Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким образом сведения об объеме документооборота могут быть использованы при установлении структуры и штатной численности службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в организации? Как объем документооборота влияет на выбор технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства?

ОТВЕТ: Структура, наименование и штатная численность службы ДОУ организации находятся в прямой зависимости от объема документооборота организации.

Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников (подп.144.5 п.144 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Структура и штатная численность службы ДОУ устанавливается государственным органом, иной организацией (далее - организация) самостоятельно с учетом действующих нормативных правовых актов. При необходимости структура и штатная численность организации, в том числе такого ее структурного подразделения, как служба ДОУ, устанавливается по согласованию с вышестоящим органом, иной организацией, в подчинении (в составе, системе) которой находится организация. Структура организации, а также штатная численность работников ее подразделений закрепляется в локальном нормативном правовом акте организации - структура и штатная численность.

Справочно При разработке структуры и штатной численности организации может использоваться унифицированная форма этого документа, включенная в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Наименование и возможная структура службы ДОУ устанавливаются организацией в соответствии с нормами п.6 Инструкции по делопроизводству: наименование службы ДОУ, ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться.

Таким образом, структура, наименование и штатная численность службы ДОУ организации находятся в прямой зависимости от объема документооборота организации, а также возложенных на нее задач и функций.

Порядок определения количественных показателей объема документооборота в организации четко определен в п.144 Инструкции по делопроизводству. При определении степени загруженности службы ДОУ и ее отдельных работников с учетом объема документооборота, а на этом основании и штатной численности работников службы ДОУ, должны использоваться действующие нормативы по труду, разработка которых находится в компетенции Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Справочно В настоящее время такие нормативы в сфере документационного обеспечения управления в Республике Беларусь не разработаны. В то же время в Межотраслевых нормативах времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45, содержатся отсылки на нормы и нормативы, связанные с соответствующей сферой деятельности, разработанные в советское время, в том числе: • «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию». М. Экономика, 1988; • «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», М. ЦБНТ, 1999; • «Межотраслевые нормативы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах», Минск, НИИ труда, 2003.

В установленном порядке государственные органы, иные организации с учетом положений межотраслевых нормативов по труду и специфики своей деятельности вправе разрабатывать также свои нормы и нормативы.

Аналогичным образом сведения об объеме документооборота используются и при выборе технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства.

В подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству установлено, что журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Значит, при превышении указанного объема регистрация документов должна осуществляться на регистрационно-контрольных карточках или в регистрационно-контрольных формах в автоматизированной системе ДОУ.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 октября 2019 г. в подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39: «При необходимости журналы могут быть дополнены графами "Расписка в получении", "Вид документа", "Срок получения ответа" и др.».

10.02.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела