Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Личные дела работников, сформированные до 2 июня 2024 года, переформированию не подлежат
11.07.2024
С 2 июня 2024 г. вступила в силу новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.
Как с этой даты работать с личными делами работников, сформированными ранее, рассмотрели в разделах:
 |
Справочно С 2 июня 2024 г. утратила силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2. |
Необходимо ли переформировывать ранее сформированные личные дела работников
Постановление № 29 не распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу.
Это обусловлено п.1 ч.1 ст.66 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», согласно которым нормативный правовой акт не имеет обратной силы, то есть не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан и юридических лиц.
Таким образом, личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.
Дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография - изымать или нет
Дополнения к личному листку по учету кадров, автобиографии, включенные в личные дела работников до вступления в силу Инструкции № 29, равно как и иные документы, включенные в личные дела работников в соответствии с требованиями Инструкции № 2, изъятию из сформированных ранее личных дел не подлежат.
Внутренняя опись документов личного дела: пересоставлять или нет
Пересоставлять внутреннюю опись документов личного дела нет необходимости, так как это потребует существенных затрат трудовых, временных и материальных ресурсов. Кроме того, состав сведений, подлежащих отражению во внутренней описи старого образца и во внутренней описи, форма которой установлена в приложении 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, принципиальных различий не имеют.
Вместе с тем внутренняя опись документов личного дела может быть пересоставлена по решению руководителя организации (кадровой службы организации). В этом случае старая внутренняя опись изъятию из личного дела не подлежит, ее оформление и учет осуществляются в соответствии с требованиями НПА в сфере архивного дела и делопроизводства.
Так, предыдущие внутренние описи документов дела и итоговые записи к ним зачеркивают одной наклонной чертой, но сохраняют в деле (ч.6 п.166 Инструкции № 4).
Включение иных документов в сформированное ранее личное дело работника
Состав документов личного дела определяется на основании пп.8-10 Инструкции № 29.
Общие сведения о работнике
Пунктом 8 Инструкции № 29 определены документы, включаемые в личное дело при его формировании. Этим пунктом предусмотрено включение в сформированное личное дело документа «Общие сведения о работнике» по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 29.
 |
Формы документов • Общие сведения о работнике (пример). |
В п.9 Инструкции № 29 перечислены документы, включаемые в личное дело в процессе его ведения, то есть в период работы работника в организации. При этом согласно абз.10 включению в личное дело подлежат также документы, указанные в п.8 Инструкции № 29, созданные (полученные) в период работы в организации (п.9 Инструкции № 29).
Таким образом, документ «Общие сведения о работнике» подлежит включению в ранее сформированное личное дело в случае его создания.
В Инструкции № 29 не указано лицо, которое должно оформлять данный документ, не определены конкретные случаи и обстоятельства, при наступлении которых он должен быть оформлен в отношении работников, состоящих в трудовых отношениях с нанимателем.
В связи с этим такие вопросы самостоятельно решает руководитель организации (наниматель) с учетом:
1) необходимости создания такого документа;
2) если состав информации, отраженной во включенном ранее в личное дело «Дополнении к личному листку по учету кадров», не в полной мере соответствует составу информации, которая подлежит отражению в «Общих сведениях о работнике».
В случае создания такого документа возможны следующие варианты его отражения во внутренней описи документов личного дела.
Вариант 1. «Общие сведения о работнике» могут быть расположены в ранее сформированном личном деле в последовательности, установленной в п.8 Инструкции № 29 (вслед за внутренней описью документов личного дела).
В этом случае данные сведения могут быть отражены в строке внутренней описи, в которой ранее была сделана запись о включении в личное дело Дополнения к личному листку по учету кадров.
В этом случае листы указанного документа необходимо пронумеровать с использованием литерных обозначений в соответствии с требованиями НПА в сфере архивного дела и делопроизводства.
 |
Пример
|
Вариант 2. Данные сведения могут быть включены в личное дело в хронологическом порядке и отражены в соответствующей строке внутренней описи под очередным порядковым номером.
|
|
Пример
|
Вариант 3. Внутренняя опись может быть пересоставлена по решению руководителя организации (кадровой службы организации). В этом случае старую внутреннюю опись из личного дела не изымают, ее оформление и учет осуществляют в соответствии с требованиями НПА в сфере архивного дела и делопроизводства (см. выше).
Личный листок по учету кадров
Включение в ранее сформированное личное дело нового Личного листка по учету кадров полагаем нецелесообразным, так как состав сведений, отражаемых в нем, и состав сведений, отраженных во включенном ранее в личное дело личном листке по учету кадров, принципиальных различий не имеют. Кроме того, заполнение новой формы личного листка по учету кадров с последующим включением в личное дело потребует существенных затрат трудовых, временных и материальных ресурсов.
|
|
Формы документов • Личный листок по учету кадров (пример). |
Ведение журнала (книги) учета личных дел - по какой форме вести
Можно продолжить вести по форме, установленной ранее Инструкцией № 2, до полного заполнения, так как количество и содержание граф журналов (книг) нового и старого образца не имеют принципиальных различий.
В случае принятия иного решения - в новом журнале, форма которого установлена в приложении 4 к Инструкции № 29, целесообразно вести учет вновь заводимых в организации личных дел без переноса в него учетных сведений о личных делах как уволенных, так и действующих работников, учтенных в журнале старого образца.
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8, топик 9, топик 10, топик 11, топик 12, топик 13, топик 14, топик 15, топик 16, топик 17, топик 18, топик 19, топик 20, топик 21.
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |