Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы следует сканировать при их передаче по электронной почте при оформлении исходящей документации?

ОТВЕТ: Нормативные правовые акты Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства не содержат требования к обязательности сканирования каких-либо видов документов при их доставке.

Существуют различные способы передачи или доставки документов:

• по каналам электросвязи (факсимильная связь, на адрес электронной почты, по системе межведомственного документооборота);

• фельдъегерской или специальной связью;

• нарочным (курьером);

• по почте (простым или заказным почтовым отправлением) и др.

Выбор способа передачи и доставки документов осуществляет их отправитель.

Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Особенностью является направление ответа (уведомления) на электронное обращение заявителя, поступившее в государственные органы и иные государственные организации.

Так, ответы (уведомления) на электронные обращения направляются на адрес электронной почты заявителей, указанный в электронных обращениях (п.5 ст.25 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. следует руководствоваться ст.25 Закона в ред. Закона от 28.06.2022 № 176-З.

При этом ст.25 Закона не устанавливает, что ответы (уведомления) должны направляться путем сканирования ответа (уведомления), подписанного руководителем, или что такие ответы (уведомления) допустимо направлять без сканирования. В то же время п.6 ст.25 Закона предусмотрены требования к содержанию ответа на электронное обращение, которыми определено, что вместо реквизита «подпись» должны быть указаны фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы руководителя государственного органа или иной государственной организации либо лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения.

Таким образом, при направлении ответа на электронное обращение граждан или юридических лиц сканировать его не обязательно.

Справочно Подробнее см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

17.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела