Пособие - навигатор от 18.12.2018
Автор: Лукьяненко Т.

Характеристика и рекомендательное письмо: правила составления и оформления

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ХАРАКТЕРИСТИКА И РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО: ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Каждому сотруднику кадровой службы нужно уметь составлять характеристику на работника или рекомендательное письмо. Сложнее всего первый раз подготовить отзыв на персонал о трудовой и общественной деятельности.

Каких-либо нормативно-правовых требований к составлению характеристик и представлений нет. Их содержание во многом зависит от практики, принятых в организации стандартов делопроизводства, образования и опыта сотрудников кадровой службы.

Для того чтобы облегчить работу кадровиков и работников, в чьи обязанности входит составление таких документов, приведем ряд правил и рекомендаций по их подготовке и оформлению.

Справочно

Характеристика - это документ, содержащий сведения о трудовой, общественной, учебной или иной деятельности гражданина (п.17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Рекомендательное письмо - это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

На сегодняшний день не предусмотрены унифицированные формы характеристики и рекомендательного письма. При их оформлении следует руководствоваться основными нормами и требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Характеристика

Критерий сравнения	Вид характеристики
	студентов или учащихся, прошедших соответствующую практику	обязанных лиц	при приеме на работу: внутренние и внешние (примечание 1)	при аттестации (аттестационные)	квалификационные, должностей работников
Форма	Произвольная. Текст следует излагать от третьего лица в настоящем или прошедшем времени (например, работает или работал, выполняет или выполнял и т. д.). Название документа - «ХАРАКТЕРИСТИКА». Обязательно следует указать, на кого составляется характеристика: приводится имя студента (практиканта, работника), его должность без сокращений
	Составляется на бланке организации или на листе формата А4 с проставлением штампа организации. В первом абзаце указываются:
	- наименование учреждения образования; - номер группы; - специальность; - квалификация; - период прохождения практики	- анкетные данные; - стаж работы в организации и в должности; - ученая степень и звание (если они имеются). Дополнительно можно сообщить сведения о полученном образовании (какие учебные заведения, где и когда окончил), продолжительности работы в других организациях, карьерном росте (какие должности занимал)
	В тексте необходимо указать, куда будет представлена характеристика
Отражает	1. Профессиональные характеристики и представления практиканта. 2. Уровень освоения программы практики. 3. Соблюдение установленных норм и правил (техники безопасности, технологической дисциплины, норм поведения и т. п.). 4. Посещаемость практики	Информацию об обязанном лице: 1) учет рабочего времени; 2) нарушения трудовой дисциплины, в том числе повлекшие уменьшение его заработной платы (табели учета рабочего времени, приказы об отстранении от выполнения работы и иные документы, подтверждающие факты нарушения трудовой дисциплины) (п.10 Положения о трудоустройстве родителей, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.01.2007 № 105, далее - Положение № 105)	Информацию о: 1) деловых и личностных, моральных качествах, организаторских способностях; 2) результатах работы, повышении профессиональных качеств; 3) наличии поощрений, правительственных наград; 4) причинах прекращения (расторжения) трудового договора (контракта); 5) привлечении к дисциплинарной, материальной ответственности (п.5 Положения о порядке согласования назначения лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.02.2015 № 68, далее - Положение № 68). От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 октября 2021 г. ч.2 п.5 Положения № 68 исключена постановлением Совмина от 14.10.2021 № 585	1. Профессиональные и деловые качества (примечание 2). 2. Конкретные результаты трудовой деятельности, личный вклад, качество выполненной работы. 3. Личностные качества (примечание 3). 4. Общий культурный уровень, кругозор	1. Сложность выполняемых функций. 2. Должностные обязанности. 3. Квалификационные требования (примечание 4). 4. Требования к знаниям
			Справочно Примеры оценок см. в примечании 5
Цель выдачи	Характеристика дается по фактическим результатам практики на основе комплексного анализа личностных и профессиональных данных практиканта и носит индивидуальный характер	Наниматель ежемесячно в течение 3 первых рабочих дней месяца, следующего за отчетным, обязан представлять в органы внутренних дел, органы по труду, занятости и социальной защите информацию об учете рабочего времени обязанных лиц, о нарушениях трудовой дисциплины обязанными лицами, в том числе повлекших уменьшение их заработной платы (табели учета рабочего времени, приказы об отстранении от выполнения работы и иные документы, подтверждающие факты нарушения трудовой дисциплины) (п.10 Положения № 105)	В разделе целевого назначения характеристики можно указать: «Дана для предъявления по месту требования». Характеристика является официальным документом и одним из видов характеристик, выдаваемых при необходимости администрацией организации сотруднику для ее дальнейшего представления по месту требования. Форма ее написания зависит от целей, для которых она необходима. Обратите внимание! Любой наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (п.11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», далее - Декрет № 5). Предлагаемая мера расширяет права нанимателя при решении кадровых вопросов. От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 октября 2021 г. в п.11 Декрета № 5 внесены изменения Декретом от 12.10.2021 № 6. Комментарии см. здесь	Для представления в аттестационную комиссию (не позднее чем за 10 дней до начала аттестации) на каждого работника, подлежащего аттестации, для информации о деловых и личностных качествах, отношении к работе аттестуемого и т. д. В случае несогласия с предложенной на ознакомление характеристикой работник, подлежащий аттестации, излагает причины своего несогласия на заседании аттестационной комиссии (п.12 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784, далее - Типовое положение об аттестации)	Для представления председателю соответствующего исполкома при назначения лица, уволенного по дискредитирующим обстоятельствам. Назначение лица на должность с нарушением требований, определенных Декретом № 5, будет основанием для увольнения этого лица в связи с нарушением установленных правил приема на работу (п.10 Декрета № 5). В свою очередь, нарушение порядка назначения на должность, предусмотренного Декретом № 5, выдача кандидатам на руководящую должность характеристик, содержащих заведомо недостоверную информацию, влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей. От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. в п.10 Декрета № 5 внесены изменения Декретом от 09.04.2020 № 1
Подпись	Характеристику практиканта подписывает руководитель организации, в которой осуществлялась практика, руководитель практики, руководитель структурного подразделения и т. п.	Руководитель организации, руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров или начальник отдела, в котором работает сотрудник, уполномоченное должностное лицо	Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя. Подписывает документ руководитель организации, но также желательна и подпись начальника отдела кадров или начальника отдела, в котором работает сотрудник	Руководитель вышестоящего государственного органа (организации) или уполномоченное им должностное лицо, руководитель структурного подразделения	Руководитель организации, руководитель вышестоящего государственного органа (организации)
	Подпись руководителя организации заверяется печатью организации. Дата указывается ниже, под подписями
Основные нормативные акты	1. Положение о практике студентов, курсантов, слушателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.06.2010 № 860. 2. Положение о практике учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ среднего специального образования, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11.07.2011 № 941. 3. Положение об организации производственного обучения учащихся, осваивающих содержание образовательных программ профессионально-технического образования, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.07.2011 № 953. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. действует Положение о практике учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ среднего специального образования, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 572. С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением об организации производственного обучения учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ профессионально-технического образования, утв. постановлением Совмина от 29.07.2022 № 497. Комментарий см. здесь	1. Декрет Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях». 2. Положение № 105	1. Декрет № 5 (п.9). 2. Положение № 68. От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 октября 2021 г. в п.9 Декрета № 5 внесены изменения Декретом № 6. Комментарии см. здесь	1. Типовое положение об аттестации. 2. Указ Президента Республики Беларусь от 14.03.2005 № 122 «О проведении аттестации руководящих работников государственных органов и иных организаций, должности которых включены в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь». 3. Положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, подчиненных Министерству сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, утвержденное постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 02.08.2010 № 50, и др.	1. Квалификационный справочник № 135. 2. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33. 3. Декрет № 5 (п.9)

Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо должно содержать (письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 08.10.2013 № 08-1-28/737 «О рекомендательных письмах»):

• информацию о периоде занятости в данной организации;

• краткую характеристику выполняемой сотрудником работы;

• описание его деловых и личностных качеств; уникальных умений;

• достижения сотрудника - какие конкретно обязанности им выполнялись, что позволит получить представление о его профессиональном уровне;

• объективные недостатки работника;

• рекомендации по его дальнейшему трудоустройству.

Как правило, объем текста рекомендации - один лист А4. Рекомендация оформляется на официальном бланке письма организации, за исключением случаев, когда ее составляет конкретный человек от себя лично.

Подписывает рекомендательное письмо непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения) или руководитель организации, где сотрудник работал.

В рекомендательном письме следует указать контактные данные лица, подписавшего его.

Информация, содержащаяся в рекомендательном письме, должна быть правдивой и соответствовать действительности, так как нередки обращения для уточнения и проверки сведений по телефонам, указанным в рекомендательном письме.

Примечание 1. Для целей дальнейшего использования характеристики подразделяются на:

• внутренние - используются только внутри организации (например, при переводе работника из одного структурного подразделения в другое; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т. п.);

• внешние - составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляются по месту требования (например, при призыве сотрудника военкоматом; при получении кредитов; при принятии решений государственными органами в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различных мер наказаний или награждений, и т. п.).

Примечание 2. К таким качествам относятся:

• уровень квалификации (глубина специальных, технических, экономических знаний), стремление повышать свою профессиональную компетентность;

• способность анализировать новую ситуацию и принимать соответствующие решения по возникшим проблемам;

• предприимчивость, умение оперативно принимать решения по достижению поставленной цели;

• способность в короткие сроки внедрять все новое, передовое в практику работы, наличие творческого подхода к делу;

• своевременность и степень выполнения должностных обязанностей, способность справляться с большим объемом работы;

• знание документов, регламентирующих трудовую деятельность;

• способность на практике применять функции руководителя (планировать, организовывать, регулировать, координировать, контролировать и анализировать работу подчиненных) (для руководителей, заместителей руководителей организации, структурных подразделений организации);

• владение иностранными языками (для работников внешнеэкономических служб).

Примечание 3. К таким качествам относятся:

• аналитическое мышление, гибкость ума, способность к обучению;

• настойчивость в реализации решений, принципиальность;

• гибкость и адаптивность (умение настраиваться на любую работу);

• способность не допускать конфликтных ситуаций;

• уравновешенность и самообладание при разрешении возникших конфликтов;

• уровень самоконтроля и степень уравновешенности при контакте как с руководством, так и с работниками коллектива;

• обязательность (внутренняя настроенность на выполнение своих обещаний);

• дисциплинированность, исполнительность.

Примечание 4. Для госслужащих регламентированы квалификационным справочником «Государственные должности государственных служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.10.2003 № 135 (далее - Квалификационный справочник № 135).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 января 2023 г. действует выпуск 34 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Государственные гражданские должности», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 31.10.2022 № 64.

Примечание 5.

Виды оценок	Положительный отзыв	Отрицательный отзыв
Объем выполняемой работы	Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании	Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примеры) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании
Умение анализировать и принимать решения	Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с решениями работника, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом	Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованны, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате
Умение планировать и организовывать	Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто вопросы и замечания работника оказываются полезны не только для него, но и для всей организации	Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, то часто не справляется своевременно с работой или же выполненная работа ненадлежащего качества. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно

18.12.2018

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»