Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы в организации подлежат брошюрованию? В каком порядке их необходимо брошюровать?

ОТВЕТ: Все документы необходимо хранить в скоросшивателях. Документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет, должны быть подшиты или переплетены.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре (часть первая п.214 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях (п.189 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.189 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Справочно Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.3.2.35 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)).

Под брошюровкой понимают размещение листов в переплетах или твердых папках. Для отдельных видов документов нормативными правовыми актами устанавливаются обязательные требования к их брошюровке, например:

• первые экземпляры записей актов, составленные в течение года, формируются и брошюруются в хронологическом порядке в книгу регистрации актов гражданского состояния (часть четвертая п.10 Положения о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.12.2005 № 1454);

• по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и брошюруются (п.25 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15) и др.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения необходимо подшивать не менее чем в четыре прокола или переплетать. Порядок систематизации документов в деле зависит от вида документов, включенных в него по различным принципам: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др. (часть первая п.172, п.184 Инструкции по делопроизводству).

19.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела