Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каков порядок удостоверения и применения электронных копий документов на бумажном носителе?

ОТВЕТ: В организациях могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе (далее - электронные копии).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или полученного ею:

• при исполнении документа с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения;

• при отправке посредством электронной почты, СЭД или межведомственного электронного документооборота;

• для публикации на официальном сайте организации.

Документ, поступивший в организацию в виде электронной копии, приравнивается к ЭД и подлежит регистрации, исполнению и хранению. В таком случае досылка оригинала на бумажном носителе не требуется.

Порядок изготовления и использования электронных копий закрепляется локальным правовым актом организации (пп.53, 54 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.53 и 54 Инструкции № 19 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Процесс изготовления электронных копий включает следующие этапы:

• создание электронных отображений документов на бумажном носителе (далее - электронные отображения);

• контроль качества полученных электронных отображений;

• удостоверение электронных копий.

Создание электронных отображений осуществляется путем сканирования оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации в СЭД) и сохранения в графическом формате. Процесс сканирования должен обеспечивать получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст и все внешние особенности оригинала документа (пп.57, 58 Инструкции № 19).

При сканировании не допускается наличие на документах посторонних предметов. Если бумажный оригинал содержит цветные элементы (подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба Республики Беларусь и т. д.), то электронное отображение должно быть цветным.

При сохранении электронных отображений в графическом формате каждому файлу присваивается уникальное имя (включением регистрационного индекса документа).

Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате.

Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП лица, изготовившего электронные отображения. Дополнительно электронные копии могут удостоверяться ЭЦП организации (часть первая п.61 Инструкции № 19).

Учет электронных копий ведется путем внесения следующих сведений в регистрационно-контрольную карточку документа, для которого создана электронная копия:

• дата изготовления электронной копии;

• имя файла;

• указание на место хранения;

• должность, инициалы и фамилия лица, изготовившего электронную копию.

Указанные сведения наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (или обороте) первого листа документа штампом, вручную или в виде штрих-кода (при наличии технической возможности) (пп.62, 63 Инструкции № 19).

Электронные копии находятся на оперативном хранении в течение сроков, предусмотренных для оригиналов. При передаче бумажных оригиналов на хранение в архив организация самостоятельно определяет целесообразность передачи электронных копий в архив или их уничтожения (п.65 Инструкции № 19).

Обратите внимание! Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив организации (с временными (до 10 лет) сроками хранения), допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения. В таких случаях уничтожение документов на бумажном носителе оформляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4) (п.67 Инструкции № 19).

Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения закреплен в главе 16 Инструкции № 4.

Так, дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п.208 Инструкции № 4).

Сроки хранения документов установлены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, акт о выделении к уничтожению может издаваться только в отношении документов и дел с истекшими сроками хранения.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, приведена в приложении 17 к Инструкции № 4.

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, требует указания в графе 7 срока хранения дела (тома, части) и номера пункта (статьи) по Перечню.

Однако если осуществляется уничтожение документов на бумажных носителях с временными (до 10 лет) сроками хранения после создания и удостоверения их электронных копий, то на какие статьи Перечня нужно ссылаться, если (де-факто) сроки хранения документов еще не истекли?

Ответ содержится в п.176 Инструкции № 4, в соответствии с которым одной из функций экспертной комиссии организации является определение сроков хранения документов в соответствии с законодательством.

Принимаемые решения ЭК оформляются протоколами (п.177 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.177 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

В графе 8 «Примечание» акта о выделении к уничтожению документов и дел необходимо указать, что для документов на бумажных носителях были созданы в установленном порядке электронные копии, а уничтожение документов необходимо согласовать с ЭК организации.

Пример Создана электронная копия документов. Протокол ЭК от 16.04.2019 № 7

25.04.2019

Дмитрий Варнашов, документовед