Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Личный листок по учету кадров и дополнение к нему: 7 ответов на вопросы
20.07.2021
Автор ответил на вопросы:
• что делать, если закончились свободные строки в дополнении к листку;
• что указывать в строке «Семейное положение»;
• нужно ли отражать сведения о награждении грамотой;
• надо ли проставлять печать организации;
• как сделать запись об изменении фамилии работника;
• отражать ли в п.6 личного листка сведения об учебе в магистратуре;
• надо ли заполнять новый личный листок, если работника назначили руководителем.
Вопрос 1: В дополнении к личному листку по учету кадров (далее - дополнение) закончились свободные строки.
Как продолжать вести дополнение?
Ответ: Решает кадровая служба самостоятельно.
В Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, этот вопрос напрямую не урегулирован.
В дополнении отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2 (п.13 Инструкции № 2).
Вопрос продолжения ведения дополнения, в котором закончились свободные строки, решает кадровая служба организации самостоятельно.
В качестве возможного варианта решения проблемы можно взять подход, применяемый к листам-заверителям.
Так, при перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле (ч.4 п.187 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
Таким образом, выходом из ситуации может стать заведение нового дополнения. При этом старое дополнение также должно быть сохранено в личном деле.
Вопрос 2: Что указывать в графе 15 «Семейное положение» личного листка по учету кадров, если работник холост (не замужем)? Каких членов семьи дополнительно указать?
Ответ: В графе «Семейное положение» личного листка по учету кадров указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)».
После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г. р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г. р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г. р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г. р. (абз.13 ч.3 п.11 Инструкции № 2).
Таким образом, в п.15 личного листка по учету кадров необходимо указать: «холост (не замужем)», а также указать информацию обо всех членах семьи (Ф.И.О. и год рождения).
Вопрос 3: Нужно ли сведения о награждении работника грамотой (почетной грамотой) отражать в подп.2.1 п.2 дополнения к личному листку по учету кадров?
Ответ: В дополнении отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
Оформляется дополнение по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2 (п.13 Инструкции № 2).
Графа 13 личного листа по учету кадров имеет заголовок «Какие имеете правительственные награды и почетные звания». Некорректность заголовка графы 13 личного листа по учету кадров вызвана устарелостью Инструкции № 2, поскольку после принятия в 2004 году в нее не вносились изменения.
В систему государственных наград Республики Беларусь входят:
• звание «Герой Беларуси»;
• ордена Республики Беларусь;
• медали Республики Беларусь;
• почетные звания Республики Беларусь (ст.1 Закона от 18.05.2004 № 288-З «О государственных наградах Республики Беларусь»).
Таким образом, в графе 13 необходимо указывать сведения только о наличии у работника государственных наград.
Пункт 2.1 дополнения имеет заголовок «Записи о награждении, присвоении званий (степеней)».
Графа 2 таблицы к подп.2.1 п.2 дополнения предусматривает указание «Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания».
Таким образом, в подп.2.1 п.2 дополнения предусматривается отражение информации о награждении работника государственными наградами, а также присвоении звания (ученого, воинского).
 |
Обратите внимание! Копия почетной грамоты в состав личного дела не включается. |
Сведения о награждении работника грамотой (почетной грамотой) возможно (при необходимости) отражать в разделе 2.4 дополнения «Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике». Этот раздел имеет широкую трактовку информации, которая в нем может быть отражена.
 |
Справочно В трудовую книжку вносятся сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе. В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе, в том числе: • о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками; • о поощрениях и награждениях, определенных коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (размещение на Доске почета, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.) (абз.4 п.9, абз.4, 5 п.45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40). |
Вопрос 4: Нужно ли проставлять печать организации на личном листке по учету кадров?
Ответ: Не нужно.
Форма личного листка по учету кадров, установленная в приложении 2 к Инструкции № 2, не содержит отметки («МП») о необходимости проставления печати организации для дополнительного заверения содержащихся в нем сведений.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;
• дата документа;
• регистрационный индекс;
• подпись (ч.1 п.18 Инструкции № 2).
Таким образом, печать не является обязательным реквизитом, придающим документу юридическую силу.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (ч.2 п.18 Инструкции № 2).
|
|
Обратите внимание! Субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (подп.3.11 п.3 Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). |
Таким образом, проставление печати на личном листке по учету нецелесообразно.
Вопрос 5: Нужно ли в п.6 личного листка по учету кадров отражать сведения о том, что работник обучался в магистратуре?
Ответ: Нужно.
В графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее». Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил. Наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью (абз.8-10 ч.3 п.11 Инструкции № 2).
Высшее образование подразделяется на две ступени.
На I ступени высшего образования обеспечивается получение квалификации специалиста с высшим образованием.
На II ступени высшего образования (магистратура) реализуются образовательные программы:
• формирующие знания, умения и навыки научно-педагогической и научно-исследовательской работы, обеспечивающие получение степени магистра;
• с углубленной подготовкой специалиста, обеспечивающие получение степени магистра (п.3-5 ст.202 КоО).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться пп.1-3 ст.198 КоО в ред. Закона от 14.01.2022 № 154-З. Комментарии см. здесь. |
Таким образом, магистратура является составной частью высшего образования. Соответственно, в таблице к п.6 личного листка по учету кадров необходимо указывать сведения об обучении на II ступени высшего образования (в магистратуре).
Вопрос 6: Если работник изменил фамилию, в личном листке по учету кадров и дополнении старая фамилия зачеркивается и сверху указывается новая?
Ответ: Нет, запись об изменении фамилии работника вносится в подп.2.4 п.2 дополнения «Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике».
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок после его заполнения не вносятся (п.11 Инструкции № 2).
В дополнении отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2 (п.13 Инструкции № 2).
Таким образом, при изменении фамилии в личном листке по учету кадров остается фамилия работника на момент заполнения листка.
При этом в подп.2.4 п.2 «Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике» дополнения вносится запись об изменении фамилии работника.
Кроме того, на обложке личного дела указываются заголовок личного дела (Ф.И.О. работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней (п.18 Инструкции № 2).
Вопрос 7: Через год после принятия на работу работника назначили руководителем структурного подразделения.
Достаточно ли внести информацию в дополнение? Или нужно заполнять новый личный листок по учету кадров?
Ответ: Личный листок по учету кадров остается без изменений, в таблице к п.1 дополнения отражаются сведения о переводе работника на новую должность.
Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок после его заполнения не вносятся (п.11 Инструкции № 2).
В дополнении отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 2 (п.13 Инструкции № 2).
Таким образом, если работник переведен на новую должность, личный листок по учету кадров остается без изменений. При этом в таблице к п.1 дополнения отражаются сведения о переводе работника на новую должность.