Пособие - навигатор от 29.06.2020
Автор: Пупкевич Т.

Контроль исполнения документов и поручений

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Контроль исполнения документов и поручений

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Контроль за исполнением документов (поручений) - одна из важнейших функций управления. Основная цель такого контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения:

• электронных документов определен главой 6 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19;

• документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

Основной признак	Содержание		Норма
Какие документы подлежат контролю	1. Все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). 2. Устные поручения руководства		Подпункт 145.2 п.145 Инструкции по делопроизводству
Отметка на документе	Проставляется отметка о контроле. Справочно Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения (п.55 Инструкции по делопроизводству)		Часть вторая подп.145.3 п.145 Инструкции по делопроизводству
Сроки исполнения	1. Исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено актами законодательства		Подпункты 146.1-146.4 п.146 Инструкции по делопроизводству
	типовые	индивидуальные
	устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь	указываются в тексте документа или в резолюции руководителя
	2. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства . 3. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа
Изменение сроков исполнения документов (поручений)	Производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы		Подпункт 146.5 п.146 Инструкции по делопроизводству
Исполнители	Может быть несколько. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом		Пункт 147 Инструкции по делопроизводству
Учет контролируемых документов (поручений)	Справочно Учет и контроль строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) по форме приложения 6 к Инструкции по делопроизводству. 1. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным. 2. Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров. 3. Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом. 4. Регистрационно-контрольные карточки группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов		Подпункты 148.2-148.5 п.148 Инструкции по делопроизводству
Снятие документа (поручения) с контроля	Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Справочно Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК. На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Справочно Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит: - из слов «В дело»; - индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; - даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении; - собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя; - даты направления документа в дело (п.65 Инструкции по делопроизводству)		Подпункт 148.7 п.148 Инструкции по делопроизводству
Неисполненные документы (поручения)	При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд не исполненных в срок. В организациях с большим объемом документооборота служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) составляет и направляет в структурные подразделения перечни не исполненных в срок документов		Подпункт 148.8 п.148 Инструкции по делопроизводству
Контроль за исполнением документов в организации	Осуществляют: - руководитель организации; - служба ДОУ; - ответственные исполнители		Подпункт 145.3 п.145 Инструкции по делопроизводству
Аналитические материалы по теме

29.06.2020

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»