроки хранения документов, в т.ч. кадровых, определяются на основании перечней типовых документов. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006).

Состав документов личного дела установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция). Документы, которые создаются при оформлении, изменении и прекращении трудовых отношений с работниками, на которых личные дела не ведутся, должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, заявления, направления на работу, представления, иные документы формируются в отдельное дело, включаемое в номенклатуру дел организации под заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел». Перечнем-2006 для таких документов установлен срок хранения 3 года (п.224).

Трудовые договоры (контракты) с работниками согласно п.8 Инструкции могут по решению кадровой службы либо включаться в личные дела, либо формироваться в отдельные дела согласно номенклатуре дел. Согласно п.219 Перечня-2006 для трудовых договоров установлен срок хранения 3 года.

Сроки хранения приказов по личному составу определяются на основании п.16 Перечня-2001:

для приказов о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках - 3 года после проведения налоговой проверки (подп.16.3);

для приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, длительных и зарубежных командировках установлен срок хранения 75 лет (подп.16.4).

Личные учетные карточки, которые должны вестись на всех работников организации, хранятся в кадровой службе и объединяются в картотеку. После увольнения работников все личные карточки уволенных за соответствующий год формируются в отдельное дело и передаются в архив организации в установленном порядке. Срок хранения личных карточек - 75 лет (п.217 Перечня-2006).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 17.07.2009 № 48-З (с 23 октября 2009 г.), от 09.11.2009 № 51-З (с 1 декабря 2009 г.), от 31.12.2009 № 114-З (с 1 января 2010 г.) и от 30.12.2010 № 225-З (с 12 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.