Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким образом должна быть обеспечена связь между частями гибридного дела, сформированного в делопроизводстве организации?

ОТВЕТ: Зависит от функциональных возможностей АС ДОУ. При передаче «электронной» части гибридного дела вместе с иными метаданными должна передаваться информация о частях дела.

В делопроизводстве организации могут формироваться гибридные дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения, содержащие электронные документы и документы на бумажном носителе.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив организации, после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков хранения.

Гибридные дела постоянного и временного хранения, которые передаются в архив организации, по окончании календарного (делопроизводственного) года подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) электронные документы формируются в электронное дело (п.73 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

Указанным делам присваивается один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел. В рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.3 п.73 Инструкции № 19 третье предложение («В рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.») исключено постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) документы в электронном виде формируются в электронное дело.

Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок (часть четвертая п.237 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Инструкция № 19 не уточняет, как именно АС ДОУ должна обеспечивать связь между частями (электронной и на бумажном носителе) гибридного дела. Данная связь будет обеспечиваться исходя из функциональных возможностей конкретной системы. В свою очередь, Инструкция № 4 не уточняет, каким образом должна обеспечиваться связь между частями гибридного дела (помимо присвоения указанным частям одинаковых индекса по номенклатуре дел и заголовка).

Стоит отметить, что документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными (часть вторая п.13 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.13 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Справочно Метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени (абзац 12 п.7 вышеназванных Правил).

Электронные дела формируются в АС ДОУ (п.16 Инструкции № 19). Соответственно, при передаче в архив организации «электронной» части гибридного дела вместе с иными метаданными должна передаваться информация о наличии части данного дела на бумажном носителе.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.16 Инструкции № 19 исключен постановлением № 117.

12.11.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела