Материал помещен в архив

КОММЕНТАРИЙ
к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2012 № 18 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27». Внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

Перечень изменений

Постановлением Минюста РБ от 27.01.2012 № 18 (далее - постановление № 18) внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству):

• в названии и в п.2 слова «и организациях Республики Беларусь» заменены словами «, иных организациях»;

• в п.1 слова «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана» заменены словами «Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/1875)»;

• в части первой п.5 слова «учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов»;

• в части третьей п.5 слова «, в ведении которого находятся вопросы архивов» заменены словами «в сфере архивного дела»;

• в п.8 слова «и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями»;

• из п.60 слова «, метрологии и сертификации» исключены;

• часть седьмая п.63 после слова «Roman» дополнена словами «(Times New Roman Cyr)»;

• пункт 78 после слова «Roman» дополнен словами «(Times New Roman Cyr)»;

• пункт 78 дополнен частью второй следующего содержания: «В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт.»;

• пункт 79 изложен в следующей редакции: «79. При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.»;

• пункт 85 дополнен частью третьей следующего содержания: «В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.»;

• в части второй п.90 слова «разделов и подразделов» заменены словом «глав»;

• пункт 91 изложен в следующей редакции: «91. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов - 14 пт.

Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.»;

• в части второй п.151 слова «управления, в ведении которого находятся вопросы архивов» заменены словами «государственного управления в сфере архивного дела»;

• в части первой п.155 слово «архивами» заменено словами «государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов»;

• подпункт 165.4 п.165 изложен в следующей редакции: «165.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - перечень типовых документов с указанием сроков хранения) и (или) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных в части первой настоящего подпункта, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);»;

• в подп.165.5 п.165 слова «и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения» заменены словами «с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, а также перечнях документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения»;

• часть первая п.174 после слова «подчиненные» дополнена словами «(входящие в состав, систему) органы,»;

• пункт 176 после абзаца 1 дополнен абзацем следующего содержания: «проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь;»;

• в абзаце 7 п.176 слова «и организаций Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений»;

• абзацы 8 и 9 п.176 после слова «подчиненных» дополнены словами «(входящих в состав, систему) органов,»;

• в части первой п.178 слова «на архивное хранение» заменены словами «Национального архивного фонда Республики Беларусь на хранение в архив организации»;

• в части второй п.211 слова «органом Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов»;

• в части второй п.218 слова «органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «государственным архивным учреждением»;

• в приложениях 10 и 17 к этой Инструкции слова «органа Государственной архивной службы Республики Беларусь» заменены словами «структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов».

Указанные изменения вступили в силу с 21 февраля 2012 г.

Комментарий к изменениям

Необходимость внесения изменений и дополнений

Необходимость внесения изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству обусловлена в первую очередь принятием нового Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле). Указанный Закон вступил в силу 18 декабря 2011 г.

Статьей 6 Закона об архивном деле установлено, что государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется Президентом РБ, Советом Министров РБ, республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, местными исполнительными и распорядительными органами в пределах их компетенции. Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в т.ч. установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства. Так как функции республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства выполняет Министерство юстиции РБ (далее - Минюст), нормы Закона об архивном деле являются основанием для разработки указанным Министерством нормативного правового акта в соответствующей сфере.

На этом основании в п.1 Инструкции по делопроизводству слова «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана» заменены словами «Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/1875)».

С учетом положений части первой ст.3 Закона об архивном деле, а также Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон № 361-З) Инструкция по делопроизводству является одним из актов законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Ее положения являются обязательными для применения во всех организациях страны независимо от формы собственности и (или) организационно-правовой формы, что закреплено в п.3 Инструкции по делопроизводству.

С принятием Закона об архивном деле утратил силу действовавший ранее Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон о НАФ). Хотя новый закон не внес существенных изменений в правовое регулирование вопросов организации и ведения делопроизводства в организациях, применяемый в нем терминологический аппарат претерпел определенные изменения, что потребовало приведения в соответствие с ним и терминологического аппарата, применяемого в Инструкции по делопроизводству.

В ряд пунктов Инструкции по делопроизводству внесены изменения, связанные с отсутствием в Законе об архивном деле понятия «Государственная архивная служба Республики Беларусь». Определение этого понятия было закреплено в ст.1 действовавшего ранее Закона о НАФ: «Государственная архивная служба Республики Беларусь - система архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства». В этой же статье Закона о НАФ раскрывалось также содержание понятий «органы Государственной архивной службы Республики Беларусь» и «учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь».

В Закон об архивном деле включены только понятия «органы архивного дела и делопроизводства» и «государственные архивные учреждения»:

• органы архивного дела и делопроизводства - республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов;

• государственные архивные учреждения - государственные архивы, иные организации, входящие в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров РБ.

Привычное документоведам и архивистам обобщающее название системы государственных архивных органов и государственных архивных учреждений в новый архивный закон включено не было, так как, по мнению Министерства финансов РБ, вызывало ассоциации с государственной службой, регулируемой Законом РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь».

На этом основании в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения, направленные на замену термина «Государственная архивная служба Республики Беларусь» терминами, применяемыми в Законе об архивном деле, с их последующей конкретизацией применительно к сложившейся практике правоотношений.

Согласно ст.2 Закона об архивном деле в состав органов архивного дела и делопроизводства входит республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. В 1999-2001 гг. функции такого органа выполнял Государственный комитет по архивам и делопроизводству РБ, в 2002-2006 гг. - Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ, с 5 мая 2006 г. - Минюст.

С учетом достаточно частых изменений в структуре республиканских органов государственного управления и распределения между ними функций в части третьей п.5 и части второй п.151 Инструкции по делопроизводству редакция обобщенного наименования республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства приведена в соответствии с терминологией, применяемой в Законе об архивном деле.

В случае возможных в будущем преобразований в системе республиканских органов государственного управления и передачи Минюстом функций республиканского органа управления в сфере архивного дела и делопроизводства другому органу вносить соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству не потребуется.

Состав нормативных источников, которыми организации должны руководствоваться при проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов

Существенные изменения внесены в подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству, содержание которого изложено в новой редакции. Хотя данный подпункт Инструкции по делопроизводству относится к главе 10 «Составление номенклатуры дел», он фактически определяет состав нормативных источников, которыми организации должны руководствоваться при проведении экспертизы ценности и определении сроков хранения документов, образовавшихся в их деятельности.

До вступления в силу Закона об архивном деле основными нормативными источниками, регулирующими данные правоотношения, являлись перечни типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, утверждаемые в качестве приложений к нормативным правовым актам.

В действовавшем ранее Законе о НАФ указанные перечни не упоминались, их юридический статус до настоящего времени наряду с Законом об архивном деле определяется Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента РБ от 20.09.1996 № 373 (далее - Положение о НАФ; Указ № 373). В п.2 Положения о НАФ указано, что Минюст утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием при необходимости сроков их хранения, а республиканские органы государственного управления и иные государственные организации совместно с Минюстом разрабатывают и утверждают ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

В то же время в ст.4 Закона об архивном деле названия перечней, упоминаемых в Положении о НАФ, указаны иначе:

«Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения».

Кроме того, частью шестой п.4 Закона об архивном деле предусмотрена возможность разработки и утверждения по согласованию с государственными архивами перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Разработка подобных перечней наиболее часто практикуется в банковской системе, хотя до вступления в силу Закона об архивном деле их юридический статус был неопределенным.

После приведения актов законодательства Республики Беларусь в соответствие с Законом об архивном деле Указ № 373 предполагается отменить. На этом основании подп.165.4 и 165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству приведены в соответствие с нормами ст.4 Закона об архивном деле.

В развитие положений частей четвертой и пятой ст.4 Закона об архивном деле и в целях удобства при пользовании Инструкцией по делопроизводству в подп.165.4 п.165 введены сокращенные наименования перечней:

• перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения - перечень типовых документов с указанием сроков хранения;

• перечень документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения.

При этом следует обратить внимание на формулировку абзаца 1 новой редакции данного подпункта, согласно которой в графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» номенклатуры дел «указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни», перечисленные в частях четвертой-шестой ст.4 Закона об архивном деле.

Согласно ст.2 Закона № 361-З перечень не является самостоятельным видом нормативного правового акта Республики Беларусь, поэтому его юридическая сила определяется юридической силой того нормативного правового акта Республики Беларусь, которым он утвержден.

В соответствии со ст.4 Закона об архивном деле перечень типовых документов с указанием сроков хранения утверждается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, которым на сегодняшний день является Минюст, издающей в этих целях соответствующее постановление.

Постановление Минюста проходит обязательную юридическую экспертизу, регистрируется в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь и является нормативным правовым актом Республики Беларусь.

Аналогичный статус нормативных правовых актов Республики Беларусь после прохождения обязательной юридической экспертизы в Министерстве юстиции и регистрации в Национальном реестре правовых актов имеют и постановления иных государственных органов, утверждающие ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Что же касается перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, то правовые акты, утверждающие такие перечни, являются локальными нормативными правовыми актами.

Статус локальных нормативных правовых актов будут иметь также постановления или приказы государственных органов, а также иных государственных организаций, утверждающие ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, если они не прошли обязательную юридическую экспертизу в Минюсте и не зарегистрированы в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь.

Обратим внимание также на то, что в последнем вопросе Минюст пока не выработал однозначную позицию, поэтому некоторые ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, разработанные государственными органами, утверждаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь, другие - локальными нормативными правовыми актами соответствующих государственных органов.

В Инструкцию по делопроизводству внесен ряд изменений и дополнений и по другим основаниям

Кроме необходимости приведения положений Инструкции по делопроизводству в соответствие с требованиями Закона об архивном деле, в нее внесен ряд изменений и дополнений и по другим основаниям.

В частности, внесение изменения в название Инструкции по делопроизводству обусловлено необходимостью приведения его в соответствие с нормами гражданского законодательства, согласно которым понятие «организация» является родовым по отношению к понятию «государственный орган», т.е. государственные органы являются одними из видов организаций. Например, согласно ст.1 Закона РБ от 23.07.2008 № 424-З «О Совете Министров Республики Беларусь» Правительство РБ является коллегиальным центральным органом государственного управления Республики Беларусь, осуществляющим руководство системой подчиненных ему республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, а также местных исполнительных и распорядительных органов.

Таким образом, выделение государственных органов из категории организаций юридически неправомерно. Поэтому в названии и п.2 Инструкции по делопроизводству слова «и организациях Республики Беларусь» заменены словами «, иных организациях».

Иные требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств

Значительные изменения и дополнения внесены в главу 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств» Инструкции по делопроизводству.

Изменения и дополнения, внесенные в данную главу, касаются главным образом особенностей оформления документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству РБ (изменения и дополнения, внесенные в пп.78, 79, 85, 91). Они практически полностью заимствованы из Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Белкомархива от 24.07.2003 № 27. В связи с этим п.2 постановления № 18 названное постановление № 27 признано утратившим силу.

Таким образом, оформление документов во всех организациях Республики Беларусь должно осуществляться на основе единых требований, закрепленных в Инструкции по делопроизводству.

Вместе с тем Инструкция по делопроизводству содержит более жесткие требования в отношении документов, оформляемых с применением компьютерной техники в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству РБ.

В частности, для указанных государственных органов и организаций в Инструкции по делопроизводству сохраняется требование использовать при оформлении документов размер шрифта 15 пт (п.78), в таблицах указанный размер шрифта допускается уменьшать до 13 пт (п.79), при нумерации листов документа размер шрифта номера листа устанавливается 14 пт (п.91), при оформлении на документе нескольких подписей они разделяются двойным межстрочным интервалом (п.85).

В то же время некоторые из внесенных в главу 6 изменений и дополнений распространяются не только на республиканские органы государственного управления и государственные организации, подчиненные Правительству РБ, но и на все иные организации. Например, в п.79 Инструкции по делопроизводству включена норма, согласно которой при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов, а размер левого поля допускается уменьшать до 20 мм (когда текст не вмещается).

Пункт 91 изложен в новой редакции, согласно которой номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, при этом используется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт (при этом, правда, потерялись требования к оформлению номеров листов с использованием пишущей машинки).

Небольшое, но существенное дополнение внесено в п.176 Инструкции по делопроизводству, которое определяет основные функции центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации. На первое место среди перечня функций указанных комиссий теперь поставлена обязанность проводить экспертизу ценности документов и определять их сроки хранения в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Представляется, что проведение экспертизы ценности документов с целью определения сроков хранения документов и их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения является основной задачей ЦЭК (ЭК), в процессе реализации которой она отбирает документы на хранение и уничтожение, согласовывает описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, согласовывает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, выполняет иные функции, указанные в п.176 Инструкции по делопроизводству.

Изменения, внесенные в пример оформления грифа согласования в п.60 Инструкции по делопроизводству связаны с уточнением названия соответствующего государственного органа, действовавшего в тот период («Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь»).

Заключение

В заключение следует отметить, что работа по приведению актов законодательства Республики Беларусь в соответствие с требованиями Закона об архивном деле будет продолжена.

В частности, в ближайшее время ожидается утверждение новых Правил работы архивов государственных органов, иных организаций, в которых будут представлены главы, касающиеся архивоведческих аспектов в делопроизводстве («Составление номенклатуры дел», «Формирование дел», «Организация экспертизы ценности документов» и др.). Поэтому высока вероятность того, что в Инструкцию по делопроизводству в ближайшее время еще будут вноситься изменения и дополнения.

26.03.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела