Материал помещен в архив

ВОПРОС: Какую технологию уничтожения электронных документов необходимо использовать организации в соответствии с законодательством?

ОТВЕТ: Законодательство не установило требований к технологии уничтожения электронных документов.

Передача и прием электронных дел в архив организации осуществляются в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации двумя способами:

• по каналам электросвязи;

• на съемных носителях (часть первая п.16 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20)).

Хранение документов в электронном виде в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений (п.46 Правил № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.16 и 46 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Соответственно, законодательство допускает хранение электронных документов в архивах как на съемных носителях (например, компакт-диск с возможностью однократной записи), так и в информационной системе архива организации.

Для электронных дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется акт о выделении к уничтожению электронных документов и электронных дел, не подлежащих хранению. Электронные дела включаются в акт о выделении к уничтожению электронных документов и электронных дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт (пп.89 и 90 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.89 и 90 Инструкции № 19 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 117.

При уничтожении документов в электронном виде и электронных дел из архива организации изымаются все экземпляры документов в электронном виде. Съемные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации могут быть использованы для повторной записи информации. Съемные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются. В учетных документах архива организации делается отметка об их списании (п.96 Правил № 20).

Справочно В акте о выделении к уничтожению электронных документов (документов в электронном виде) и электронных дел, не подлежащих хранению, целесообразно отражать, каким способом было осуществлено их уничтожение.

Таким образом, в нормативных правовых актах, которые регулируют порядок работы с электронными документами (документами в электронном виде) не установлены требования по использованию конкретных технологий уничтожения электронных документов, не подлежащих хранению. Организация вправе сама выбрать наиболее оптимальный способ их уничтожения .

Обратите внимание! При наличии в документах в электронном виде информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения: • использование специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания; • воздействие на поверхность съемного носителя магнитным полем (размагничивание); • механическое уничтожение съемного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным (п.97 Правил № 20).

03.09.2019

Дмитрий Варнашов, документовед