Материал помещен в архив

КОММЕНТАРИЙ
к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов

Постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» утвержден перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), вступивший в силу с 10 августа 2012 г.

С принятием вышеуказанного постановления утратили силу:

• перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001);

• перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень-2006).

Общие положения

Согласно примечаниям 1 и 2 Перечень обязателен к применению всеми государственными органами, иными организациями (как государственными, так и негосударственными), индивидуальными предпринимателями и должен использоваться при проведении экспертизы ценности документов независимо от видов носителей документов (бумажных, электронных и др.) в целях установления сроков их хранения.

Применение данных норм на практике должно осуществляться с учетом положений Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов организаций). В соответствии с п.51 указанных Правил экспертиза ценности документов в организации проводится в 2 этапа:

1) в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

2) в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Таким образом, Перечень устанавливает сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в архиве организации, так и на оперативном хранении (в делопроизводстве).

В соответствии с названием Перечня в него включены типовые документы, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей. Типовые документы - это документы, образующиеся при документировании типовых, общих для всех организаций функций независимо от вида их деятельности, формы собственности и ведомственной принадлежности. Например, в целях реализации распорядительных функций руководители организаций издают приказы и (или) распоряжения; организация управления обеспечивается за счет разработки организационных документов (положений, правил, инструкций, штатных расписаний и др.); в целях реализации прав граждан на государственное социальное страхование и пенсионное обеспечение все наниматели (организации и индивидуальные предприниматели) ведут документы индивидуального (персонифицированного) учета; требования к организации и ведению бухгалтерского учета являются основанием для создания первичных учетных документов и приложений к ним (квитанций, накладных, авансовых отчетов и др.) и т.д. Все указанные документы образуются в деятельности всех организаций и, соответственно, являются типовыми.

В то же время наряду с типовыми в Перечень включены документы, не являющиеся типовыми, т.е. документы, которые создаются лишь в некоторых видах организаций либо в организациях определенной отраслевой системы. Например, главой 15 Перечня установлены сроки хранения документов, образующихся в деятельности банков и небанковских кредитно-финансовых организаций в сфере кредитования физических и юридических лиц. Включение указанных документов в Перечень обусловлено большой значимостью указанных документов для государства и его органов (в первую очередь, контрольных), а также граждан.

Безусловно, в Перечень включены далеко не все виды документов, которые создаются во всех организациях всех отраслей. Например, в Перечне не представлены документы по торговле, санаторно-курортному лечению и оздоровлению, физкультуре и спорту и некоторым другим направлениям деятельности организаций.

Обратите внимание! При определении сроков хранения документов, не отраженных в Перечне, следует руководствоваться нормами пп.55 и 56 Правил работы архивов организаций, согласно которым организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством, определение сроков хранения документов и дел являются одними из основных задач и функций экспертной комиссии (далее - ЭК) организации.

Таким образом, Правилами работы архивов организаций установлено, что определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией самой этой организации и действующей в ней ЭК. При этом ЭК организаций обязаны при определении сроков хранения документов руководствоваться действующими актами законодательства РБ, в первую очередь Перечнем. Если в Перечне отсутствуют те или иные документы, то решение об установлении сроков их хранения принимается организацией самостоятельно (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - по согласованию с соответствующим государственным архивом).

Срок хранения ведомственных перечней и научно-технической документации

Исходя из части пятой ст.4 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле) государственные органы и иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Министерство юстиции РБ) должны разрабатывать и утверждать перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения. Такие перечни получили название ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения (соответствующий термин закреплен в подп.39.4 п.39 Правил работы архивов организаций и подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Согласно части шестой ст.4 Закона об архивном деле негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами разрабатывать и утверждать перечни документов НАФ, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

При применении ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также перечней документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения необходимо помнить, что в качестве правовых оснований для установления сроков хранения они могут использоваться только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие.

Пример 1 Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5, не может использоваться промышленными организациями, которые не подчиняются этому министерству, даже если образующиеся в них документы отсутствуют в типовом перечне, но отражены в указанном ведомственном перечне. В этом случае ведомственный перечень Министерства промышленности РБ может использоваться ЭК организации в качестве методического документа, однако правовым основанием для установления сроков хранения будет являться решение ЭК организации, отраженное в соответствующем протоколе.

В настоящее время ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения разработаны и в установленном порядке утверждены всеми республиканскими органами государственного управления, иными организациями, подчиненными Правительству РБ, за исключением Министерства здравоохранения РБ, Министерства торговли РБ и Государственного комитета по стандартизации РБ. Список действующих ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения представлен на официальном сайте Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ «Архивы Беларуси»: http://archives.gov.by/index.php?id=783570.

Ряд ведомственных перечней утвержден и зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов РБ в качестве актов законодательства РБ и представлен на Национальном правовом интернет-портале РБ (http://pravo.by/).

Обратите внимание! При использовании ведомственных перечней необходимо также учитывать, что все они были разработаны и утверждены до официального вступления в силу Перечня, в связи с чем сроки хранения ряда включенных в них документов отличаются от сроков хранения, установленных Перечнем. В случае расхождений между типовым и ведомственным перечнями при определении сроков хранения документов следует руководствоваться нормами Перечня.

Кроме того, в Перечень включены только управленческие документы, хотя в названии Перечня и примечаниях к нему данный факт не получил отражения. Наряду с управленческой документацией в деятельности значительного количества организаций образуются комплексы документов, относящихся к иным системам документации, наиболее важной из которых является система научно-технической документации, в состав которой входят подсистемы проектной, конструкторской, технологической документации и др. Для определения сроков хранения документов, относящихся к системе научно-технической документации, разрабатывается отдельный перечень документов с указанием сроков хранения. В 2013 г. ожидается утверждение первой части такого перечня, в который войдет конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентная документация, документация по экспертизе и внедрению научно-производственной и экспериментальной продукции.

Особенности применения примечаний в Перечне

При практическом применении Перечня в работе следует особое внимание обратить на установленные к нему примечания, приведенные в конце текста Перечня.

Заголовки дел

Согласно п.4 примечаний в графе 2 Перечня указаны виды и названия документов, приведенные в обобщенной форме. Это означает, что Перечень не содержит, как правило, конкретные заголовки дел. При формулировании заголовков дел, включаемых в номенклатуру дел организации, описей дел и т.п. из Перечня следует брать соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые необходимо дополнять другими элементами заголовка.

Пример 2 В Перечне п.669 называется «Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов». В номенклатуру дел конкретного государственного органа будут включены дела со следующими конкретизированными заголовками: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии», «Протоколы заседаний комиссии по присвоению классов», так как деятельность соответствующих комиссий и ее документирование в государственных органах предусмотрена законодательством страны. В организации, в которой классы не присваиваются и соответствующая комиссия не создается, в номенклатуру дел будет включено дело под заголовком «Протоколы заседаний аттестационной комиссии».

Также п.4 примечаний установлено, что при объединении в одном пункте разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в пункт. Данная норма должна применяться с учетом требований подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству и подп.39.2 п.39 Правил работы архивов организаций, в которых сформулированы требования к заголовкам дел, включаемых в номенклатуру дел организации. В частности, указанными нормативными правовыми актами установлено, что термин «Документы» используется в заголовке при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, или при объединении в одном деле документов-приложений к документу или группе документов. В конце заголовка в обоих случаях в скобках указываются 2-3 основных вида документов, включенных в дело. Например, «Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы и др.)», «Документы к протоколам заседаний ученого совета института за 2012 год (списки, доклады, рецензии и др.)».

Сроки хранения и уничтожения документов в организации

При пользовании Перечнем следует обратить внимание на правильный выбор необходимой графы перечня при определении сроков хранения документов в конкретной организации, так как сроки хранения, установленные в графах 3 и 4 Перечня, в ряде случаев существенно различаются. В соответствии с п.5 примечаний в графе 3 Перечня указаны сроки хранения документов, которые должны устанавливаться в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов (независимо от вида приема) (примечание), а также в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей. К источникам комплектования государственных архивов относятся: органы государственной власти и управления, государственные и негосударственные организации, включенные в списки источников комплектования государственных архивов. С точки зрения органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов в деятельности таких организаций образуются документы, имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую ценность. Как вытекает из положений части третьей ст.9 Закона об архивном деле, государственные органы и иные государственные организации включаются в списки источников комплектования государственных архивов по решению соответствующих государственных архивов. Негосударственные организации включаются в эти списки с их согласия на основании договора хранения.

Согласно п.6 примечаний в графе 4 Перечня указаны сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В деятельности таких организаций не образуются документы, имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую ценность.

Именно по указанным основаниям в ряде случаев для одних и тех же видов и названий документов в графах 3 и 4 Перечня установлены разные сроки хранения:

• для государственных органов, иных организаций (государственных и негосударственных), в деятельности которых образуются документы, представляющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую ценность, в графе 3 Перечня установлен постоянный срок хранения;

• для иных государственных организаций, в деятельности которых образуются документы, представляющие лишь практическое значение, в графе 4 Перечня установлены временные сроки хранения («10 лет», «До минования надобности», «До замены новыми» и т.п.).

Таким образом, государственные органы и иные государственные организации, включенные в списки источников комплектования государственных архивов, обязаны устанавливать сроки хранения образующихся в их деятельности документов в соответствии с требованиями графы 3 Перечня. Государственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, устанавливают сроки хранения образующихся в их деятельности документов в соответствии с требованиями графы 4 Перечня. Все негосударственные организации независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов, при определении сроков хранения образующихся в их деятельности документов должны руководствоваться нормами, определенными в графе 3 Перечня.

Пунктом 8 примечаний к Перечню определено, что документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством РБ. Документы, для которых Перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством РБ.

Справочно Порядок передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы установлен главой 46 Правил работы архивов организаций, а порядок уничтожения документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, - главой 16 Инструкции по делопроизводству и главой 13 Правил работы архивов организаций.

Указанными нормативными правовыми актами РБ установлено, что уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения должно оформляться актом, который составляется, согласовывается и утверждается в порядке, установленном главой 16 Инструкции по делопроизводству и главой 13 Правил работы архивов организаций. Обязательным условием утверждения такого акта является наличие в организации согласованных и утвержденных в установленном порядке описей дел постоянного хранения и (или) по личному составу. До тех пор, пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и, соответственно, ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Следует также обратить внимание и на особенности применения требований, установленных п.8 примечаний к Перечню, обязывающих передавать документы постоянного хранения в государственные архивы, в отношении негосударственных организаций.

Согласно части второй ст.18 Закона об архивном деле документы негосударственной части НАФ (т.е. документы, образовавшиеся в деятельности негосударственных организаций и находящиеся в их собственности) должны храниться этими организациями самостоятельно.

Справочно Согласно абзацу 4 части пятой ст.9 Закона об архивном деле документы организаций, доля собственности в уставном фонде которых составляет более 50 %, составляют государственную часть НАФ. Соответственно, при определении сроков хранения документов таких организаций должны применяться нормы, установленные для определения сроков хранения документов государственных организаций: если организация является источником комплектования государственного архива, срок хранения ее документов определяется по графе 3 Перечня; если организация не является источником комплектования государственного архива, срок хранения ее документов определяется по графе 4 Перечня.

Закон об архивном деле допускает на основании договора хранения передавать такие документы (постоянного и временного срока хранения) на хранение в государственные архивы либо в территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (далее - территориальные архивы) с возмещением расходов на их хранение. При этом ст.18 и частью третьей ст.9 Закона об архивном деле определено, что возмещение расходов на хранение документов при их передаче в государственный архив должно осуществляться независимо от того, является ли негосударственная организация источником комплектования государственного архива (в первом случае предполагается, что документы постоянного хранения передаются в собственность государства и остаются в государственном архиве на постоянном хранении; во втором - что документы постоянного и (или) временного хранения передаются на хранение в государственный архив лишь на определенный период времени согласно условиям договора).

Таким образом, Закон об архивном деле не содержит положений, обязывающих негосударственные организации передавать образовавшиеся в их деятельности документы постоянного хранения в государственный архив. Более того, положения Закона об архивном деле, обязывающие негосударственные организации возмещать расходы на хранение документов при их передаче в государственный архив, значительно сужают возможности включения негосударственных организаций в списки источников комплектования государственных архивов.

В то же время следует учитывать, что согласно ст.19 Закона об архивном деле в случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы подлежат передаче на хранение в территориальные архивы либо в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)). Порядок передачи документов в территориальные архивы установлен главой 47 Правил работы архивов организаций.

Обратите внимание! Передаче в территориальные архивы при ликвидации подлежат как документы постоянного, так и временного хранения, в т.ч. по личному составу, если сроки хранения последних на момент передачи в территориальный архив не истекли.

В соответствии со ст.13 Закона об архивном деле территориальные архивы государственными архивами не являются и осуществляют временное хранение документов (так называемые архивы с переменным составом документов). Поступившие в них от ликвидированных организаций документы временного хранения после истечения установленных сроков хранения подлежат уничтожению. Документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, подвергаются дополнительной экспертизе ценности, в результате которой устанавливается, какие из них по-прежнему имеют историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, а какие такую ценность утратили. По результатам экспертизы соответственно первая категория документов подлежит передаче в государственные архивы на постоянное хранение, а вторая - уничтожению, несмотря на то, что Перечнем для них установлен срок хранения «постоянно».

Следовательно, при применении норм п.8 примечаний к Перечню в отношении документов постоянного хранения негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует учитывать, что соответствующие документы будут поступать на хранение в государственные архивы только после ликвидации таких организаций и не непосредственно, а минуя дополнительную ступень в виде территориальных архивов. До ликвидации такой негосударственной организации она обязана самостоятельно за свой счет обеспечить сохранность этих документов.

В случае если в соответствии с частью четвертой ст.19 Закона об архивном деле будет принято решение передать документы ликвидированной негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в архив вышестоящей организации (органа), то на пути ее документов постоянного хранения в государственный архив появится еще одна дополнительная ступень, а время их поступления в государственный архив еще более увеличится (в государственный архив такие документы смогут попасть только после ликвидации уже самой вышестоящей организации (органа)).

Уменьшение или увеличение сроков хранения документов

Главная особенность применения положений Перечня при определении сроков хранения документов установлена в примечании 9. Несмотря на то, что, как было указано выше, определение сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, является компетенцией экспертной комиссии этой организации, п.9 примечаний определено, что уменьшение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, не допускается.

В то же время в случае практической необходимости организация может продлевать сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов. Увеличение сроков хранения документов допускается по решению центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или ЭК государственного органа, иной организации, индивидуального предпринимателя. Соответствующее решение в организации должно быть оформлено протоколом заседания ЦЭК или ЭК. При этом решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов) или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (для организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов).

Обратим внимание, что согласно п.52 Правил работы архивов организаций ЦЭК создается в государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации. В целом основные задачи и функции ЦЭК и ЭК идентичны и закреплены в пп.55 и 56 Правил работы архивов организаций. Дополнительной функцией ЦЭК является осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК подчиненных (входящих в состав, систему) организаций. Это выражается в согласовании ЦЭК вышестоящей организации разрабатываемых в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях номенклатур дел, описей дел постоянного хранения, по личному составу и т.п. На этом основании примечанием 9 к Перечню определено, что решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, не являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций.

Отметка экспертно-проверочной комиссии

При определении сроков хранения документов следует обратить внимание на отметку «ЭПК», которая указана рядом со сроками хранения некоторых видов документов (пп.19, 20 и др. Перечня).

Справочно Отметка «ЭПК» - экспертно-проверочная комиссия. Экспертно-проверочные комиссии создаются и функционируют в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов. В функции ЭПК входит согласование сроков хранения документов организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов. В Перечне термин «ЭПК» применяется в качестве собирательного наименования как для обозначения данных экспертных комиссий, так и для обозначения экспертно-методических комиссий (ЭМК), создаваемых в республиканских государственных архивах, в обязанности которых входит согласование сроков хранения документов, в т.ч. с отметкой «ЭПК», устанавливаемых организациями, являющимися источниками комплектования этих государственных архивов.

Как установлено примечанием 10 к Перечню, отметка «ЭПК», указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться. Кроме этого, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

С учетом того, что первоочередной задачей Перечня является обеспечение полноценного комплектования документами НАФ государственных архивов, отметка «ЭПК» указана главным образом в графе 3 Перечня, которой руководствуются организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов и (или) в деятельности которых образуются документы постоянного хранения (исключение составляют документы, поименованные в пп.872, 873 Перечня). При проведении после окончания делопроизводственного (календарного) года экспертизы ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» в графе 3 Перечня указанные документы могут быть отобраны на постоянное хранение.

При этом такие документы могут быть отобраны для постоянного хранения целиком либо частично. Например, из 100 документов, сформированных в деле в течение делопроизводственного года, на постоянное хранение в результате экспертизы ценности может быть отобрано только 30. Из этих документов формируется самостоятельное дело, которое включается в сводную опись дел постоянного хранения организации за соответствующий год.

Документы с отметкой «ЭПК», не отобранные на постоянное хранение, включаются в отдельный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обратите внимание! Нормативными правовыми актами РБ установлены дополнительные условия выделения к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК». В частности, п.209 Инструкции по делопроизводству и п.103 Правил работы архивов организаций определено, что на документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Согласно п.211 Инструкции по делопроизводству и п.106 Правил работы архивов организаций акты о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК» в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут быть утверждены только после их согласования с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями областных (Минского городского) исполнительных комитетов, а в иных организациях - после согласования с ЦЭК вышестоящих организаций (при наличии). В то же время наличие отметки «ЭПК» не обязательно свидетельствует о том, что соответствующие документы (в полном комплексе или частично) должны отбираться на постоянное хранение. Сроки хранения документов с такой отметкой могут быть увеличены исходя из сугубо практических целей (например, с 15 до 25 лет) либо вообще остаться без изменений, если в процессе проведения экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного года будет признано, что соответствующие документы не имеют исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности, а для использования этих документов в практических целях их достаточно сохранить в течение установленных Перечнем сроков.

Отметка «До минования надобности»

В отношении некоторых видов документов Перечень предоставляет организациям право самостоятельно определять сроки хранения (в этом случае вместо конкретного срока хранения в Перечне используется отметка «До минования надобности»). Согласно примечанию 11 к Перечню отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались.

Отсутствие в Перечне конкретных сроков хранения соответствующих документов обусловлено тем, сроки использования их в практических целях в различных организациях могут существенно разниться.

Пример 3 Согласно п.3 Перечня для постановлений Совета Министров РБ по месту принятия (т.е. в самом Совете Министров РБ) установлен срок хранения «Постоянно», а в других организациях, в которые поступают копии этих постановлений, - «До минования надобности». Если поступившее в организацию такое постановление будет использоваться ею в практических целях в течение 10 лет, то именно в течение такого срока оно и будет в ней храниться. Если же такое постановление в организации будет использоваться в практических целях в течение года, то через год после утраты практической ценности оно может быть выделено к уничтожению. Срок использования соответствующего постановления в практических целях может зависеть от срока его действия (оно может быть отменено либо взамен него может быть принято новое), исключения из задач, функций и направлений деятельности организации вопросов, регламентируемых данным постановлением, и т.п.

На этом основании при включении в номенклатуру дел организации документов, для которых Перечнем установлен срок хранения «До минования надобности», конкретизировать в ней срок хранения соответствующих дел не требуется (в графе 4 номенклатуры дел «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» так и записывается: «До минования надобности»).

Исчисление сроков хранения документов

Особое внимание следует обратить на порядок исчисления установленных Перечнем сроков хранения документов. Согласно примечанию 12 к Перечню исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Пример 4 Исчисление сроков хранения всех документов, отложившихся в делопроизводстве организации с января по декабрь 2012 г. и законченных делопроизводством в 2012 г., начинается с 1 января 2013 г. Если в 2012 г. в организации было сформировано дело под заголовком «Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)», а п.627 Перечня для указанных документов установлен срок хранения 3 года, то оно должно будет храниться в организации в течение 2013-2015 гг., выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2016 г.

При этом следует учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, указанные в соответствии с п.7 примечаний в графе 5 «Пояснения» Перечня.

Рассмотрим наиболее типичные примеры исчисления сроков хранения документов в зависимости от установленных в графе 5 Перечня пояснений:

• пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» (подп.21.2, 21.4 п.21, п.34 и др. Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки.

Пример 5 Дело с перепиской об утверждении и уточнении бухгалтерских отчетов и балансов было сформировано в делопроизводстве организации в 2008 г. В соответствии с п.168 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2012 г., то установленный 3-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2016 г.;

• пояснение «После ликвидации организации» (пп.23, 828 Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации.

Пример 6 Дело с документами о создании и государственной регистрации государственной организации (постановление, свидетельство о государственной регистрации и др.) было сформировано в 1998 г. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с графой 4 п.23 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 10 лет после ликвидации организации. Если организация была ликвидирована в 2012 г., то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г. (как было указано выше, документы ликвидированной организации должны быть переданы на хранение в территориальный архив либо в архив вышестоящей организации);

• пояснение «После замены новыми» (пп.30, 83 и др. Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов.

Пример 7 Должностные инструкции работникам организации были утверждены в 2002 г. и сформированы в отдельное дело. В соответствии с п.30 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 50 лет после замены включенных в него должностных инструкций новыми. Если новые должностные инструкции работникам организации были утверждены в 2012 г., то установленный 50-летний срок хранения должностных инструкций 2002 г. должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2063 г.;

• пояснение «При условии замены новыми» (подп.24.1 п.24, подп.26.1 п.26, п.27 и др. Перечня) означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее, чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.

Пример 8 Положения о структурных подразделениях государственной организации были утверждены в 2001 г. и сформированы в отдельное дело. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с графой 4 п.27 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 10 лет при условии замены положений о структурных подразделениях организации новыми. Установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2002 г. Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2011 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2012 г. Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2012 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2013 г.;

• пояснение «После окончания ведения» (пп.48, 49 и др. Перечня) применяется, как правило, при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов, картотек и т.п.), регистрационно-контрольные формы ведутся до их полного заполнения в течение ряда лет. Указанное пояснение означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее).

Пример 9 Книга учета проверок велась в организации в 2010-2015 гг. В соответствии с п.48 Перечня эта книга должна храниться в организации в течение 5 лет после окончания ведения. Установленный Перечнем срок хранения этой книги должен исчисляться с 1 января 2016 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2021 г.

При проведении экспертизы ценности и отборе документов для дальнейшего хранения или уничтожения необходимо учитывать, что сроки хранения, указанные в Перечне, распространяются и на документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций до его вступления в силу. Это обусловлено нормами ст.10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которым новый нормативный правовой акт имеет большую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица).

Важно! Если сроки хранения документов, установленные Перечнем, отличаются от сроков хранения тех же документов, которые ранее устанавливались Перечнем-2001 и Перечнем-2006, то руководствоваться необходимо нормами действующего Перечня.

Пример 10 Пунктом 12.3 ст.12 Перечня-2001 для должностных инструкций во всех организациях устанавливался срок хранения 3 года после замены новыми. Согласно Перечню-2001, если должностные инструкции работникам были утверждены в 2001 г., а в 2007 г. взамен них были утверждены новые должностные инструкции, то должностные инструкции 2001 г. можно было в установленном порядке уничтожить после 1 января 2011 г. После вступления в силу нового Перечня, согласно п.30 которого должностные инструкции работникам во всех организациях должны храниться в течение 50 лет после замены новыми, должностные инструкции 2001 г. должны храниться в течение 50 лет, отсчет которых должен начинаться с 1 января 2008 г. (с 1 января года, следующего за годом утверждения взамен них новых должностных инструкций). При этом такое дело с должностными инструкциями в соответствии с требованиями Правил работы архивов организаций должно быть передано на хранение в архив организации и включено в опись дел по личному составу.

Примечание. Вид приема документов от организаций на хранение в государственные архивы может быть сплошным и выборочным (видовым или групповым). Конкретный вид приема для каждой организации определяется органами архивного дела и делопроизводства.

03.10.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела