Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каким перечнем следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел в учреждении образования, если сроки хранения документов (например, приказы по административно-хозяйственным вопросам), указанные в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - постановление № 140, Перечень типовых документов)), отличаются от сроков, приведенных в перечне документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (приложение к постановлению Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 (далее - ведомственный Перечень))?

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

ОТВЕТ: При наличии противоречий между положениями ведомственного Перечня и Перечня типовых документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов.

Перечень типовых документов установлен постановлением № 140, которое имеет статус нормативного правового акта Республики Беларусь, то есть межведомственного, и сфера его действия распространяется на все государственные органы и организации Республики Беларусь.

Ведомственные перечни разрабатываются на основании части пятой ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.6 ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Так, государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения. Такие перечни отражают состав документов, образующихся в деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций.

Кроме того, нормативный правовой акт, принятый государственным органом, имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту государственного органа одного уровня, если государственный орган, принявший такой акт, специально уполномочен на регулирование определенной области общественных отношений (часть одиннадцатая ст.10 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. взамен Закона № 361-З действует Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Нормативный правовой акт, в том числе временный, принятый (изданный) нормотворческим органом (должностным лицом), имеет большую юридическую силу по отношению к нормативному правовому акту другого нормотворческого органа (должностного лица) одного уровня, если нормотворческий орган (должностное лицо), принявший (издавшее) такой акт, специально уполномочен на правовое регулирование определенной сферы общественных отношений (п.12 ст.23 Закона № 130-З). Комментарий см. здесь.

Министерство юстиции Республики Беларусь - республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (подп.5.1 п.5 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605). В соответствии с возложенными на него задачами Министерство юстиции Республики Беларусь утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков их хранения (абзац 5 подп.6.30 п.6 названного Положения).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.6.30 п.6 Положения № 1605 в ред. постановления Совмина от 23.08.2022 № 545.

Таким образом, приоритет имеет Перечень типовых документов.

Ведомственные перечни документов подлежат приведению в соответствие с изменениями, внесенными в Перечень типовых документов постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 (далее - постановление № 56).

До внесения изменений, если сроки хранения документов, определенные в ведомственном Перечне, отличаются от сроков, закрепленных в Перечне типовых документов, применяются сроки хранения документов, установленные в Перечне типовых документов.

Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, на основании которого составлялась номенклатура дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменение сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии (ЭК)) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (подп.2.8.4 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Перечень типовых документов в редакции постановления № 56 действует с 22 марта 2018 г.

Таким образом, учреждениям образования необходимо внести изменения в номенклатуру дел, составленную на 2018 год, в случае расхождения сроков хранения документов, указанных в Перечне типовых документов, со сроками ведомственного Перечня, согласовать их с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией).

Справочно Подробно см. «В перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) были внесены изменения сроков хранения документов согласно постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. Необходимо ли в связи с этим вносить изменения в номенклатуру дел организации?».

31.08.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела