Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каким образом и в каком порядке заверяют копии документов об образовании (аттестат, диплом, свидетельство и др.)?

Необходимо ли подпись должностного лица, заверившего данные документы (копии документов), удостоверять печатью субъекта хозяйствования (юридического лица)?

ОТВЕТ: При ксерокопии указанных документов об образовании для внутреннего пользования их дополнительное удостоверение не требуется.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке, включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п.15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Общий порядок заверения копий документов определен п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.64 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Порядок заверения копий зависит в том числе от способа их изготовления.

При этом организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации, документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» и иными актами законодательства (часть тринадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Так, копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела работника как на этапе его формирования, так и на этапе его ведения, не попадают под действие части тринадцатой п.64 Инструкции по делопроизводству. В связи с этим копии таких документов могут быть заверены либо учреждением образования, выдавшим их, либо нотариально.

В то же время копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи (так называемые ксерокопии) и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (часть одиннадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Так как личное дело формируется и ведется в организации для внутреннего пользования, то при включении в него ксерокопий документов об образовании их дополнительное удостоверение, по мнению автора, не требуется.

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела