Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «П»): Ни в ранее действовавших, ни в новом Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), нет пункта, на основе которого можно было бы установить срок хранения заведенного в организации дела «Согласия физических лиц на использование в рекламе имени, высказывания, образа».

Какими нормативными документами воспользоваться для установления срока хранения данного дела?

ОТВЕТ: Ключевым законодательным актом, регламентирующим сферу рекламной деятельности, является Закон РБ от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» (далее - Закон).

Так, согласно ст.29 Закона рекламодатель и рекламораспространитель обязаны хранить материалы или их копии, содержащие рекламу (за исключением рекламы, размещаемой (распространяемой) в сети Интернет), включая все вносимые в них последующие изменения, в течение 6 месяцев со дня последнего размещения (распространения) ее рекламораспространителем, а рекламопроизводитель - со дня исполнения им договора о выполнении работы по производству рекламы.

Также согласно данной статье Закона рекламораспространитель обязан хранить в установленном порядке копии истребованных в соответствии с Законом документов в течение 6 месяцев со дня последнего размещения (распространения) им рекламы, а рекламопроизводитель - со дня исполнения им договора о выполнении работы по производству рекламы.

При установлении сроков хранения документов, в которых закреплено согласие физических лиц на использование в рекламе их имени, высказываний, образа, следует учитывать нормы указанной статьи. С учетом норм Закона представляется, что, хранение таких документов рекламораспространителем должно осуществляться не менее чем в течение 6 месяцев после последнего размещения (распространения) рекламы (за исключением рекламы, размещаемой (распространяемой) в сети Интернет).

Для более точного определения срока хранения документов (документированной информации) рекомендуется провести тщательный анализ всех нормативных актов, принятых в развитие указанного Закона, а также регулирующих размещение рекламы в сети Интернет. В случае если обнаружится, что срок хранения данных документов (документированной информации) в законодательстве не закреплен, то определить его следует на заседании экспертной комиссии (далее - ЭК) организации в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

В частности, решение об установлении сроков хранения документов должно быть отражено в протоколе заседания ЭК, который подлежит утверждению руководителем организации.

Также следует обратить внимание, что «согласие», как вид документа, общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» не предусматривает. В указанной ситуации правомерным будет создание такого вида документа, как «заявление» (заявление о согласии на использование в рекламе имени, высказывания, образа), поскольку под заявлением обычно понимается ходатайство граждан о содействии в реализации своих прав, свобод и (или) законных интересов, не связанное с их нарушением.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»