Материал помещен в архив

КОММЕНТАРИЙ
к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Редакция Инструкции изложена с учетом современных реалий

Общие положения

Постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция).

До утверждения данной Инструкции юридические лица страны руководствовались нормами Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству). С принятием нового нормативного документа Примерная инструкция по делопроизводству утратила свою силу.

Инструкция разработана на основании ст.25 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Данной статьей предусмотрено, что государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Статьей 26 этого же Закона установлено, что общие требования к порядку документирования и организации работы с документами в республиканских и местных органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности устанавливаются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству. До мая 2006 г. функции такого уполномоченного органа выполнял Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ. После его преобразования в Департамент по архивам и делопроизводству со статусом структурного подразделения центрального аппарата Министерства юстиции РБ (с правом юридического лица) республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства, стало именно Министерство юстиции РБ. В связи с этим новая Инструкция утверждена постановлением соответствующего министерства, несмотря на то, что имеет тот же правовой статус, как и действовавшая ранее Примерная инструкция по делопроизводству.

В соответствии с Законом РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон о нормативных правовых актах) Инструкция является актом законодательства, обязательным для исполнения всеми государственными органами и организациями страны. Особо отметим, что установленные Инструкцией нормы распространяются на организации как государственной, так и негосударственной формы собственности.

Общие подходы к организации и ведению делопроизводства в государственных и негосударственных структурах в целом идентичны и основаны на классических принципах, выработанных еще советской школой документоведения, адаптированных к современным реалиям (национальное законодательство, внедрение новых информационных технологий в документирование и организацию работы с документами и т.п.). Абсолютно новым в Инструкции является включение в нее отдельной главы, посвященной особенностям работы с документами в электронном виде.

В то же время Инструкция в достаточно полной мере учитывает особенности работы с документами в негосударственных организациях, а также в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Ранее действовавшие в этой сфере нормативные и методические документы были ориентированы главным образом на организации, включенные в списки источников комплектования госархивов. Например, в Инструкции четко прописаны нормы, устанавливающие обязанность вышестоящих организаций контролировать делопроизводство в подчиненных организациях независимо от их формы собственности. Практическое выражение такой контроль находит в создании в вышестоящих организациях Центральных экспертных комиссий, которые обязаны согласовывать разрабатываемые подчиненными структурами индивидуальные инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описи дел постоянного и (или) временного хранения и т.п.

Сравнивая новую Инструкцию с ранее действующей, следует обратить внимание, что в ее названии отсутствует слово «примерная». Это обусловлено нормами Закона о нормативных правовых актах, согласно которым нормативный правовой акт не может иметь в своем названии слова «примерный» или «типовой». Вместе с тем по своему содержанию Инструкция имеет примерный характер, который выражается в том, что она оставляет для организаций при разработке собственных инструкций по делопроизводству возможность выбора тех или иных подходов к организации работы с документами в рамках, определенных Инструкцией. Например, Инструкция предусматривает возможность как журнальной, так и карточной системы регистрации документов, допускает использование и традиционных, и электронных документов в информационном обмене внутри организации и между организациями и т.п. Таким образом, необходимость разработки в организациях индивидуальных инструкций по делопроизводству Инструкцией не отменяется.

По указанной выше причине в Инструкции вместо терминов «типовая инструкция по делопроизводству» и «примерная инструкция по делопроизводству» для обозначения инструкций по делопроизводству, разрабатываемых вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций, используются более обтекаемые формулировки: «инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства» (п.4 Инструкции). Данный факт позволил сохранить в Инструкции понятия типовой и примерной инструкции по делопроизводству, соблюдая при этом правила нормотворческой техники.

Управленческая документация

Сферой распространения норм и правил, установленных Инструкцией, является система управленческой документации (п.3 Инструкции). В национальном законодательстве отсутствует четкое определение понятия «управленческая документация», не содержит такого определения и Инструкция. На этом основании к сфере регулирования Инструкции следует отнести всю документацию, образующуюся и использующуюся в управленческой деятельности.

Очевидно, что система управленческой документации по своему составу неоднородна, разнообразна, в связи с чем в ней выделяется ряд подсистем. Доминирующее положение среди них занимает организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. С помощью ОРД документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому требования к оформлению документов (состав реквизитов, порядок их оформления и расположения на материальном носителе и др.), закрепленные в Инструкции, распространяются именно на ОРД.

При этом следует учитывать, что среди документов системы ОРД выделяется особая группа документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь: постановления, решения, приказы, уставы, положения, инструкции, правила, принимаемые (утверждаемые) уполномоченными государственными органами. Согласно п.41 Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента РБ от 11.08.2003 № 359, оформление проектов нормативных правовых актов Республики Беларусь осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, если они не противоречат Закону о нормативных правовых актах и указанным Правилам. Исходя из этого в Инструкцию включена норма уточняющего характера, согласно которой особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, регулируются специальными актами законодательства Республики Беларусь.

Что касается локальных нормативных правовых актов организаций (например, индивидуальных инструкций по делопроизводству, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и пр.), то при их подготовке и оформлении требованиями Инструкции следует руководствоваться в обязательном порядке и в полном объеме. Данная норма вытекает из положений ст.4 Закона о нормативных правовых актах.

Аналогичная уточняющая норма содержится в Инструкции и по отношению к оформлению, обработке и хранению организационно-распорядительных документов, содержащих государственные секреты, иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, касающихся осуществления административных процедур. Специфика оформления и работы с указанной документацией также определяется специальными актами законодательства Республики Беларусь.

В отношении документов иных подсистем управленческой документации (плановой, отчетно-статистической, первичной и отчетной бухгалтерской, расчетно-денежной и др.) Инструкция устанавливает лишь требования к организации работы с ними, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение. Вопросы оформления этих документов находятся вне сферы регулирования Инструкции.

Применение государственных стандартов

Следует обратить внимание, что в Инструкции закреплены в качестве норм законодательства основополагающие требования Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Согласно ст.20 Закона РБ от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» государственные стандарты являются добровольными для применения. Указанная норма данного Закона вызывала различные мнения относительно обязательности использования СТБ 6.38-2004 в организациях. Включение в Инструкцию главы 3 «Бланки документов. Угловой штамп», главы 4 «Оформление реквизитов документов» и главы 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств» привела к фактическому дублированию (с некоторыми исключениями) в нормативном правовом акте Республики Беларусь положений технического нормативного правового акта Республики Беларусь. В частности п.35 Инструкции непосредственно установлено, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

Таким образом, вопрос о юридической силе СТБ 6.38-2004 теряет свою актуальность в связи с включением всех его ключевых положений в акт законодательства Республики Беларусь, обязательный для применения всеми организациями страны. Организации, которые ранее игнорировали требования СТБ 6.38-2004 (особенно это касается организаций, прошедших сертификацию на соответствие требованиям стандартов системы менеджмента качества), должны провести значительную работу по приведению своих локальных нормативных правовых актов в соответствие с требованиями, установленными указанным стандартом и Инструкцией.

Использование угловых штампов при оформлении документов

Еще одна важная норма, получившая отражение в Инструкции, - нормативное закрепление возможности использования угловых штампов при оформлении документов. На законодательном уровне использование угловых штампов при оформлении документов допускалось и до принятия Инструкции. В частности, ст.10 Закона РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» установлено, что изображение Государственного герба РБ должно помещаться на «печатях, угловых штампах и бланках документов» всех государственных организаций. Вместе с тем действовавшая ранее Примерная инструкция по делопроизводству, иные акты законодательства Республики Беларусь в сфере делопроизводства никак не регламентировали вопросы применения угловых штампов, что делало их использование в практической деятельности крайне затруднительным.

Обратим внимание, что в отношении штампов в Инструкции применен подход, при котором состав его реквизитов, порядок их расположения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Структурное деление текстов документов

Весьма существенные изменения в Инструкции претерпели правила структурного деления текстов документов (глава 5 «Требования к текстам документов»). В частности, в Инструкции закреплен принцип структурного деления текстов, соответствующий правилам, установленным для оформления аналогичных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. Например, новые правила предусматривают сквозную нумерацию пунктов в сложных документах, объединение при необходимости пунктов в главы и т.п. В основном нововведения коснутся оформления локальных нормативных правовых актов (организационных документов - уставов, положений, инструкций, правил).

Введение новых правил структурного деления текстов сложных по содержанию документов, по мнению разработчиков Инструкции, позволило сделать еще один шаг на пути унификации требований к оформлению разных категорий документов, что должно облегчить труд работников, осуществляющих их подготовку.

Регистрация и формирование в дела распорядительных документов по личному составу

Определенные уточнения и изменения внесены новой Инструкцией в правила регистрации и формирования в дела распорядительных документов по личному составу, которые заинтересуют работников кадровых служб организаций. В частности, п.142 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Для сравнения отметим, что в Примерной инструкции по делопроизводству содержалась норма, предусматривавшая присвоение приказам по личному составу только литеры «к» без разведения их по срокам хранения, хотя в делопроизводственной практике такая раздельная индексация кадровых приказов применялось повсеместно и, безусловно, была оправдана.

В этом же пункте Инструкции предусмотрена возможность отдельной регистрации распорядительных документов определенной разновидности при их значительном объеме, что позволяет заводить в организации, например, не два дела с приказами по личному составу в зависимости от сроков хранения, а более, исходя из практической необходимости. Например, при значительном объеме в организации приказов о командировании допускается их отдельная регистрация с последующим формированием в отдельное дело, что закреплено в п.172 Инструкции.

Актуальным для работников делопроизводственных и кадровых служб является включенное в Инструкцию уточнение о порядке формирования в дела и соответственно о сроках хранения некоторых разновидностей приказов по личному составу, которые отсутствуют в действующих перечнях типовых документов с указанием сроков хранения. В частности, п.172 Инструкции предусмотрено, что приказы об установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов) формируются в одно дело (за исключением случаев, когда при их значительном объеме они формируются в самостоятельные дела) вместе с приказами о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании. На этом основании для данных приказов должен устанавливаться 75-летний срок хранения.

Понятия «регистрационный индекс документа» и «регистрационный номер документа»

Следует отметить, что Инструкция достаточно четко разграничивает понятия «регистрационный индекс документа» и «регистрационный номер документа», поскольку эти понятия часто путают в делопроизводственной практике. Как вытекает из содержания подп.139.11 Инструкции, регистрационный номер - это порядковый номер, присвоенный документу при его создании или получении. Регистрационный номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, другими поисковыми признаками. Регистрационный номер с указанными дополнениями и является регистрационным индексом документа. Например, регистрационный индекс исходящего письма 5-13/118 состоит из индекса дела по номенклатуре (5-13), в которое будет подшита копия этого исходящего письма, и порядкового регистрационного номера исходящего документа (118). Регистрационный индекс приказа 112-к состоит из регистрационного номера приказа (112) и дополнительного поискового признака (к), который свидетельствует о принадлежности данного приказа к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения. В случае если к регистрационному номеру дополнительные индексы или иные условные обозначения не добавляются, регистрационный номер и регистрационный индекс документа совпадают, что наиболее характерно для приказов по основной деятельности.

Формирование личных дел работников

Необходимо учитывать, что из Инструкции исключены нормы, определяющие порядок формирования личных дел работников, так как данный вопрос регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Номенклатура дел

Впервые в Инструкции даны четкие определения не только понятию «номенклатура дел организации», но и понятиям «типовая номенклатура дел» и «примерная номенклатура дел», установлены их различия как в содержательном, так и правовом аспектах (п.150). Инструкция предлагает уточненный порядок систематизации дел в номенклатуре (подп.165.2), так как в этом вопросе имелись расхождения между нормами действовавшей ранее Примерной инструкции и продолжающими действовать Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов организаций). При этом за основу взят подход, заложенный в Примерной инструкции, согласно которому на первое место в номенклатуре дел должны выноситься дела с распорядительными документами, затем - с организационными, за ними - протоколы, планы, отчеты и др.

В Инструкции уточнены нормы, касающиеся количества экземпляров составляемой в организации номенклатуры дел, а также порядка доведения ее разделов до заинтересованных структурных подразделений. В частности, п.156 Инструкции предусмотрено, что номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, иной организации - в двух. Такой подход обусловлен необходимостью согласования номенклатур дел в установленном порядке с данными организациями (государственным архивом, вышестоящей организацией). Согласно п.157 Инструкции после утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки, которые передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете заводимых в них дел.

Таким образом, Инструкция в отличие от Примерной инструкции, а также Основных правил работы архивов организаций не предусматривает необходимость составления соответственно четвертого или третьего экземпляра номенклатуры дел организации с последующим расформированием его для передачи в структурные подразделения. Структурные подразделения должны получать не части утвержденного экземпляра номенклатуры дел, а оформленные и заверенные в установленном порядке выписки из нее.

Описи дел структурных подразделений

Определенная ясность внесена Инструкцией как в сроки составления описей дел структурных подразделений, так и в сроки их представления в архив организации. В соответствии с п.194 Инструкции описи дел структурных подразделений (в т.ч. отдела кадров) должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. С учетом положений п.204 Инструкции устанавливается четкий порядок, согласно которому описи дел структурных подразделений должны составляться и оформляться в течение одного года после завершения дел делопроизводством, а сводные описи дел в архиве организации - в течение второго года после завершения дел делопроизводством.

Впервые на нормативном уровне в Инструкции закреплен порядок индексации описей дел структурных подразделений. Пунктом 197 Инструкции установлено, что номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включают в опись (для описей дел постоянного хранения), а также буквенных обозначений «лс» или «в» - для описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения соответственно.

В Инструкции отсутствуют нормы, регулирующие вопросы составления сводных описей дел и передачи дел на государственное хранение. Составление сводных описей дел по общему правилу должно осуществляться в архиве организации, поэтому данный вид деятельности не является предметом регулирования Инструкции по делопроизводству. То же касается и передачи дел на государственное хранение: в государственный архив должны поступать дела, находящиеся на архивном, а не на оперативном хранении. Соответствующие аспекты архивной работы отражены в Основных правилах работы архивов организаций.

Вместе с тем в Инструкции предусмотрена отдельная глава, регулирующая порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. В Примерной инструкции по делопроизводству соответствующие вопросы в отдельную структурную единицу нормативного правового акта не выделялись и рассматривались в рамках раздела «Передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение», что требовало от практических работников хорошего знания всего документа и вызывало некоторые затруднения, особенно у молодых специалистов.

Документы в электронном виде

Впервые в Инструкцию по делопроизводству включена отдельная глава, посвященная особенностям работы с документами в электронном виде.

Следует обратить внимание, что вместо достаточно устоявшегося в теории документоведения и практике работы организаций понятия «электронный документ» в Инструкции используется понятие «документ в электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (далее - Закон об электронном документе) электронным документом признается тот, который заверен электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Такой же подход к трактовке понятия «электронный документ» сохраняется и в новой редакции указанного Закона, принятие которой ожидается в ближайшее время. Однако в практику деятельности организаций разного уровня достаточно прочно вошло использование документов в электронном виде, не удостоверенных в порядке, определенном указанным законом. Речь идет о документах, являющихся аналогами или электронными версиями бумажных документов, пересылаемых по каналам электронной почты с целью сокращения временных и финансовых затрат на их тиражирование и отправку по обычной почте. В настоящее время безбумажное документирование, в т.ч. без использования ЭЦП, находит все большее применение в информационном обмене между организациями.

Согласно Закону об электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс РБ (далее - ГК) допускает при совершении сделок сторонами (организациями, гражданами) в соответствии с законодательством или предварительно заключенным соглашением использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи. В связи с этим в Инструкции предусмотрена возможность использования в оперативном управлении и информационном обмене между организациями документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП, если программные средства организаций позволяют идентифицировать участников управления и информационного обмена и стороны признают такие документы.

Например, при наличии в организации локальной сети и (или) автоматизированной системы делопроизводства предусмотрена возможность ознакомления работников (в т.ч. ответственных исполнителей) с подписанным по всем правилам документом на бумажном носителе без оформления собственноручной подписи каждого работника (исполнителя) на первом экземпляре документа - его достаточно поместить в локальную сеть (п.222 Инструкции). Однако необходимо, чтобы применяемые в организации программные средства позволяли не только довести таким образом содержание документа до всех заинтересованных работников, но и проконтролировать процесс ознакомления с ним каждого, кого он касается, а также сохранить сведения об ознакомлении в неизменном виде.

Пунктом 222 Инструкции с учетом норм ГК организациям также предоставлено право договариваться о взаимном признании документов, пересылаемых по электронной почте без использования ЭЦП, при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа. Данная норма представляет весьма важной, учитывая, что в настоящее время в Республике Беларусь отсутствует система удостоверяющих центров, осуществляющих выдачу сертификатов ЭЦП всем желающим, будь то организации или граждане.

В ряде случаев Инструкция не устанавливает жестких правил по использованию документов в электронном виде и в отношении работы с ними носит достаточно общий, декларативный характер. Во многом это обусловлено тем, что действующая в Республике Беларусь нормативно-методическая база по применению информационных технологий не позволяет детально регламентировать некоторые вопросы. Так, Инструкцией установлено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Также Инструкцией закреплено, что используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в т.ч. при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др. При этом Инструкция не дает отсылки на какие-либо конкретные акты законодательства или стандарты, с организационно-технической стороны регламентирующие на республиканском уровне данный вопрос. Подобные документы на данный момент еще не разработаны.

На усмотрение организаций оставлены не только вопросы удостоверения документов в электронном виде, но и возможность их распечатки на бумажный носитель, сканирования бумажных документов с целью размещения в локальной сети, миграции входящих документов в локальные автоматизированные системы и т.п.

Следует отметить, что в Инструкции заложены принципы преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Так, Инструкцией определено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.

Вместе с тем, учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно в точности перенести на практику работы с документами в электронном виде, разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например, с подписанием документов, а также оформлением иных реквизитов.

Электронное дело

Впервые Инструкция применяет понятие «электронное дело» в качестве аналога традиционных дел с документами на бумажном носителе, под которым понимается совокупность документов в электронном виде, логически объединенных по определенному признаку (т.е. без привязки к физическому размещению документов одного электронного дела). В отношении работы с электронными делами Инструкция дает отсылки на общие правила и требования формирования и ведения дел (например, классификация и систематизация документов в дела), но при этом особенности ведения таких дел, в т.ч. связанные со спецификой конкретных компьютерных технологий, не регламентированы.

Что касается хранения документов в электронном виде, то в соответствии с Инструкцией такие документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. Обратим внимание, что подобный подход и ранее использовался в нормативных правовых актах, применяемых в сфере делопроизводства и архивного дела, например, в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения.

Исходя из того, что в настоящее время технологии документирования и документооборота стремительно развиваются и меняются, некоторые подходы к организации делопроизводства, изложенные в Инструкции, как в отношении документов в электронном виде, так и традиционных, возможно, с течением времени будут пересмотрены. Однако на сегодняшний день они вполне успешно применяются и способствуют более четкой организации делопроизводства в организациях.

16.03.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 21 июля 2009 г. в Закон РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 02.07.2009 № 31-З внесены изменения и дополнения.

С 8 января 2010 г. в Закон РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 78-З внесены изменения.

В Указ Президента РБ от 11.08.2003 № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности» на основании указов Президента РБ от 28.01.2010 № 53 и от 24.02.2012 № 106 внесены дополнения.

В Гражданский кодекс РБ от 07.12.1998 № 218-З на основании законов РБ от 28.12.2009 № 96-З (с 15 февраля 2010 г.), от 28.12.2009 № 97-З (с 15 июля 2010 г.), от 16.07.2010 № 172-З (с 1 января 2011 г.), от 10.01.2011 № 241-З (с 31 января 2011 г.), от 15.07.2010 № 167-З (с 3 февраля 2011 г.), от 03.07.2011 № 285-З (с 23 июля 2011 г.), от 13.07.2012 № 419-З (с 1 января 2013 г.), от 09.07.2012 № 389-З (с 15 января 2013 г.), от 09.07.2012 № 388-З (с 18 января 2013 г.), от 10.07.2012 № 424-З (с 27 января 2013 г.) и Кодекса РБ от 28.08.2012 № 428-З (со 2 марта 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

С 21 января 2011 г. Закон РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 113-З утратил силу.

С 14 июля 2011 г. в Закон РБ от 05.01.2004 № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» на основании Закона РБ от 31.12.2010 № 228-З внесены изменения и дополнения.

С 18 декабря 2011 г. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» на основании Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З утратил силу.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.), от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) и от 15.01.2013 № 9 (с 3 февраля 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании приказа Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.