Материал помещен в архив

Диана Василевская
специалист по делопроизводству

18.01.2022

ВОПРОС

Какие место и сроки хранения характеристик, введенных на основании Декрета от 12.10.2021 № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь»?

ОТВЕТ

Определяет организация с учетом следующего.

1. Если на работу принимается работник, на которого личное дело не заводится в соответствии с ч.2 п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, характеристики включаются в отдельное дело.

Справочно Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (ч.2 п.2 Инструкции № 2).

Срок хранения дела с характеристиками работников, на которых не заведены личные дела, - 15 лет ЭПК (п.643 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

2. Если на работу принимается работник, на которого личное дело заводится в соответствии с ч.2 п.2 Инструкции № 2, есть три варианта хранения характеристик:

- вариант 1: в деле с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшими в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.).

В данном случае речь идет не о том, что характеристика буквально является основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (назначении на должность), как, например, заявление или трудовой договор (контракт).

При этом, если характеристика будет содержать дискредитирующую информацию о работнике, трудоустройство может стать невозможным.

Срок хранения дела - 3 года (п.644 Перечня № 140).

Преимуществом данного варианта является то, что не придется заводить отдельное дело для хранения характеристик (как правило, указанные дела заводятся кадровыми службами многих организаций): их хранение можно организовать в уже заведенном деле;

- вариант 2: в личном деле работника.

Так, при формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается справка-объективка (абз.5 п.7 Инструкции № 2).

Характеристика и справка-объективка являются разными документами, но выполняют схожие функции.

Справочно Справка-объективка отличается от характеристики тем, что в справках используется трафаретная и анкетная форма представления информации, предполагающая статистическую констатацию фактов биографии и трудовой деятельности работника. Рассматриваемая же характеристика также использует трафаретную и анкетную форму представления информации с дополнительным более подробным описанием профессиональных, личностных и моральных качеств работника, его места в коллективе, отзывом о его деятельности и др.

На этом основании, по мнению автора, характеристику целесообразно включать в состав личного дела. При этом возникает вопрос: после какого из документов личного дела необходимо расположить характеристику?

В Инструкцию № 2 с момента ее утверждения (то есть с 2004 года) не вносились изменения. Соответственно, она не может в полной мере урегулировать новые аспекты, возникающие в отношении порядка формирования и ведения личных дел работников.

Апеллирование в данном вопросе к п.8 Инструкции № 2 является некорректным, так как эта норма установила перечень документов, которые включаются в состав личного дела в процессе его ведения (то есть речь идет про документы, которые включатся в состав личного дела после приема на работу и заведения личного дела).

Срок хранения - 75 лет (п.638.3 Перечня № 140);

- вариант 3: в отдельном деле.

Отдельное дело может быть заведено по решению кадровой службы в случае значительного количества характеристик. В данном случае «значительное количество» является показателем оценочным и субъективным.

Справочно Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Срок хранения характеристик на работников, для которых Инструкция № 2 предусматривает заведение личных дел, Перечнем № 140 не установлен.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Таким образом, организация по своему усмотрению может установить срок хранения для дела с характеристиками.

Дополнительно по теме • Протокол заседания ЭК об увеличении срока хранения документов (пример).

Дополнительно по теме • Необходимо ли дополнительно в номенклатуру дел включать дело с характеристиками, предусмотренными Декретом от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», выдаваемыми по запросам иных организаций? Какой заголовок дела будет с этими документами?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.