Материал помещен в архив

ВОПРОС: В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), не отражены сроки хранения контрактов с иностранными юридическими лицами (глава «Внешнеэкономическая деятельность» отсутствует).

Согласно пп.66 и 1020 Перечня договоры (контракты) по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним, а также договоры о материально-техническом обеспечении и документы к ним должны храниться 3 года после окончания срока действия договора (контракта), проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Какой срок хранения устанавливается для контрактов с иностранными юридическими лицами о поставке продукции на внешний рынок?

Можно ли ссылаться на п.375 главы 18 «Операционное обслуживание физических и (или) юридических лиц» Перечня при определении срока хранения таких контрактов?

Какой срок хранения у контрактов на закупку сырья, материалов, оборудования у иностранных юридических лиц (раньше в организации им устанавливался срок хранения «Постоянно»)?

ОТВЕТ: Для организаций (кроме банков и небанковских кредитно-финансовых организации) срок хранения контрактов с иностранными юридическими лицами определяется на основании главы 39, пп.66 и 1020 Перечня.

Нормы главы 18 «Операционное обслуживание физических и (или) юридических лиц» Перечня распространяются лишь на документы, образующиеся в деятельности банков и небанковских кредитно-финансовых организаций. В связи с этим, например, нельзя на производственном предприятии использовать п.375 Перечня для установления срока хранения дела, содержащего договоры с иностранными юридическими лицами.

Отдельная глава по внешнеэкономической деятельности в Перечень не включена, так как сроки многих документов, отражающих внешнеэкономическую деятельность, соответствуют срокам хранения аналогичных документов, сопровождающих осуществление экономической деятельности хозяйствующих субъектов в пределах Республики Беларусь.

При этом необходимо отметить, что в Перечень включена глава 39 «Международное сотрудничество», содержащая сроки хранения ряда документов, сопровождающих международное сотрудничество как на государственном уровне, так и на уровне отдельных организаций, в том числе заключение и реализацию международных договоров. При этом глава 39 Перечня ориентирована в первую очередь на определение длительных сроков хранения документов, значимых для истории государства и общества, в том числе отражающих принятие и реализацию политики государства в области международного сотрудничества, а также играющих существенную роль при определении стратегии международного делового сотрудничества для конкретной организации. Например, в соответствии с п.992 Перечня следует определять сроки хранения договоров (соглашений) о международном сотрудничестве, заключаемых с представителями иностранных организаций, если такие договоры (соглашения) определяют рамки будущего сотрудничества, фиксируют намерения организаций к взаимной деятельности в определенной сфере и т. п.

Вместе с тем при определении сроков хранения договоров (контрактов), документирующих условия конкретных поставок (реализации) продукции на внешний рынок, а также договоров (контрактов) о закупке сырья (материалов, оборудования) у иностранных юридических лиц, заключаемых на основе подписанных ранее рамочных соглашений о сотрудничестве, представляется целесообразным определять их срок хранения на основе пп.66 и 1020 Перечня.

Если ранее в организации для подобных договоров (контрактов) устанавливался более длительный, чем в пп.66 и 1020 Перечня срок или даже постоянный срок хранения, что является оправданным с точки зрения практики деятельности организации, ценности содержания документов и т. д., то в соответствии с действующим законодательством по делопроизводству и архивному делу (в том числе Перечнем) можно увеличивать сроки хранения документов по сравнению с теми, которые закреплены в законодательстве.

Согласно п.9 примечаний к Перечню увеличение сроков хранения документов, закрепленных в нем, допускается по решению экспертной комиссии организации. Соответствующее решение в организации должно быть оформлено протоколом заседания экспертной комиссии.

Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, должны быть согласованы с соответствующими государственными архивами. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться пп.66, 375, 992 и 1020 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Справочно Подробнее см. раздел подборки «Хранение документов в организации».

18.08.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года