Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Хранение испорченных (аннулированных) бланков строгой отчетности

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

19.04.2023

Испорченные (аннулированные) бланки строгой отчетности подлежат хранению.

В материале рассмотрено:

Понятие бланка строгой отчетности, сроки хранения

Требования к бланкам ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документам с определенной степенью защиты и специальным материалам, являющимся элементами (средствами) защиты бланков и документов от подделки либо содержащим элементы и (или) средства защиты от подделки, установлены Положением о требованиях к бланкам и документам, а также специальным материалам, утв. постановлением Минфина от 10.08.2022 № 34.

Справочно Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем) (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196).

На основе бланка строгой отчетности (БСО) оформляется документ по типовым формам, утвержденным:

• Минфином;

• иными республиканскими органами госуправления в соответствии с законодательством.

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (подп.3.2.10 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18)). Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (подп.3.1.3 п.3 СТБ 2059-2013).

Одно из направлений организации надлежащего учета БСО - установление определенного порядка уничтожения испорченных бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации не включаются, в номенклатуру дел включаются только документы, учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки (ч.1 п.161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В номенклатуру дел включаются документы, созданные на бланках строгой отчетности, и уже они имеют определенный срок хранения. Например:

• накладная - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.197 Перечня № 140);

• листок нетрудоспособности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.219 Перечня № 140).

Вопрос хранения БСО может возникнуть только лишь в отношении испорченных и (или) аннулированных бланков.

Дополнительно по теме • Алгоритм уничтожения испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности.

Хранение документов по уничтожению бланков строгой отчетности

Установлен срок хранения лишь приходно-расходных книг по учету бланков строгой отчетности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.239 Перечня № 140).

Приказ о назначении комиссии будет приказом по основной деятельности и должен храниться в соответствии с подп.21.1 п.21 Перечня № 140.

Остальные документы целесообразно сформировать в самостоятельное дело с заголовком «Документы об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков строгой отчетности (реестры, заключения, акты и др.)».

Срок хранения такого дела необходимо установить на заседании экспертной комиссии организации (ЭК) либо ЦЭК.

Справочно ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации (п.177 Инструкции № 4).

С учетом срока хранения приходно-расходных книг по учету БСО для такого дела можно установить срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Дополнительно по теме • Какой срок хранения документов об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков строгой отчетности (реестры, заключения, акты и др.)?