Материал помещен в архив

ВОПРОС: Кто может быть назначен секретарем экспертной комиссии (далее - ЭК) организации?

Какие функции возлагаются на секретаря ЭК?

Как сформировать ЭК, если организация небольшая (2-3 человека вместе с директором)?

ОТВЕТ: Секретарем ЭК может быть любое должностное лицо, на которое приказом руководителя возлагаются эти функции.

Как правило, секретарем назначается работник, имеющий непосредственное отношение к делопроизводству и архиву организации, т.е. тот, кто имеет представление о делопроизводстве и архивном деле (например, архивист или работник делопроизводственной службы, который знает рассматриваемые вопросы профессионально). Это наиболее распространенная практика и она оправдана. По сути, секретарь ЭК - наиболее значимое лицо в составе ЭК.

Секретарь ЭК готовит все необходимые документы, включая протокол заседания ЭК, и предлагает каждому члену ЭК ознакомиться с ними. Как правило, члены ЭК в основном - компетентные люди, например работники кадровой службы, бухгалтерии, поэтому они внимательно рассматривают все документы, при необходимости вносят свои предложения.

С учетом предложений секретарь ЭК дорабатывает документы и опять предлагает членам ЭК для ознакомления. После ознакомления в протоколе заседания ЭК проставляются подписи всех членов ЭК. После подписания протокола заседания ЭК всеми членами ЭК он и документы, которые были представлены на рассмотрение членам ЭК, утверждаются руководителем организации.

В организации, в которой штатная численность составляет 2-3 человека, включая директора, все вопросы, обычно рассматриваемые на заседаниях ЭК, можно рассмотреть и без создания ЭК. Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» это позволяет. Так, в ст.10 данного Закона отмечено, что индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК. В таком случае кто-то из работников (бухгалтер или кадровик) готовит все необходимые документы (номенклатуру дел, описи дел, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению), подписывает их персонально как составитель и утверждает у руководителя организации. Как видим, это упрощенный вариант действий, но он имеет право на существование.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист