Материал помещен в архив

КОМАНДИРОВКА НЕ СОСТОИТСЯ: ВОЗВРАЩАЕМ ПРИОБРЕТЕННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Вряд ли сегодня можно найти организацию, сотрудники которой не направляются в служебные командировки.

При этом очень часто есть необходимость предварительного приобретения проездных документов (билетов).

Предварительное приобретение билетов может осуществляться как за наличный расчет, так и в безналичном порядке.

Вместе с тем могут сложиться такие обстоятельства, которые влекут за собой отмену командировки и, соответственно, необходимость возврата ранее приобретенных билетов.

При возврате билетов плата за их предварительную продажу не возвращается. За возврат билета также удерживается определенная сумма комиссии, размер которой зависит в т.ч. от срока возврата билета.

У бухгалтеров возникает вопрос: как следует отражать в бухгалтерском и налоговом учете расходы, связанные с возвратом билетов?

Для ответа на поставленный вопрос обратимся к нормам действующего законодательства.

Обязанность оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно установлена законодательством

Служебной командировкой согласно ст.91 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст.93 ТК).

Гарантии и компенсации при служебных командировках установлены ст.95 ТК.

Так, в частности, при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Таким образом, оплата расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно предусмотрена законодательством и обязательна для применения всеми субъектами хозяйствования.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. на основании Закона РБ от 08.01.2014 № 131-З ст.93 ТК изложена в новой редакции, в ст.95 ТК внесены изменения.

Справочно Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь утверждена постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Минфина РБ от 29.02.2008 № 29). Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115. От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 октября 2013 г. следует руководствоваться Инструкцией № 35 с изменениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 17.09.2013 № 62.

Возмещение расходов на проезд производится, как правило, двумя способами:

• проездные билеты приобретаются централизованно и выдаются командированным работникам перед выездом в командировку;

• командированному работнику выдается аванс на командировочные расходы, и проездной билет приобретает непосредственно работник.

Бухгалтерский учет централизованно приобретенных проездных билетов

В соответствии с типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденными постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее - Инструкция № 50), для обобщения информации о наличии и движении материалов предназначен счет 10 «Материалы».

На отдельном субсчете к счету 10 могут учитываться почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие аналогичные документы в сумме фактических затрат на их приобретение.

Иными словами, приобретенные билеты, если они приобретались в безналичном порядке или в централизованном порядке за наличный расчет, следует учитывать на отдельном субсчете к счету 10, название и назначение которого следует закрепить в учетной политике организации.

К примеру, это может быть субсчет 13 «Денежные документы» (аналогично счету 50 «Касса», как это было ранее предусмотрено Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденного постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89).

Принятие к бухгалтерскому учету фактически поступивших в организацию проездных билетов отражается записями:

Отмену командировки необходимо оформить приказом

При отмене командировки или замене работника, направляемого в командировку, также должен быть издан соответствующий приказ на отмену командировки или на замену работника, направляемого в командировку. Данный приказ служит также основанием для возврата билетов и отражения в учете расходов, возникающих при возврате билетов.

Отражение в бухгалтерском учете расходов, связанных с возвратом билетов

В соответствии с абзацем 9 п.2 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102), текущая деятельность - это основная приносящая доход деятельность организации и прочая деятельность, не относящаяся к финансовой и инвестиционной деятельности.

Расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие (п.8 Инструкции № 102):

• себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг;

• управленческие расходы;

• расходы на реализацию;

• прочие расходы по текущей деятельности.

Исходя из экономического смысла командировочные расходы учитывают, как правило, на счетах 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию».

В комментариях к бухгалтерским счетам Инструкция № 50 затраты, связанные с возвратом билетов, прямо нигде не поименованы. Не поименованы они и в составе прочих расходов по текущей деятельности.

Так, в частности, согласно п.13 Инструкции № 102 в составе прочих расходов по текущей деятельности учитываются:

• неустойки, штрафы, пени за нарушение условий договоров, уплаченные или признанные к уплате;

• другие доходы и расходы по текущей деятельности.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 января 2014 г. следует руководствоваться п.13 Инструкции № 102 в редакции постановления Минфина РБ от 31.12.2013 № 96.

Поэтому при отражении расходов, связанных с возвратом билетов, также следует исходить из экономического смысла этих затрат.

Отражение указанных затрат следует закрепить в учетной политике организации.

Для этого могут использоваться либо те же счета, что и для командировочных расходов, либо субсчет 8 «Прочие расходы по текущей деятельности» к счету 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности».

При возврате билетов в бухгалтерском учете производятся записи:

Если аванс на командировочные расходы выдается командированному работнику и им предварительно приобретается проездной билет, то такой приобретенный билет на счете 10-13 не отражается. Его стоимость учитывается в целом в составе командировочных расходов согласно авансовому отчету, составленному работником.

Если командировка работника по объективным причинам не состоялась, а приобретенный билет работником был сдан в кассу, то при возврате выданного аванса работник должен составить отчет и к нему приложить документ, подтверждающий удержанные расходы при возврате билета. К этому отчету бухгалтером прикладывается также приказ об отмене командировки.

В бухгалтерском учете при этом необходимо произвести записи:

Если расчеты за билет производились с использованием карточки, то возврату в кассу подлежит сумма денег, полученных за возвращенный билет. Разница между стоимостью приобретения и стоимостью возврата списывается аналогично.

Все затраты должны быть подтверждены первичным учетным документом

Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Формы первичных учетных документов, обязательных к применению всеми субъектами хозяйствования, приведены в перечне, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360.

Формы первичных учетных документов, не включенных в названный перечень, могут утверждаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ.

При этом организация, индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ.

Первичного документа, подтверждающего расходы по возврату билетов, вышеуказанным перечнем не предусмотрено. Поэтому такой документ может быть разработан самостоятельно организациями, реализующими проездные билеты.

При этом следует помнить, что перечень обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы, приведен в подп.1.4 п.1 Указа № 114.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. Указ № 114 на основании Указа Президента РБ от 21.07.2014 № 361 утратил силу. Требования к первичным учетным документам определены ст.10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Налоговый учет расходов, связанных с возвратом билетов

В соответствии с п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ (далее - НК) затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Перечень затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в ст.131 НК.

Так, в частности, согласно подп.1.6 п.1 ст.131 НК при налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК.

Расходы на возврат билетов не являются расходами на командировки, произведенные сверх норм. Поэтому оснований не учитывать их при налогообложении прибыли нет.

Вместе с тем эти расходы не являются расходами, связанными с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг.

Поэтому в составе непосредственно затрат учитывать их будет неправильным.

Расходы, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, следует отражать в составе внереализационных расходов (ст.129 НК).

Расходы по возврату билетов, безусловно, связаны с осуществлением деятельности организации и, следовательно, могут быть учтены в составе внереализационных расходов.

В составе внереализационных расходов расходы, связанные с возвратом билетов, прямо не поименованы. Однако основанием для их включения в состав внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, служит подп.3.27 п.3 ст.129 НК, согласно которому в состав внереализационных расходов включаются другие расходы, потери, убытки, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Для обоснования необходимости этих затрат в приказе на отмену командировки следует указать причины ее отмены. И если эти причины объективные (например, изменение производственных обстоятельств) или уважительные (к примеру, болезнь работника, направляемого в командировку), т.е. все основания включить указанные расходы в состав внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

03.09.2012 г.

Валентина Прохожая, экономист