Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким образом правильно указать в листе-заверителе личного дела количество подшитых и пронумерованных листов, если в него включены листы под литерными номерами?

Например:

В деле подшито и пронумеровано 40 (сорок) листов, в т.ч.:

литерные номера: 26а

пропущенные номера: нет

+ листов внутренней описи: 2 (два)

или:

В деле подшит и пронумерован 41 (сорок один) лист, в т.ч.:

литерные номера: 26а

пропущенные номера: нет

+ листов внутренней описи: 2 (два).

ОТВЕТ: Согласно п.24 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Одним из требований к оформлению дел, передаваемых в архив, является составление заверительной надписи.

Пунктом 187 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), предусмотрено, что заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме и помещается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, наличие литерных и пропущенных номеров листов.

Особенностью личного дела является то, что листы включенных в него документов нумеруются в процессе ведения личного дела, а не при подготовке его к передаче в архив организации. Ошибки в нумерации листов личного дела могут быть обнаружены на любом этапе его жизненного цикла: как в процессе ведения, так и при подготовке к передаче в архив и на этапе архивного хранения.

В соответствии с требованиями части седьмой п.185 Инструкции по делопроизводству при наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. Если при нумерации листов дела были обнаружены незначительные ошибки, то для их исправления используются литерные номера листов.

Частью четвертой п.187 Инструкции по делопроизводству установлено, что при перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая надпись зачеркивается, но остается в деле. Если ошибки в нумерации листов незначительны, то они отражаются в заверительной надписи в строках «литерные номера» и «пропущенные номера». При этом общее количество листов, указанное в заверительной надписи, не меняется.

Таким образом, если в деле подшит 41 лист, из которых 40 листов пронумеровано в валовом порядке, а один - с использованием литеры (26а), то в заверительной надписи указывается общее количество листов дела - 40, а литерный лист (26а) учитывается в соответствующей строке.

Пример ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __ В деле подшито (вложено) и пронумеровано 40 (сорок) листов, в т.ч.: литерные номера: 26а пропущенные номера: + листов внутренней описи

Обратите внимание! При отсутствии ошибок в нумерации листов (литерных и (или) пропущенных номеров) слово «нет» в соответствующих строках не пишется. Это обусловлено тем, что ошибки в нумерации листов дела могут быть обнаружены уже после оформления листа-заверителя дела.

05.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела