Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким образом устанавливаются сроки хранения документов по охране труда, не указанные в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)?

ОТВЕТ: Сроки хранения документов в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей устанавливаются на основании перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее - Перечень).

В Перечне (глава 24 «Охрана труда») не упоминается акт ввода оборудования в эксплуатацию и соответственно невозможно определить сроки хранения данного документа.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) или экспертной комиссией (далее - ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (часть вторая подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Информация о сроках хранения документов указывается в сводной номенклатуре дел организации, которая составляется ежегодно, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

Центральная экспертная комиссия (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций - с ЦЭК вышестоящих организаций.

Центральная экспертная комиссия (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Основные функции ЦЭК (ЭК):

• проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

• согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений;

• осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций;

• принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.

Центральная экспертная комиссия (ЭК) - совещательный орган, решения которого утверждаются руководителем организации.

Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами.

Непосредственный отбор документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

25.11.2015

Сергей Жартун, директор общества с дополнительной ответственностью «ПрофиТруд»