Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы относятся к документам по личному составу?

ОТВЕТ: Согласно ст.52 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы работнику и др. К ним относятся, например, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель использования рабочего времени, личная учетная карточка работника, лицевой счет и др.

Официальное определение понятия «документы по личному составу» содержится в ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон № 3277-XII). Так, документы по личному составу - это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела (примечание).

Приведенное выше определение требует уточнения. Исходя из норм иных актов законодательства, а также сложившейся делопроизводственной практики, не все из перечисленных в законе документов включаются в состав личного дела работника (к примеру, документы о командировании, предоставлении отпусков, выплате заработной платы и др.).

В связи с этим более точным является следующее определение: документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

К числу документов по личному составу относятся, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Следует учитывать, что документы по личному составу образуются не только как результат закрепления трудовых отношений, но и в итоге учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, приказы об окончании обучения и др.).

Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, документоведы иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы из категории документов по личному составу исключаются. Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включаются не в описи дел по личному составу, а в описи дел постоянного хранения.

Документы по личному составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиям закреплена в ТК, Законе № 3277-XII, других актах законодательства. Документы по личному составу используются для удовлетворения законных прав и интересов граждан, в первую очередь, на социальное обеспечение (назначение пенсий, пособий, прочих социальных выплат и льгот). С помощью этих документов подтверждается трудовой стаж, размер полученного вознаграждения за трудовую деятельность, присвоенная квалификация и др.

Примечание. В состав личных дел включаются не подлинники указанных в Законе № 3277-XII документов, а их копии.

14.11.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании законов РБ от 06.01.2009 № 6-З (с 1 января 2009 г.), от 12.05.2009 № 19-З (с 16 июля 2009 г.), от 06.07.2009 № 37-З (с 1 августа 2009 г.), от 17.07.2009 № 48-З (с 23 октября 2009 г.), от 09.11.2009 № 51-З (с 1 декабря 2009 г.), от 31.12.2009 № 114-З (с 1 января 2010 г.) и от 30.12.2010 № 225-З (с 12 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.

С 18 декабря 2011 г. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на основании Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З утратил силу.