Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каковы правила составления итоговой записи к законченной описи дел?

ОТВЕТ: К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись.

Законченные описи дел, состоящие из годовых разделов сводных описей дел, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Пример В итоговой записи к первому годовому разделу описи указано: «В данный раздел описи внесено 85 (восемьдесят пять) дел с № 1 по № 85. Литерные номера: 2а, 10а. Пропущенные номера: 80, 82». Итоговая запись к последующему разделу описи содержит следующую информацию: «В данный раздел описи внесено 100 (сто) дел с № 185 по № 285. Литерные номера: 200а». Общая итоговая запись к законченной описи, состоящей из двух разделов, будет оформлена следующим образом: «Всего в опись включено 286 (двести восемьдесят шесть) дел с № 1 по № 285 за 1995-2000 годы. Литерные номера: 2а, 10а, 200а. Пропущенные номера: 80, 82».

Если опись состоит из одного раздела и она считается законченной, к ней составляется одна итоговая запись.

Каждое изменение объема дел в законченной сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в общей итоговой записи к законченной сводной описи дел (п.217 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

14.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

10 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел временного хранения.