Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие документы в организации подлежат обязательной регистрации?

Существует ли в действующем законодательстве норма, регламентирующая обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

Возможно ли возложить регистрацию отдельных категорий документов на разные отделы?

ОТВЕТ: Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). Как правило, указанная схема находит свое отражение в положении, утверждаемом приказом руководителя организации.

Особенности организации работы с документами, в т.ч. регистрации входящей и исходящей корреспонденции, регулируются главой 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

В соответствии с Инструкцией регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки, например, регистрация документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Согласно Примерному перечню документов, не подлежащих регистрации, содержащемуся в приложении 5 к Инструкции, не обязательно регистрировать следующие категории документов:

1) документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;

2) заявки, наряды, разнарядки;

3) поздравительные письма и телеграммы;

4) программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

5) пригласительные билеты;

6) печатные издания (книги, журналы, газеты);

7) рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);

8) письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;

9) информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);

10) формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ.

Вместе с тем допускается децентрализованная регистрация документов при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

Как свидетельствует практика, организации имеют множество договоров (контрактов) со своими контрагентами, поэтому представляется целесообразным регламентировать локальным актом порядок регистрации входящих и исходящих проектов договоров, дополнительных соглашений к ним, а также иной подобной документации. Кроме того, в целях систематизации договоров (контрактов), а также соблюдения порядка их подготовки, заключения, осуществления контроля за их выполнением и исполнением полагаем необходимым вести отдельный реестр договоров.

Такая регламентация возможна в виде специального положения, включающего в себя требования к организации договорной работы и деятельности подразделений и должностных лиц. Целесообразно включить в такое положение нормы, регламентирующие подготовку, прохождение, порядок визирования, подписания, отправления договоров, рассмотрение разногласий, а также контроль за их реализацией. При этом при подготовке соответствующего локального документа следует учитывать требования действующего гражданского законодательства.

08.11.2012 г.

Юлия Гребенева, юрист, член общественного объединения «Белорусский республиканский Союз юристов»