Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какие локальные нормативные правовые акты (далее - ЛНПА) необходимо разрабатывать в делопроизводстве при работе с электронными документами и организации их архивного хранения?

ОТВЕТ: Порядок ведения делопроизводства в организациях должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству (п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

В дополнение к инструкции также должна разрабатываться и ежегодно утверждаться номенклатура дел организации. Что касается архива организации, то порядок его работы должен быть закреплен в положении об архиве, где будут определены его функции и задачи. Также в организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, функции которой определяются в положении о ней.

При использовании электронных документов и, в частности, при внедрении в организации системы электронного документооборота (далее - СЭД) указанные ЛНПА организации, как правило, дополняются соответствующими нормами, учитывающими особенности работы с документами в электронном виде.

Так, инструкция по делопроизводству организации может быть дополнена соответствующими пунктами или при необходимости отдельной главой, в которых будут отражены особенности работы с документами в электронном виде (порядок их создания, согласования, регистрации и др.).

Учитывая, что в большинстве случаев в организациях, внедряющих СЭД, документооборот носит смешанный «бумажно-электронный» характер и в СЭД отражаются процессы работы как с электронными, так и с бумажными документами, выделять делопроизводственные нормы по работе с документами в электронном виде в отдельный ЛНПА чаще всего нецелесообразно.

Вместе с тем отдельно могут быть утверждены инструкции, определяющие организационно-правовые аспекты использования СЭД (например, ответственность работников за соблюдение порядка использования СЭД, обеспечение конфиденциальности хранимых в ней документов и др.).

Положение об экспертной комиссии также может быть дополнено соответствующими нормами, согласно которым на такую комиссию возлагаются обязанности по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде и информационных ресурсов организации.

Что касается положения об архиве организации, то функции архивного хранения документов в электронном виде могут быть возложены как на действующий архив организации, так и на отдельный специально создаваемый для этого архив (п.4 Правил работы архивов организаций государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143).

В случае если отдельный архив для хранения документов в электронном виде в организации не создается и функции по хранению таких документов возлагаются на действующий архив, положение о нем может быть дополнено соответствующими нормами (функциями, задачами и др.). Если же для хранения документов в электронном виде создается отдельный архив (отдельное подразделение), то в таком случае необходимо разработать отдельное положение о таком архиве.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Номенклатура дел организации».

04.09.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года