Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ (ВЫПИСКИ): ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Понятие, нормативное регулирование

Одно из свойств документа - быть подлинным доказательством каких-либо фактов, событий, действий.

Справочно Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п.3.1.3 государственного стандарта СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19), далее - СТБ П 2059-2010)) (http://tnpa.by/KartochkaDoc.php?UrlRN=249693&UrlIDGLOBAL=347348).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (часть вторая п.16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Справочно Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления (п.3.1.24 СТБ П 2059-2010).

Можно отметить совокупность следующих условий, при которых документ приобретает юридическую силу:

1) документ должен быть издан уполномоченным органом (должностным лицом);

2) документ должен иметь реквизиты, соответствующие его виду;

3) содержание, форма и процедура принятия документа не должны противоречить требованиям действующего законодательства.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п.18 Инструкции № 4).

На практике для удостоверения каких-либо фактов, событий, действий могут предъявляться копии документов. Надлежаще оформленную копию документа в большинстве случаев можно признать доказательством соответствующих фактов, событий, действий.

Справочно Копия документа - документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Заверенная копия официального документа - копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (пп.3.1.29-3.1.31 СТБ П 2059-2010). В настоящее время в различных действующих нормативных правовых актах применяются термины «заверение копии документа», «засвидетельствование копии документа», «свидетельствование копии документа». Копия документа приобретает юридическую силу, если: • заверена (засвидетельствована) и выдана уполномоченным органом (должностным лицом); • воспроизводит полностью или частично (выписка) информацию и все внешние признаки оригинала документа; • воспроизведена с оригинала документа, а в ряде случаев - с надлежаще заверенной копии документа; • выдача ее не запрещена действующим законодательством. В зависимости от различных критериев копии документов можно подразделить на различные виды.

Оформление копии документа (выписки)

Оформление копий документов (выписок из документов) юридическими лицами всех видов собственности производится, если иное не установлено законодательством, в соответствии с требованиями:

• Инструкции № 4;

• государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания).

Делопроизводство по административным процедурам осуществляется на основании специального нормативного правового акта - Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 (далее - Инструкция по административным процедурам).

Так, заверение копий справки или другого документа, выданного уполномоченным органом по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с СТБ 6.38-2004, если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа (п.20 Инструкции по административным процедурам).

Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц осуществляется на основании специального нормативного правового акта - Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786, которое не предъявляет особых требований к порядку заверения копий документов (выписок). Следовательно, оформление и заверение (удостоверение) копий документов по обращениям граждан и юридических лиц производится согласно требованиям Инструкции № 4, СТБ 6.38-2004.

Нотариальное делопроизводство регулируется:

• Законом Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности»;

• Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.10.2006 № 64;

• иными нормативными правовыми актами.

В ряде случаев оформление копий документов определяется специальными нормативными актами. Например, п.32 Инструкции по делопроизводству в экономических судах областей (города Минска) Республики Беларусь, утвержденной приказом Верховного Суда Республики Беларусь от 06.10.2014 № 81, устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в экономических судах областей (г. Минска) Республики Беларусь, в частности, порядок оформления и заверения (засвидетельствования) копий документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 (далее - постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Отметка о заверении копии

Общие требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Отметка о заверении копии», определены:

• Инструкцией № 4 (п.64);

• СТБ 6.38-2004 (п.5.25);

• Методическими указаниями (п.53).

Копия документа может быть выполнена рукописно, а также с применением специальной техники. Средствами оперативной полиграфии могут выступать ксерокс, сканер и т. п., то есть любой механизм, оборудование, позволяющие точно передавать изображение страницы документа.

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п.64 Инструкции № 4).

Под уполномоченным должностным лицом в данном случае следует понимать:

• руководителя организации;

• работника организации;

• иное лицо, которому в силу норм законодательства, распорядительных документов, локальных нормативных правовых актов организации либо иных документов предоставлено право заверять (свидетельствовать) копии документов. Например, специалисту по кадрам руководителем организации приказом или должностной инструкцией предоставлено право заверения копий документов (выписок из них), касающихся трудовых правоотношений.

Обратите внимание! В копиях документов слово «КОПИЯ» не пишется и не включается в название вида документа.

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов и заверенная в установленном порядке, признается выпиской из документа.

Понятие «выписка» можно признать производным от понятия «копия». Если копия воспроизводит все реквизиты оригинала, в том числе реквизиты бланка, то выписка - только часть реквизитов документа.

Выписки из документов оформляются на общем бланке организации.

Обратите внимание! На общем бланке могут быть подготовлены только выписки документов, созданных в самой организации. Общий бланк не может использоваться для изготовления выписки из документа, если изменилось содержание его реквизитов.

В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа. Слово «ВЫПИСКА» пишется заглавными буквами, как и название вида документа.

Пример «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ УСТАВА».

Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Обратите внимание! В слове «Верно» первая буква заглавная, остальные строчные, в конце точка не ставится.

Пример Верно Директор  Подпись  Г.Д.Ростин 25.05.2015

Реквизиты «Название вида документа» (слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа), «Отметка о заверении копии» печатаются от границы левого поля (п.84 Инструкции № 4).

Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй-шестой п.64 Инструкции № 4.

Отметка о заверении копии удостоверяется печатью организации при пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки.

Обратите внимание! Удостоверение в данных случаях копий документов (выписок) печатями структурных подразделений, печатями «Для документов» и тому подобным недопустимо.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример Верно Подпись  С.Н.Пупкин

Не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь, копии документов, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для:

• рассылки;

• внутреннего пользования.

Например, копии документов, включаемые в личные дела работников и изготовленные с помощью ксерокопирования, в дополнительном удостоверении не нуждаются.

На практике могут возникнуть ситуации, когда при изготовлении копий документов на них не содержится факсимильного воспроизведения подписи уполномоченного должностного лица, подписавшего подлинник. В таких случаях размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Пример Директор  Печать  Г.Д.Ростин

Организации всех форм собственности могут заверять копии (выписки):

• документов, которые созданы в самой организации;

• документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);

• документов, предусмотренных постановлением № 1256 и иными актами законодательства.

Следует отметить, что при удостоверении нанимателем копии трудовой книжки работника, изготовленной с применением оперативной полиграфии, при необходимости после последней записи о работе на ксерокопии документа дописывается текст «Работает по настоящее время».

Обратите внимание! Сложившаяся практика изготовления организациями штампов «Копия верна», печатей «Для копий документов» не соответствует требованиям действующего законодательства.

Копия электронного документа

При создании бумажной копии электронного документа выполняется его вывод на бумажный носитель с сохранением всех реквизитов, в том числе и реквизитов бланка. Созданная таким способом копия не имеет юридической силы и может использоваться только в информационных целях.

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З) и иными актами законодательства Республики Беларусь (ст.1 Закона № 113-З).

При удостоверении копии электронного документа, созданной на бумажном носителе, организацией или индивидуальным предпринимателем применяется Инструкция № 4. Так, копии электронных документов, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частью второй п.64 Инструкции № 4.

Для создания бумажной копии электронного документа, обладающей юридической силой, необходимо, чтобы форма его внешнего представления была надлежащим образом удостоверена.

Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе считается идентичной по содержанию общей части соответствующей формы внешнего представления электронного документа при наличии следующих условий:

1) электронная цифровая подпись электронного документа подтверждается путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа проверки электронной цифровой подписи лица, подписавшего соответствующий электронный документ;

2) форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе представлена в доступном и понятном для восприятия человеком виде и однозначно соответствует общей части формы внешнего представления электронного документа.

Закон № 113-З устанавливает требование: копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется:

• нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

• организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании (часть третья ст.20 Закона № 113-З).

Порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе регламентируется Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст.20 Закона № 113-З, имеют одинаковую юридическую силу (часть третья ст.22 Закона № 113-З).

Ответственность

Юридические лица, их должностные лица, индивидуальные предприниматели в установленных законодательством случаях несут ответственность за непредставление, несвоевременное представление (оформление) копий документов (выписок) либо представление копий документов (выписок), текст и реквизиты которых не соответствуют тексту и реквизитам оригинала документа.

Обратите внимание! В зависимости от состава правонарушения может наступить: • административная ответственность. Например, ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц (ст.9.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях), за нарушение законодательства об административных процедурах (ст.9.26 названного Кодекса); • уголовная ответственность - например, служебный подлог (ст.427 Уголовного кодекса Республики Беларусь); • дисциплинарная ответственность (глава 14 Трудового кодекса Республики Беларусь).

27.05.2015

Ольга Гасюкевич, юрист