Материал помещен в архив

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

Порядок контроля

Контроль и надзор за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляются организациями в соответствии с их компетенцией (п.1 ст.28 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 июля 2020 г. ст.28 Закона изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 17.07.2020 № 50-З. Комментарий см. здесь.

Контроль за исполнением обращений заявителей осуществляет, как правило, уполномоченное должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (далее - заявителей), а также уполномоченное должностное лицо, ответственное за ведение и хранение книги замечаний и предложений.

Контроль за рассмотрением обращений заявителей в организациях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, либо регистрационно-контрольной карточки (РКК), либо журналов.

Для контроля за сроками исполнения обращений заявителей может использоваться экземпляр РКК, заполняемый этими уполномоченными должностными лицами.

Регистрационно-контрольные карточки систематизируются в контрольной картотеке по срокам исполнения, указанным в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции руководителя не указан, то он не должен превышать одного месяца, а в случаях, не требующих дополнительного изучения и проверки, - 15 дней.

При продлении срока исполнения РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку. В такой контрольной картотеке РКК на обращения заявителей, находящиеся на контроле, могут систематизироваться по предшествующим месяцам календарного года. РКК на неисполненные в установленный срок обращения заявителей систематизируются в отдельном разделе контрольной картотеки.

РКК на исполненные обращения заявителей систематизируются в справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных в соответствии с порядком, установленным в организации (по алфавитному (первым буквам фамилий граждан), тематическому (структурному), региональному (географическому) или номинальному (по виду обращений) принципам).

Это позволит в дальнейшем провести более эффективный анализ соблюдения в организации установленных законодательством сроков рассмотрения обращений заявителей.

Для контроля за рассмотрением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, могут использоваться те же регистрационно-контрольные формы, которые используются для контроля за сроками исполнения обращений, изложенных в письменной, устной или электронной форме. В этих целях можно после графы «Дата внесения замечания и (или) предложения» указывать срок исполнения замечания и (или) предложения, внесенного в книгу замечаний и предложений. Это обеспечит своевременное внесение записи об исполнении замечания и (или) предложения, внесенного в книгу замечаний и предложений, так как дата, указанная в графе «Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», не должна быть внесена позднее срока исполнения такого обращения.

При небольшом объеме поступающих обращений заявителей контроль за сроками их исполнения может осуществляться и по соответствующему журналу. При использовании журнальной формы регистрации обращений заявителей контроль за сроками их исполнения может осуществляться с применением РКК установленной формы.

Обратите внимание! В случае, если поступающие электронные обращения аналогичного содержания от разных заявителей носят массовый характер (более 10 обращений), ответы на такие обращения по решению руководителя государственного органа или иной государственной организации либо лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения, могут размещаться на официальном сайте государственного органа или иной государственной организации в глобальной компьютерной сети Интернет без направления ответов (уведомлений) заявителям (п.7 ст.25 Закона). Срок рассмотрения таких обращений составляет 15 дней, не относящихся к компетенции - 5 дней.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

На каждом письменном обращении заявителя, бумажной копии электронного обращения после окончательного решения поставленных в нем вопросов должна быть сделана отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка располагается на нижнем поле первого листа документа слева и включает слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито обращение, данные о документе-ответе (вид, дата и индекс), собственноручную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, дату направления обращения в дело (часть третья п.65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Пример В дело 4-5 Подготовлен ответ 05.07.2017 № 4-5/А-45 Подпись 05.07.2017

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется и на повторных обращениях в случае прекращения переписки с автором такого обращения.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной форме. При отзыве электронного обращения отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на бумажной копии электронного обращения или на письменном заявлении об отзыве заявления.

После рассмотрения электронного обращения информация, содержащаяся в реквизите «Отметка об исполнении и направлении в дело», отражается в регистрационно-контрольных формах на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью АС ДОУ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело при исполнении письменных обращений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений, проставляется на копии ответа, направленного гражданину.

После рассмотрения обращений, поданных в устной форме, в регистрационно-контрольных формах проставляется отметка об объявлении ответа в ходе личного приема.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

12.07.2017

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела