Материал помещен в архив

ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА: ПОДШИВАЕМ ДОКУМЕНТЫ

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности (п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2):

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы (п.7 Инструкции № 2):

• декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

• обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица (ст.16 Закона Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»);

• контракт (для государственных служащих);

• справка-объективка;

• анкета;

• копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

• направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела на основании п.8 Инструкции № 2 в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

• характеристики и аттестационные листы;

• списки научных трудов и изобретений;

• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;

• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В Декрете Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» определено, что такие критерии, как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, содержание производственных зданий (помещений), оборудования и приспособлений в соответствии с установленными требованиями, надлежащих условий труда работников в организациях независимо от формы собственности, являются одними из основных критериев в оценке работы руководителя. Данные критерии учитываются при аттестации руководителей организаций, при продлении и заключении с ними контрактов на новый срок, при принятии иных кадровых решений (пп.1 и 2). При этом оценка соблюдения названных критериев оформляется документально и хранится в личном деле руководителя организации.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. В соответствии с п.10 Инструкции № 2 внутренняя опись составляется по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

______________________________

* Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 Инструкции № 2. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменилась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (п.71 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством. Согласно п.638.3 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, срок хранения личных дел работников составляет 75 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.673.3 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Полное оформление дела предусматривает (п.7 Правил № 143):

• систематизацию документов дела;

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.78 Правил № 143);

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в часть первую п.78 Правил № 143 внесено изменение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214. Изменение не повлияло на суть материала.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом (п.185 указанной Инструкции № 4). Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

21.01.2016

Оксана Гирина, юрист