Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ЛОКАЛЬНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, В ТОМ ЧИСЛЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: ПРИМЕРНЫЕ ФРАГМЕНТЫ ГЛАВ
В организации должен быть разработан ЛПА, отражающий вопросы работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами. Это может быть отдельная глава в инструкции по делопроизводству организации или самостоятельная инструкция по работе с документами в электронном виде и др.
Если организация является источником комплектования государственного архива, она должна согласовать доработанный или вновь созданный ЛПА с ним или со структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета. Они в свою очередь обеспечат согласование с Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), как это предусмотрено частью первой п.4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь. |
Основными структурными элементами инструкции по работе с электронными документами могут быть: «Общие положения», «Создание документов в электронном виде», «Организация документооборота», «Хранение документов в электронном виде» и др.
Глава «Общие положения»
В общих положениях должны найти отражение вопросы сферы распространения инструкции и перечень нормативных правовых актов, на основании которых она составлена.
При определении сферы распространения инструкции важно обратить внимание на системы документации, которые она охватывает, так как в электронном виде создаются не только организационно-распорядительные документы (приказы, справки, письма, заявления и др.), но и статистические, первичные учетные документы, платежные документы и др.
 |
Пример «1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в электронном виде, в том числе электронными документами, на всех стадиях их обращения: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль исполнения, включение в номенклатуру дел, оперативное хранение, подготовка к передаче в архив организации и уничтожению. Положения настоящей Инструкции распространяются на подготовку, согласование проекта, подписание, регистрацию и контроль исполнения документов в электронном виде, относящимся к системе специальной документации, в части, не урегулированной отдельными регламентами работы информационных систем (программ) или иными локальными правовыми актами». |
Также в инструкции целесообразно закрепить виды документов в электронном виде, образующиеся в организации, то есть произвести их классификацию. Это позволит более четко регламентировать процедуру работы с каждым из видов таких документов.
|
|
Пример «2. В организации создаются и хранятся следующие виды документов в электронном виде: электронные документы; документы в электронном виде, помещаемые в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ); документы в электронном виде, подписанные факсимиле; документы в электронном виде без подписи - обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, поступившие на адрес электронной почты организации; сообщения электронной почты; отображения документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе; электронные копии документов на бумажных носителях; информационные ресурсы. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, приравниваются к документам на бумажном носителе. Электронные документы приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу». |
Если в организации вопросы защиты информации регулируются отдельным ЛПА, который предусмотрен п.20 Инструкции № 19, это необходимо указать в разделе «Общие положения».
|
|
Пример «3. Вопросы организации защиты информации, включая управление процессом доступа к документам в электронном виде, протоколирование работы исполнителей с ними и организацию резервного копирования и восстановление данных регламентированы в _______________________________________________________________________. (наименование локального правового акта)» |
Глава «Создание документов в электронном виде»
В главе «Создание документов в электронном виде» необходимо закрепить форматы, в которых допускается их создавать, порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, способы удостоверения подлинности и целостности документов электронном виде.
 |
Обратите внимание! Проект электронного документа может создаваться в формате Office Open XML (DOCX), Open Document Format (ODT) (часть вторая п.28 Инструкции № 19). Электронные документы, подлежащие архивному хранению и предназначенные для направления в государственные органы, перед подписанием должны быть преобразованы в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (п.37 Инструкции № 19). |
|
|
Пример «4. Допустимыми форматами документов в электронном виде являются: Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2); Office Open XML (DOCX). В электронных документах, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации, преобразуют общую часть (включая приложения) в формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2). 5. Документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям к составу и расположению реквизитов, установленных в СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83. 6. Информация, содержащаяся в реквизитах "Резолюция", "Отметка о контроле", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)", "Отметка об ознакомлении с документом", иных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр. 7. При работе с электронными документами в их общую часть не вносятся реквизиты "Дата документа", "Регистрационный индекс", "Резолюция", "Отметка о контроле", "Подпись", "Гриф согласования", "Виза", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" и дата утверждения документа». |
Также требует закрепления в ЛПА порядок применения сертификатов ЭЦП: применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация, в качестве аналога оттиска печати или атрибутного сертификата (ст.23 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
|
|
Пример «8. Электронные документы подписываются электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), владельцем личного ключа которой является физическое лицо, и дополнительно подписываются ЭЦП, владельцем личного ключа которой является организация». |
Организации следует разработать порядок использования и хранения носителя с личным ключом ЭЦП:
• место хранения носителя личного ключа ЭЦП;
• порядок применения и использования.
Переход на электронный документооборот возможен только при наличии ключей ЭЦП у всех работников, уполномоченных подписывать документы от имени организации. К таким работникам относятся, например, руководитель организации и его заместители, главный бухгалтер, начальники структурных подразделений.
В этой или отдельной главе может быть закреплен порядок создания электронных копий документов на бумажном носителе.
|
|
Пример «122. Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях могут переводиться в электронный вид путем сканирования. Наличие электронных отображений документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с документом на бумажном носителе предусмотренных делопроизводственных операций. 123. Для пересылки в другие организации могут создаваться электронные копии документа на бумажном носителе - электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и подписанное ЭЦП лица, изготовившего такое электронное отображение. Для создания электронных отображений применяется следующее оборудование, обеспечивающее достаточный уровень качества: ____________________________________________. (допустимые виды и модели оборудования) Создание электронных отображений осуществляется путем сканирования оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации средствами АС ДОУ) и сохранения на электронный носитель файлов в графическом формате. Право удостоверять электронную копию документа на бумажном носителе имеют работники, которым выданы ЭЦП. Учет электронных копий документов на бумажном носителе ведется путем внесения в регистрационно-контрольную карточку (РКК) документа, для которого создана электронная копия, следующих сведений: дата изготовления электронной копии; имя файла; указание на место хранения; наименование должности, инициалы и фамилия лица, изготовившего электронную копию». |
При переходе на электронный документооборот преобладающим становится обращение электронных документов, которые должны создаваться как внутри организации, так и при передаче между организациями. Однако с учетом того, что п.35 Инструкции № 19 позволяет согласовывать проекты электронных документов внутри организации с использованием средств АС ДОУ (после авторизации и идентификации лица в АС ДОУ), документооборот внутри АС ДОУ может осуществляться без подписания документов ЭЦП. Например, такими документами могут быть докладные записки.
В инструкции по работе с электронными документами это может быть закреплено следующим образом:
|
|
Пример «9. Документы в электронном виде, передаваемые внутри организации: с помощью корпоративной электронной почты, - не подлежат подписанию; в АС ДОУ, - удостоверяются с помощью отметок в соответствии с регламентом АС ДОУ». |
Могут быть различные варианты подготовки и подписания ответов (уведомлений) на обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, поступившие на адрес электронной почты организации:
1) при использовании АС ДОУ, предусматривающих применение ЭЦП, ответы (уведомления) на электронные обращения подписываются ЭЦП руководителя организации или уполномоченных им должностных лиц;
2) при отсутствии в организации средств ЭЦП для подписания ответа в электронном виде (электронного документа) его необходимо распечатать, представить на подпись руководителю организации (уполномоченному лицу).
|
|
Пример «10. Ответы (уведомления) на обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, поступившие на адрес электронной почты организации, оформляются на бумажном носителе, затем собственноручно подписываются руководителем организации, и после их регистрации создаются электронные отображения путем сканирования, которые направляются по электронной почте корреспонденту». |
В этой же главе можно закрепить порядок использования факсимиле.
Глава «Организация документооборота»
В главе «Организация документооборота» необходимо закрепить требования к порядку регистрации документов в электронном виде и их передачи.
Свои особенности имеет РКК электронного документа, которые закреплены в приложении 2 к Инструкции № 19.
|
|
Пример «12. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде заполняется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) аналогичная для регистрации документов на бумажном носителе. При регистрации электронных документов в РКК дополнительно указываются: отметки о согласовании (визы); сведения о лице, подписавшем электронный документ (наименование должности, инициалы, фамилия); отметки об ознакомлении; наличие связанных документов. 13. В качестве отметки об ознакомлении с документом в электронном виде применяется иной аналог собственноручной подписи подлежащего ознакомлению лица, вырабатываемый средствами АС ДОУ». |
Целесообразно в инструкции закрепить все способы передачи как документов в электронном виде, так и электронных документов.
|
|
Пример «14. Электронные документы создаются, принимаются и передаются: по системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь; в программе "Ввод ДПУ" в подсистеме "Прием-передача ЭДПУ" корпоративного портала Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (документы персонифицированного учета); в комплексе программно-технологических средств формирования государственной статистической отчетности респондентами в электронном формате (программное обеспечение "Электронный респондент"); в системе Интернет-банк _______________________ (платежные документы и др.); (название системы) в системе электронного декларирования "АРМ Плательщика" 15. Документы в электронном виде принимаются и передаются по электронной почте». |
В рамках инструкции может быть закреплен и порядок использования электронной почты.
|
|
Пример «16. Работникам организации, имеющим автоматизированное рабочее место, предоставляются адреса индивидуальных ящиков электронной почты, доступ к которым осуществляется с использованием системы парольного доступа. Корпоративная система электронной почты используется для отправки и получения документов в электронном виде в рамках выполнения функций и задач деятельности организации. 17. Документы, пересылаемые в корпоративной системе электронной почты, считаются отправленными работником с адреса электронной почты, с которого они направлены. 18. Посредством использования корпоративной электронной почты осуществляется: оперативная коммуникация с организациями, а также внутри организации; групповая рассылка сообщений; рассылка напоминаний о сроках исполнения документов; рассылка информации о проведении заседания коллегиального органа и его повестка дня. Запрещено производить ознакомление работников с документами по личному составу посредством корпоративной электронной почты». |
В соответствии с Инструкцией № 19 при использовании АС ДОУ протоколирование событий, происходящих при работе исполнителей с документами в электронном виде, обеспечивается посредством ведения журнала событий, что также должно быть закреплено в инструкции по работе с электронными документами. В журнале событий фиксируется информация:
• обо всех действиях, производимых с документами в электронном виде;
• об исполнителе, выполнявшем действие;
• о дате и времени действия;
• о нарушениях (попытках нарушений) установленного порядка доступа.
Глава «Хранение документов в электронном виде»
Содержание главы «Хранение документов в электронном виде» будет значительно отличаться в зависимости от того, созданы ли в организации условия для хранения документов в электронном виде. Общим правилом являются одинаковые сроки хранения документов независимо от вида носителя.
|
|
Пример «21. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях». |
Если в организации не созданы условия, то в инструкции по работе с электронными документами должно быть закреплено следующее.
|
|
Пример «22. Хранение документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения только в электронном виде запрещено. 23. Для хранения созданных электронных документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения создается копия такого документа, удостоверенная в порядке, установленном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086 "Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе", которая помещается в дело с документами на бумажном носителе. 24. Документы в электронные дела и гибридные дела не формируются. 25. Оперативное хранение документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения осуществляется в: АСДОУ; почтовой системе на почтовом сервере (сообщения электронной почты и информация, используемая в справочно-информационных целях, не подлежащая учету и формированию в дела); файловой системе персональных компьютеров». |
Если в организации созданы условия для хранения документов в электроном виде (то есть создан электронный архив), то в инструкции закрепляется следующее:
|
|
Пример «26. Исполненные электронные документы на оперативном хранении хранятся в составе электронных дел. 27. При оперативном хранении электронных документов средствами АС ДОУ обеспечивается: систематизация и упорядочение работы с ними; сохранность ЭД; поиск ЭД и санкционированный доступ к ним; соблюдение сроков хранения ЭД; обеспечение режима защиты ЭД. Хранение ЭД предусматривает хранение метаданных (реквизитов) ЭД, относящихся к особенной части ЭД». |
Электронные дела выделяются в соответствии с номенклатурой дел и представляют собой совокупность документов, объединенных по определенному признаку. Инструкция № 19 устанавливает лишь общие требования к формированию электронных дел и в ней отсутствуют требования к их оформлению, соответственно, на локальном уровне эти вопросы требуют более детальной регламентации:
• связки документа и метаданных, документа и приложений к нему;
• частичное и полное оформление электронного дела (наличие (отсутствие) обложки дела, закрепление данных об электронном деле (количество объектов хранения (файлов));
• объем объектов хранения в байтах;
• контрольная характеристика дела;
• крайние даты документов электронного дела и др.
Автоматизированная система документационного обеспечения управления должна обеспечивать возможность отображения совокупности документов с одним индексом по номенклатуре дел (то есть документов одного дела) в отличие от возможности поиска по других критериям: входящие, исходящие, корреспондент, дата и др.
Глава «Уничтожение документов в электронном виде»
В инструкции по работе с электронными документами может быть выделена отдельная глава, касающаяся уничтожения документов в электронном виде: «Уничтожение документов в электронном виде».
|
|
Пример «28. Отбор документов в электронном виде к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица по результатам экспертизы ценности после подготовки сводных описей постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Уничтожение документов в электронном виде с материальных носителей осуществляется путем стирания информации (удаления файлов). Уничтожение документов в электронном виде, содержащих сведения, отнесенные к служебной информации ограниченного распространения, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне уничтожаются путем механического уничтожения носителя вместе с информацией». |
Кроме того, рекомендуется в инструкции предусмотреть главу по работе с документами в структурном подразделении организации. В этой главе могут быть отражены следующие вопросы: порядок поступления документа в электронном виде исполнителю, обязанности исполнителя по подготовке и согласованию проекта документа в электронном виде, порядок работы над документом в электронном виде в случаях, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, и др.
11.12.2019
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела